¿Qué documentos deben estar siempre en tu oficina y por qué?

La organización de archivos es un paso básico para el buen funcionamiento de una oficina, independientemente de su tamaño y funciones.

Sin embargo, no suele ser una tarea sencilla, entre otras cosas porque los criterios para saber qué documentos deben guardarse no siempre son claros, por lo que se tiende a acumular papeles innecesarios, que no hacen más que obstruir el acceso a los verdaderamente útiles.

En realidad, los documentos que verdaderamente debes tener en tu oficina podrían organizarse en tres grandes archivos:

1. Contratos

En este rubro entran todos los contratos realizados por o para la empresa:

• Contratos de los empleados
• Contratos con proveedores o clientes
• Alquiler del local del negocio y/o oficina
• Suministros: luz, agua, teléfonos e Internet
• Contratos bancarios

Son documentos legales de referencia que pueden ser útiles en cualquier momento, para aclarar dudas, resolver posibles conflictos o gestionar trámites.

2. Documentos fiscales

Es decir, todos los documentos que den cuenta de nuestras transacciones económicas:

• Albaranes y facturas
• Los modelos de hacienda que demuestran el registro del inicio de la actividad en la Agencia Tributaria, que son el modelo 036 o el 037
• Los documentos de alta en la Seguridad Social
• Libros contables
• Cuentas anuales

Estos documentos pueden ayudar a resolver controversias con clientes, además existe la obligación legal de conservar estos documentos por las siguientes razones:

• Hacienda establece que los documentos asociados al IVA deben guardarse por cuatro años, y los asociados al IRPF, por cinco.
• El Código de Comercio obliga a resguardarlos por un mínimo de seis años.

Es recomendable conservar los documentos fiscales en un lugar accesible y por un tiempo prologado.

3. Escrituras

Se encuentran en este rubro:

• Escrituras sociales
• Estatutos
• Modificaciones estatutarias
• Libros de actas
• Toda la documentación relacionada con los socios

Estos documentos constituyen los papeles de identidad de tu compañía, por lo que pueden ser de utilidad para realizar cualquier trámite o negocio.

4. Otros archivos

Una vez que los anteriores documentos estén debidamente resguardados, puedes hacer una revisión de los papales restantes en tu oficina. Algunos de ellos tendrán una fecha de expiración clara, como la correspondencia, los proyectos y los presupuestos, por lo que puedes guardarlos en un archivo temporal y deshacerte de ellos una vez vencido el plazo.

Otros, como los textos informativos, pueden requerir un archivo particular, destinado únicamente a los documentos de consulta.

Por último, recuerda que tener una versión digital de todos tus documentos importantes te permitirá despejar tu escritorio además de tener un resguardo seguro y accesible para la consulta.