Paso a paso para aprender a utilizar un software de facturación en la nube

En este post te contamos las ventajas que tienen los software de facturación en la nube y lo fácil que es aprender a utilizarlos.

• ¿Sabías que existen softwares de facturación en la nube que generan informes contables y financieros de manera automática?
• Sage 50 es un aliado para autónomos, emprendedores y microempresas, tengan conocimientos contables o no, a la hora de trabajar con la facturación, los bancos, la gestión del stock, el flujo de caja y los impuestos.

Para elaborar una factura electrónica es necesario tener un software homologado, que será obligatorio desde julio de 2025. Es importante, por lo tanto, saber cómo funciona un programa de facturación en la nube que te ayuda a cumplir con la ley y automatizar tu negocio. 

Para aprender a manejar este tipo de programas, el primer paso consiste en conocer las operaciones contables a las que deben prestar atención los autónomos, emprendedores y microempresas.

CONTENIDO DEL POST

La importancia de la contabilidad para autónomos, emprendedores y microempresas

El talento humano, el sistema de organización del trabajo o la estrategia de mercado son factores clave para sacar adelante un negocio con éxito. Pero si la información del negocio (su contabilidad) tiene errores o no es correcta, la situación afectará al resto de procesos y acciones de la empresa. No será posibleconocer la situación real de la empresa y poder tomar desiciónes basadas en datos. 

Además, debemos considerar que, en este tipo de negocios, el empresario necesita tener un perfil profesional todoterreno. Es decir, alguien que sea capaz de contar con unos conocimientos mínimos para impulsar las labores comerciales, recursos humanos o marketing, pero también las de contabilidad y facturación que son el pilar del negocio.

¿A qué operaciones contables deben atender autónomos, emprendedores y microempresas?

La contabilidad registra las operaciones económicas que permiten conocer de dónde ha venido todo lo que la empresa tiene, dónde ha ido y cuánto queda. Sin embargo, los elementos que intervienen en esta disciplina, como son el balance de comprobación de sumas y saldos, el libro diario o las provisiones para riesgos y gastos, pueden complicar la comprensión de lo que significa la contabilidad para las empresas. Pero se trata de elementos con los que se va a tener que trabajar a diario en este tipo de negocios.

Las operaciones de facturación en las que se van a tener que centrar pymes y autónomos son las siguientes: 

• Ventas e ingresos
• Compras y gastos
• Adquisiciones y ventas de activos
• Salarios y pagos a la Seguridad Social
• Movimientos bancarios 
• El correcto pago de impuestos 

Descubre cómo Sage 50, tu aliado en la gestión contable, te ayuda a cumplir con las nuevas regulaciones y simplifica tus tareas diarias.

Gestionar la facturación por tu cuenta, ¿problema o solución?

Para muchos empresarios llevar la contabilidad y la facturación por su cuenta supone un auténtico quebradero de cabeza. Por ello, es muy común que colaboren con una asesoría o gestoría para llevar estos asuntos. Sin embargo, la elaboración de las facturas suelen hacerlas las empresas porque es una forma de controlar las ventas del negocio. 

La tecnología es una gran aliada para este tipo de negocios, puesto que ofrece nuevas soluciones como los software de facturación en la nube, que son herramientas sencillas y muy intuitivas que permiten gestionar la contabilidad fácilmente. Estos aportan beneficios como los siguientes: 

• Evitar pasos innecesarios durante el proceso
• Agilizar la toma de decisiones
• Eliminar errores

La información es la base para poder tomar decisiones basadas en datos y no en intuiciones o expectativas. Es importante saber si un proyecto va a ser rentable o no, el porcentaje de presupuestos convertidos (más relevante que el número de seguidores de tus redes sociales) y conocer el estado del cobro de tus facturas para poder atender los pagos.

Comprobar por ti mismo cómo va el negocio con datos veraces y en tiempo real supone una ventaja en términos de gestión y estrategia, y puede ayudarte a estar mejor situado que tu competencia.

