Diez claves infalibles para aumentar la productividad laboral en tu equipo

Conocer la productividad laboral de tu empresa te permitirá saber cómo funciona la compañía y resolver las causas de la baja productividad.

• 2 de cada 3 encuestados (67,39%) indican que en su empresa se aplican planes de formación específicos con el objetivo de mejorar la productividad y la eficiencia de los recursos humanos, según el I Barómetro Adecco Outsourcing sobre productividad y eficiencia.
• La pregunta clave es: ¿qué puede hacer tu empresa para aumentar la productividad laboral?, ¿qué medidas eficaces se pueden tomar?

El Barómetro de Adecco, que hemos citado anteriormente, pone de manifiesto que el nivel de productividad medio de las empresas en España se encuentra en 58,78 puntos sobre 100. Esto quiere decir que 6 de cada 10 empresas en España aplican y monitorizan políticas para mejorar la productividad. En este artículo nos vamos a centrar en la productividad laboral y en las medidas que se pueden tomar para optimizarla.

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¿Qué es la productividad laboral?

La productividad laboral se suele asociar a la capacidad de hacer más tareas en menos tiempo. No obstante, se puede definir de forma sencilla como los recursos que se consumen en el trabajo para alcanzar un resultado.

La fórmula es la siguiente:

Productividad laboral = Bienes producidos o servicios prestados/Recursos empleados

No se trata solo de lograr más resultados en menos tiempo, sino también de tener una vida más saludable y tener un equilibrio adecuado entre vida profesional y laboral. De esta manera, se protege la salud de los trabajadores y su bienestar general. Es decir, ser productivo no es trabajar más horas, sino trabajar menos y conseguir buenos resultados.

La productividad se define como los recursos que se consumen en el trabajo para alcanzar un resultado.

¿Por qué es importante medir la productividad laboral en tu empresa?

La productividad está directamente relacionada con el crecimiento de la empresa y medirla te ayudará a:

• Establecer metas para tu empresa y prever problemas futuros.
• Conocer a tus colaboradores y saber qué elementos funcionan y cuáles no en tu organización.
• Comprobar si las metodologías de trabajo que utilizas son útiles o debes cambiar algo.
• Descubrir las causas de la baja productividad y darles solución.
• Medir la evolución de las medidas de productividad que hayas tomado y corregir desviaciones.

Diez claves para incrementar la productividad laboral de tu equipo

La productividad laboral marca la diferencia entre las empresas y puede influir en el desarrollo futuro de las mismas. Estas son algunas técnicas para mejorarla:

1. Reunionitis: la justa

¿A cuántas reuniones has asistido en las que no se alcanzan acuerdos o no se fijan objetivos? Es probable que a muchas. Un estudio de Harvard afirma que el 70% de las reuniones impide que los empleados realicen un trabajo productivo. Para evitar que esto ocurra, puedes tomar varias medidas:

• Verificar si la reunión es necesaria o se puede resolver el asunto con una llamada.
• Controlar las personas que es imprescindible que asistan a la reunión.
• Establecer un orden del día, en colaboración con todos los asistentes, y respetarlo.
• Elaborar un acta de la reunión en la que se fijen los puntos acordados.
• Evitar que en la reunión se traten temas no reflejados en el orden del día.
• Dar la palabra a cada asistente por orden.

En Mekle, por ejemplo, las reuniones se enfocan en encontrar soluciones y se centran en el cliente. Suelen limitar el tiempo máximo de duración a 50 minutos y se convocan entre 2 y 10 personas como máximo.

El 70% de las reuniones impide que los empleados realicen un trabajo productivo, según un estudio de Harvard.

2. ¿Y si aplicas la Técnica pomodoo?

¿Recuerdas los cronómetros de cocina con forma de tomate? Pues son una herramienta muy útil para esta técnica ideada por Francesco Cirilo. Se trata de trabajar durante periodos de tiempo de 25 minutos y hacer descansos de 20 minutos. Es una forma de centrarse en una tarea y descansar, de manera que se mantiene la concentración y se termina la actividad en menos tiempo.

3. Lo primero: comerse la rana

Mark Tain dijo: Cómete una rana a primera hora de la mañana y nada peor te sucederá durante el resto del día. Esto quiere decir que es mejor empezar el día por aquellas tareas más difíciles y que menos nos apetece hacer para dejarlas hechas y luego poder enfocarnos en actividades más amenas y sencillas.

