En todas las empresas, existe un dilema a la hora de gestionar la información a todos los niveles, ya sea de nuestros clientes, proveedores, información financiera, gestión comercial, contactos etc… Cuando una empresa arranca sus operaciones comerciales, o abre nuevas líneas de negocio, a veces no presta la atención adecuada a la gestión de la información y en la mayoría de los casos, comienzan a usar diferentes herramientas para almacenar información y gestionar cada uno de los departamentos.
Es muy frecuente encontrarnos con aplicaciones aisladas de contabilidad y facturación, otras aplicaciones para la gestión comercial y relaciones con nuestros clientes y proveedores, y por supuesto múltiples hojas de cálculo para cualquier análisis económico y/o financiero. Una vez que pasa el tiempo, nos encontramos con que la empresa tiene múltiples bases de datos distribuidas, creando un entorno de gestión poco eficaz y también generando una pérdida de tiempo y dinero a medio y largo plazo.
La coherencia de la información, el primer hándicap
Si en nuestra empresa tenemos múltiples bases de datos, difícilmente conseguiremos tener una información coherente y actualizada. Por ejemplo, si un cliente cambia su número de teléfono y sólo actualizamos la base de datos de información comercial y no actualizamos la información desde el módulo de facturación, no tendremos los mismos datos, pudiendo generar errores y pérdida de tiempo si, por ejemplo, desde un departamento diferente, tienen que contactar con este cliente.
En este caso, hablamos de información incoherente, dado que nos encontramos con registros de información que no corresponden con la información que realmente deberíamos tener en nuestra base de datos.
La clave del traspaso de la información
El segundo foco de pérdida de tiempo y gestión de errores los tenemos cuando necesitamos traspasar la información obtenida por un canal a otro. Aquí tenemos múltiples ejemplos, como la gestión de cobros y pagos mediante un sistema diferente al software de facturación y contabilidad o en el caso de que nosotros seamos los responsables de cumplimentar nuestras obligaciones fiscales y laborales, nos encontremos con el uso de varios programas para generar distintos impuestos, tomando la base de contabilidad.
Desde el momento que tenemos que replicar la información obtenida por una vía (por ejemplo, una liquidación trimestral de IVA), tenemos una pérdida de tiempo e introducimos un factor de error aleatorio al traspasar los datos.
Qué hacer entonces en nuestra empresa con las bases de datos
Si calculáramos el tiempo perdido en estos traspasos de información y el coste teórico del error que se puede generar, veremos cómo a medio plazo es mucho más interesante para nosotros agrupar las datos y procesos en un solo núcleo de información, para resolver los procesos habituales en nuestra empresa.
El objetivo que debemos perseguir siempre es la búsqueda de una solución compacta que cubra al menos el 80%-85% de los procesos de gestión de la información en nuestra empresa, dado que sí conseguimos esta agrupación de información y procesos, podremos ganar bastante en eficiencia, en calidad de nuestra información y en la eliminación de errores en toda la cadena productiva de nuestra organización.
«Para mejorar la eficiencia es fundamental el contar con una solución compacta que cubra al menos el 80% de tus procesos de gestión de información»
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