Facturación electrónica: El camino hacia una economía conectada

La digitalización ha dejado de ser una opción para convertirse en una necesidad imperativa para las pequeñas y medianas empresas (pymes). En este contexto, la implementación de la facturación electrónica se posiciona como un elemento crucial para la modernización y eficiencia del tejido empresarial.

• Sage, en colaboración con la consultora económica Afi, ha llevado a cabo un estudio detallado sobre el nivel de adopción de la facturación electrónica en pymes y su impacto económico.
• Este estudio, presentado en la sede de la Confederación Española de Organizaciones Empresariales (CEOE), ofrece una visión completa sobre las barreras, beneficios y el futuro de las relaciones empresariales en la era digital.

Recientemente, Sage ha lanzado un estudio sobre el nivel de implementación de la factura electrónica en las pymes y la implicación económica que tiene este avance. Además, ha analizado cómo será el futuro de las relaciones empresariales una vez todas las empresas se adapten a la nueva legislación.

Y es que la facturación electrónica es una oportunidad única para conectar las economías, permitiendo compartir datos estandarizados de forma automática. Una estrategia fundamental para la toma de decisiones. Por eso, la colaboración público-privada y la armonización internacional de las normas serán esenciales para el éxito de esta transformación

CONTENIDO DEL POST

La implementación de la facturación electrónica y sus implicaciones

En abril del 2024 se llevó a cabo una encuesta realizada a unas 10.000 empresas de 1 a 999 empleados, abarcando siete mercados europeos con una adopción limitada de la facturación electrónica, así como Australia, Finlandia y Singapur, que tienen un elevado uso de la factura electrónica. Dos meses después, se han presentado las conclusiones obtenidas sobre la situación de la adopción de la factura electrónica.

Durante la jornada estuvieron presentes:

• José Alberto González-Ruiz Martínez, Secretario General CEOE
• Victor Ausín Rodríguez, Director General de Política Económica del Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital
• Jose Luis Martin Zabala, Managing Director at Sage Iberia
• María Damas Martos, Public Affairs Manager de Sage
• Diego Vizcaíno, Director de Economía Aplicada y Socio de Afi
• Luis Aribayos Mínguez, Secretario General de Cepyme

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Resultados del estudio: La facturación electrónica impulsa la productividad

Este análisis nos ha dejado interesantes datos, concluyendo que las pymes que han adoptado la facturación electrónica están experimentando importantes aumentos de productividad. Las empresas que ya la han implementado, se encuentran en una situación de ventaja competitiva frente a las que todavía no lo han hecho. La facturación electrónica se presenta como una oportunidad única para conectar las economías, permitiendo que se compartan datos estandarizados de forma automática.

En España los datos son preocupantes: el 86% de las pymes desconoce por completo qué es la factura electrónica.

La facturación electrónica en Europa

José Alberto González-Ruiz Martínez abrió la jornada señalando:  

“Actualmente estamos inmersos en una transición digital en Europa, afectando la vida cotidiana, la forma que tenemos de comunicarnos, de vivir y de trabajar. La factura electrónica es esencial para mejorar eficiencia y sostenibilidad, convirtiéndose en una herramienta estratégica para la gestión empresarial.”

También recalcó que la UE debe crear un espacio digital seguro, haciéndose necesario redoblar los esfuerzos para avanzar en la utilización de las nuevas tecnologías en las pymes.

¿Qué papel juega la Ley Crea y Crece aquí?

Victor Ausín Rodríguez recalcó que la facturación electrónica es uno de los tres grandes pilares sobre los que se asienta la Ley Crea y Crece:

1. Implementar incentivos al ajuste del periodo medio de pago: mediante la modificación de la Ley de Subvenciones y de la Ley de Contratos del Sector Público.
2. Aumentar el seguimiento de plazos de pago y morosidad: impulsando la creación del Observatorio Permanente de Morosidad Privada, y de la obligatoriedad de publicar el periodo medio de pago a proveedores.
3. Obligatoriedad de la factura electrónica: mediante la digitalización del proceso de pagos y cobros en las relaciones comerciales privadas y de la mejora de la eficiencia en los pagos en actividades comerciales.

El Director General de Política Económica en Ministerio de Economía, Comercio y Empresa también afirmó que:

“Tan solo con el anuncio de la Ley Crea y Crece y su aprobación en el Consejo de Ministros a finales del año 2021 se produjo una caída en el periodo medio de pago, disminuyendo de 70 a 62.7 días. Si añadimos el impacto esperado de la factura electrónica, el periodo medio de pago bajará aún más, y podríamos situarnos por debajo de los 60 días. El resultado de todo esto es una reducción del gasto financiero y ahorro de horas que permitirían aumentar en un 2.4% la productividad de las empresas españolas.”