4. Ante todo: flexibilidad

Según un estudio de Randstad, el 66% de los trabajadores españoles sitúan la conciliación profesional y familiar como el segundo de los cinco criterios más importantes a la hora de elegir una empresa para trabajar. La flexibilidad puede ser de distintos tipos:

• Salarial. Depende de variables como el rendimiento o el esfuerzo.
• En el espacio de trabajo. Consiste en la posibilidad de trabajar fuera de las oficinas de la empresa.
• Funcional. Los equipos de trabajo se crean en base a las habilidades de cada empleado.
• De jornada. En este caso es posible adaptar la jornada de trabajo a las circunstancias de cada trabajador.

El 66% de los trabajadores españoles sitúan la conciliación profesional y familiar como el segundo de los cinco criterios más importantes a la hora de elegir una empresa para trabajar.

5. Feedback: sí y bidireccional

Para cualquier empleado y directivo de tu empresa, incluso para la organización en sí misma, es fundamental saber lo que están haciendo bien y lo que pueden mejorar en la actividad diaria. Puedes proponer evaluaciones de 360 grados para determinar estos aspectos y que haya una evaluación continua y se detecten rápidamente los aspectos mejorables. Para ello, es posible plantear el uso de encuestas anónimas o reuniones individuales con cada empleado o directivo en la que se hagan preguntas sobre compañeros, jefes y la compañía en general.

6. Digitalización 100%

Las herramientas digitales como un software de recursos humanos son unas herramientas excelentes para mejorar la productividad porque:

• Automatizan tareas.
• Detectan los puntos de mejora.
• Evitan errores y duplicidad de tareas.
• Miden la productividad.
• Pueden hacer predicciones de futuro.
• Reducen el tiempo empleado en cada tarea.

Este tipo de herramientas son especialmente útiles para el teletrabajo, ya que son fáciles de utilizar y ayudan a que exista un intercambio de información continuo que facilite el trabajo en equipo a pesar de la distancia. Además del software de recursos humanos, puedes utilizar herramientas como:

• las videollamadas,
• el almacenamiento en la nube,
• los chats en grupo
• o las plataformas para gestionar el trabajo en equipo.

7. Detecta los rabbit holes

¿Recuerdas Alicia en el país de las maravillas? La protagonista caía en una madriguera de conejo y perdía la noción del tiempo. Eso es lo que ocurre con las reuniones y otras actividades que son como lugares en los que se pasan las horas sin que nos demos cuenta. Lo importante es saber detectar esos momentos y evitarlos.

8. De calentar la silla a trabajar por objetivos

En España, durante mucho tiempo, hemos tenido la idea de que los empleados no se marchaban a casa hasta que cumplían su jornada laboral (aunque hubieran acabado sus tareas) o hasta que su jefe se marchaba. Esta es una forma de que los empleados pierdan su motivación y la empresa sea poco productiva. La solución: trabajar por objetivos. Establece los objetivos de la empresa, tanto generales de todo el conjunto como particulares de cada empleado y mide el progreso.

9. Descansos sí, distracciones no

Tanto si se trabaja desde casa como si se trabaja en la oficina, es necesario tomar descansos y evitar distracciones. Según un estudio de Adecco, las conductas presentistas más comunes consisten en el uso de internet, correo electrónico y redes sociales (90% de los presentistas). Para evitar estas situaciones, se pueden tomar varias medidas:

• Silenciar las notificaciones del móvil.
• Fijar un momento del día para poder responder llamadas y correos.
• Trabajar en lugar tranquilo y silencioso.
• Establecer periodos de tiempo de actividad y de descanso y cronometrarlos ambos. En este punto es en el que se puede aplicar la Técnica pomodoro que hemos detallado anteriormente.

10. Mide la productividad

Parece obvio, pero la mejor forma de incrementar la productividad laboral, después de haber implementado las acciones que hemos propuesto, es medirla. ¿Cómo? Estableciendo KPI relevantes y utilizando un software de recursos humanos. Los KPIs que puedes aplicar son los siguientes:

• Nivel de absentismo.
• Índice de rotación de personal.
• Beneficio generado por cada empleado.
• Tiempo medio empleado para cada tarea.
• Tasa de cancelación de clientes.

Medir y mejorar la productividad laboral de tu compañía ayudará a optimizar el uso de los recursos de los que dispones, mejorar los procesos, conseguir los objetivos marcados en menos tiempo y tomar decisiones en base a datos reales y actualizados.

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