En un escenario de mercado digital, es fundamental operar con soluciones en la nube para gestionar la facturación de los pequeños negocios en cualquier momento y lugar.

¿Cómo ayudan los software de facturación como Sage 50 a autónomos, emprendedores y microempresas?

Sage 50 es una solución de facturación en la nube intuitiva, que se está convirtiendo en el mejor aliado para construir cualquier tipo de negocio, porque simplifica todas las operaciones contables con la automatización. Además, su panel de gestión se puede utilizar por usuarios con cualquier nivel de conocimientos de contabilidad, que podrán ahorrar tiempo y aumentar la eficiencia, para atender a labores más estratégicas. Pero hay más, Sage 50 también cuenta con las siguientes ventajas: 

Visión panorámica de toda la información

• Desde el panel de control de Sage 50 se tiene acceso a la información básica de negocio con KPIs que ayudan a comprender la situación en cada momento. 
• Puedes organizar tus documentos tanto de compra como de venta, conocer tu tesorería presente y futura y acceder a tus proveedores y clientes con agilidad. Desde la App Sage Contabilidad puedes hacer lo esencial.

Soporte y guías integrales 

• El sistema permite hacer una foto de inicio y guía al usuario en la importación de clientes, proveedores, productos y servicios, entradas rápidas para ventas y compras, entre otras acciones. 
• No tienes límites en ningún aspecto: usuarios, registros, así como un soporte gratuito ilimitado en el que el equipo técnico de Sage resolverá todas tus dudas a través de chat, correo electrónico o web de autoayuda

Integración de contabilidad y facturación

• Toda la información contable y de facturas de tu empresa estará en un mismo lugar y podrás generar facturas, pedidos o albaranes de forma personalizada. Además, tendrás conexión automática asesor-cliente y el software estará siempre actualizado para adaptarse a la normativa vigente. 

Se adapta a tu forma de trabajar

• Con Sage 50 el usuario puede etiquetar las subcuentas contables como quiera para obtener los datos de la forma en la que los necesite.
• También tiene la opción de crear e invitar de forma ilimitada a otros usuarios, por ejemplo, a asesorías, bancos, familiares, empleados o socios, con asignación de roles de seguridad.

Conocimiento de la posición financiera del negocio

• Además de contar con información contable relevante, lo que ayudará a planificar de cara al futuro, este software de facturación en la nube emite avisos de los impuestos a pagar con suficiente antelación.
• También genera informes de cuentas por cobrar, análisis de pérdidas y ganancias y tiene un control sencillo de stock.

¿Cómo funciona Sage 50?

Sage 50 permite gestionar los ingresos, gastos y pagos que registras en tus cuentas bancarias. Además, puedes crear presupuestos de forma automática que, una vez aceptados, se convierten en factura de ventas también de forma automática. Finalmente, podrás conocer la rentabilidad de los presupuestos que emites previamente para focalizarte en lo que es rentable para tu negocio.

¿Es posible personalizar facturas?

Con este software de facturación en la nube puedes diseñar y  añadir logos a tus facturas, crear facturas rectificativas y notificaciones de remesa de facturas, entre otras acciones. Todo ello, con función multidivisa, para operar de forma internacional y acorde a las normas del BCE.

¿Cómo ahorrar tiempo y errores conectando con los bancos de forma automática?

El software dispone de herramientas para que el usuario trabaje con sus bancos e incorpore cada movimiento de forma automática y con los valores exactos. También permite administrar cuentas bancarias, tarjetas de crédito, préstamos y otros movimientos. Por ejemplo, la cuota de la Seguridad Social, cuando se automatiza y el software ya sabe qué es, que no lleva IVA y que está domiciliada, cada mes se automatizará y ahorrarás cada vez más tiempo.

En definitiva, autónomos, emprendedores y microempresas deberán contar con un software de facturación en la nube que esté homologado y cumpla con la normativa para controlar su negocio y transformarlo digitalmente. 

Nota del editor: Este artículo fue publicado con anterioridad y actualizado a 2024 por su relevancia.