Grado de adopción y conocimiento

María Damas Martos, Public Affairs Manager de Sage, puntualizó que nos encontramos en un contexto en el que más de 100 países están en proceso de legislar la factura electrónica. Muchos de ellos se encuentran en una posición más avanzada, como pueden ser Singapur, Malasia, Australia, Italia o Polonia, quienes ya han empezado a experimentar los beneficios de su uso:

• como contar con datos en tiempo real,
• reducir las cargas administrativas de la gestión de la facturación
• y la mejora en la trazabilidad de los datos.

Pero a pesar de las grandes ventajas que ofrece la facturación electrónica, el nivel de implantación en Europa es pequeño y solo un 3% de las empresas la han adoptado. Destaca Bélgica con el 21% de adopción, Finlandia con el 63%, Australia con el 20% y Singapur con un 42%.

Sobre el nivel de conocimiento de la factura electrónica en Europa, solo el 28% considera que sabe lo que es y cuáles son los procesos que deberían llevar a cabo para su adopción. Si lo extrapolamos a España los datos son preocupantes, ya que el 86% de las pymes desconoce por completo qué es la factura electrónica.

Barreras a la factura electrónica

Para Jose Luis Martin Zabala, Managing Director at Sage Iberia:

«El 39% de las pymes españolas utilizan el PDF para generar facturas y un 25% una combinación de PDF con sistemas de información cifrada. Lo preocupante es que todavía un 9% de las pymes siguen facturando en papel».

Los cinco principales obstáculos que las empresas alegan para la adopción de la factura electrónica son:

1. 55% obstáculos en la integración.
2. 41% costes iniciales.
3. 29% comprensión normativa.
4. 24% limitación en los recursos.
5. 22% preocupación por la ciberseguridad.

No obstante, el 76% de las empresas que han implantado la factura electrónica aseguran que el proceso no ha sido tan complejo como habían imaginado.

Diego Vizcaíno resalta que la adopción de la factura electrónica provocaría un incremento de la productividad laboral del 2.6% en Europa. Pese a estos beneficios, el nivel de aplicación actual es muy modesto y solo un tercio de las empresas de más de 10 empleados la tienen integrada.

Recomendaciones para una implementación exitosa

Para Jose Luis Martin Zabala, Managing Director at Sage Iberia, una de las principales conclusiones que se pueden sacar tras este evento es que aquellos países que tienen planes para adoptar la facturación electrónica deben centrarse en asegurar una transición ágil y fluida para todas las empresas. Para ello existen una serie de acciones que pueden ayudar a incentivar el establecimiento de la factura electrónica:

• Certidumbre de los plazos. Hay que definir un calendario, establecer unas expectativas claras y poner fechas.
• Formación y apoyo.
• Informar y educar con contenidos accesibles para todos.
• Formatos estandarizados.
• Intercambio de datos invirtiendo en grandes infraestructuras digitales que permitan la comunicación y las transacciones seguras entre todos y cada uno de los interlocutores que forman parte del tejido empresarial.

El futuro de la factura electrónica

Según palabras de Diego Vizcaíno:

“Tiempo es dinero, y por eso necesitamos elementos que nos ayuden a mejorar la productividad, siendo uno de ellos la digitalización. Según indican los resultados de esta encuesta, con la factura electrónica las empresas reportan una reducción del 44% del tiempo dedicado a la facturación (unas 6 horas semanales).”

Estamos ante una magnífica oportunidad, ya que la facturación electrónica es un elemento vertebrador y catalizador de la digitalización. Las pymes de otros países están introduciendo estas tecnologías, lo que les hace ser más competitivas. No podemos permitirnos que nuestro tejido empresarial no lo haga. Es fundamental que gobierno, compañías del sector tecnológico, y entorno privado en general aunemos nuestras fuerzas para que la digitalización se produzca.

Luis Aribayos Mínguez, terminó la jornada recordando que casi el 95% de las empresas de nuestro país son de menos de 10 trabajadores, un dato crucial a tener en cuenta a la hora de legislar. Sobre todo, en aquellas normativas que afectan de manera significativa a la cultura de la pyme, como es el caso de la facturación electrónica.

En resumen, el estudio de Sage en colaboración con Afi pone de manifiesto la urgencia de adoptar la facturación electrónica para mejorar la productividad y competitividad de las pymes. A pesar de los desafíos y barreras identificados, los beneficios potenciales de esta tecnología son significativos. Es crucial que las empresas y gobiernos trabajen juntos para superar los obstáculos y facilitar una transición suave hacia la digitalización. La facturación electrónica no solo representa una mejora administrativa, sino que también puede ser un catalizador esencial para la transformación digital del tejido empresarial en España y Europa.