Directores financieros: por qué la automatización es clave para los informes en tiempo real (guía)

Los informes siguen siendo fundamentales en los departamentos financieros. Los directores financieros siempre se han centrado mucho en la parte analítica de las finanzas, dado que este es un aspecto crítico en cualquier negocio moderno y un parámetro importante a la hora de entender el funcionamiento de una empresa.

• El papel de los directores financieros, tanto si recopilan estos registros por su cuenta como si encargan a otros la elaboración de informes precisos, no se limita a presentar números: hablamos de profesionales que deben redactar informes útiles para la dirección y los actores clave del negocio.
• Por tanto, deben entender las métricas, indicadores y objetivos de rendimiento que se han de alcanzar para que la organización avance.

Tradicionalmente, el trabajo de los directores financieros era como mirar hacia atrás por un retrovisor: revisaban informes financieros y balances generales para determinar el estado del negocio al final de un periodo concreto.

Pero el mundo ha cambiado.

Los informes financieros siguen siendo de gran importancia, pero la tecnología y la disponibilidad de los datos permiten que las empresas accedan a información en tiempo real sobre el rendimiento empresarial e, incluso, sobre cómo les irá en un futuro. Hay todo un potencial inexplorado en cuanto a lo que se considera un requisito legal en la mayoría de los países.

Por ese motivo, el papel de los directores financieros ha cambiado.

En lugar de ejercer solo de líderes financieros, ahora tienen que impulsar el negocio activamente a través de las finanzas. Para ello disponen de diversas herramientas de inteligencia y análisis predictivo; además, es probable que el aprendizaje automático y la inteligencia artificial cambien aún más el panorama tecnológico.

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El impacto de la automatización en los informes financieros

Los informes financieros resultan cruciales para cualquier negocio; son necesarios para conocer su rendimiento y en áreas como el cumplimiento normativo y las relaciones con inversores.

Esto se traduce en que los directores financieros y sus departamentos sufren presiones del negocio en cuanto a la obtención de datos financieros más útiles como:

1. El encargo por parte de la empresa de mejorar la calidad de los datos financieros y contables
2. Un objetivo de gestión centrado en mejorar la productividad del personal de los equipos financiero y contable
3. Exigencia por parte de los interesados de acceso a datos financieros, además de necesidad de una divulgación más frecuente (mensual en lugar de trimestral o anual, por ejemplo)
4. Necesidad de ampliar los informes financieros con datos de rendimiento de otro tipo

Las empresas deberían fijarse en la automatización como un método fiable para mejorar la calidad de los datos financieros y aumentar la productividad del personal de finanzas y contabilidad.

La automatización ofrece una alternativa a la limitación que provocan las largas transacciones y la recopilación de datos; además, puede reducir en un 46 % el tiempo y el coste de procesos clave como la facturación, la gestión de informes, la contabilidad general y los presupuestos, según el Informe de 2017 sobre criterios de efectividad financiera de PWC..

La automatización permite a las empresas:

• Minimizar la intervención manual necesaria en tareas relacionadas con las finanzas y la contabilidad, como los asientos y conciliaciones contables
• Reducir posibles errores humanos
• Aprovechar mejor el tiempo de trabajo del personal gracias a la reducción de los procesos manuales
• Mejorar y agilizar los plazos

A través de la automatización y del uso de sistemas empresariales integrados que funcionan a modo de sistema de registro auditable, los directores financieros y sus equipos pueden aprovechar las posibilidades técnicas para conseguir que sean más efectivas y útiles para el negocio.

Informes financieros automatizados, incluidos análisis narrativos

• Los datos financieros con contexto y un historial claro pueden ser de gran utilidad.

Actualizaciones de métricas financieras en tiempo real

• Las métricas en tiempo real mejoran la calidad de los datos en cuestión y la eficiencia de los informes que se elaboran.
• Cuando los datos se suben en tiempo real en lugar de procesarse por lotes, se reducen los plazos de elaboración de informes y se evitan lagunas en los datos financieros.

Informes multidimensionales

• Permiten que se usen varios códigos para generar modelos y gráficos a partir de conjuntos de datos compuestos.
• Además, se pueden añadir datos y análisis procedentes de diversas transacciones.

¿En qué tecnologías debería centrarse el campo de las finanzas?

Los directores financieros tendrían que entender la Automatización Robótica de Procesos (RPA, en inglés), una tecnología que empieza a ofrecer una ventaja competitiva a quienes quieren reducir costes, gestionar un mundo empresarial en constante cambio y dedicar más tiempo a la planificación estratégica.

La RPA usa software robótico para imitar las acciones físicas que emplearían los humanos para llevar a cabo tareas sencillas, tediosas y repetitivas. Así, mediante un conjunto establecido de reglas, se crea una mano de obra digital capaz de desempeñar tareas administrativas que normalmente realizaría un humano, como transacciones, introducción de datos y facturación.

En resumen, este software robótico lleva a cabo un volumen inmenso de tareas repetitivas para que el personal pueda centrarse en labores externas de corte estratégico.

Con la RPA se puede:

• Agilizar plazos
• Reducir el gasto general en personal
• Disponer de un turno de trabajo ininterrumpido
• Simplificar procesos sin necesidad de una programación compleja
• Conseguir un mejor cumplimiento normativo, dado que el software incluye un seguimiento de auditoría
• Mejorar la atención al cliente, ya que los empleados disponen de más tiempo para desempeñar tareas de mayor valor
• Contar con trabajadores más contentos que no tendrán que dedicarse a tareas repetitivas y mundanas

La automatización es una subcategoría de la inteligencia artificial (IA) que se basa en seguir reglas programadas previamente para ejecutar procesos. Sin embargo, avanzamos hacia un futuro en el que los departamentos financieros utilizarán software con IA capaz de aprender de forma autónoma.

Esto se puede constatar en los tres niveles de la RPA que los directores financieros deberían comprender.

1. Reemplazo de procesos sencillo

• Se considera el nivel más básico de la robótica, que suele traducirse en la automatización de procesos o la sustitución de una tarea manual repetitiva por un programa generado por un software.
• Los departamentos financieros ya pueden usar esta funcionalidad en su software de contabilidad.

2. Aprendizaje

• Con una RPA avanzada, el software no solo reemplazará datos de documentos o los añadirá a un flujo de trabajo, sino que, además, aprenderá y completará transacciones.
• Por ejemplo, podrá leer campos de un documento y saber cuáles debe rellenar o utilizar un algoritmo basado en transacciones conocidas previamente para tomar decisiones gracias al software a las que una persona tendría que dedicar una gran cantidad de tiempo.

3. Cognición

• En este aspecto, la automatización del software alcanza un nivel propio de formas de IA más avanzadas, ya que puede emplear conjuntos de datos diferentes y complejos para, a través de algoritmos, aprender y tomar decisiones mucho más rápido que un humano.
• Una de las ventajas reales de la IA para un departamento de finanzas es minimizar el tiempo que se dedica a tareas repetitivas, tediosas y manuales, que ahora se puede dedicar a tareas creativas estratégicas que permiten que el departamento financiero sea clave en la disrupción digital.

Con todo esto, ahora más que nunca, el director financiero desempeña un papel fundamental a la hora de aumentar el valor de los datos de los que dispone el negocio y derivarlo si puede proporcionar una ventaja competitiva importante.