Los fallos en las nóminas son un reto en todas las empresas, especialmente en las pymes. No debemos subestimar los problemas que pueden acarrear los errores en su confección, envío y pago. Pueden generar desmotivación en la plantilla y diversos tipos de costes, pero también se pueden extender a diferentes áreas de la empresa.
Conviene prestar mucha atención a las fuentes de errores en las nóminas. Nos ayuda no solamente a saber lo que podría salir mal, sino también a descifrar por qué, a entender las consecuencias y a poner remedios para mejorar su gestión.
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Errores en la confección de las nóminas
Existe un primer tipo de errores de confección que está ligado al empleo de soluciones de gestión de nóminas complicadas y anticuadas. Se pierde tiempo, es más fácil cometer fallos de confección y los retrasos son más probables. Por eso, la tendencia es el empleo de soluciones mucho más automáticas, invisibles y menos propensas al error humano.
Un segundo tipo de fallos en las nóminas está ligado a un insuficiente conocimiento del desempeño de los empleados. Por ejemplo, el pago de un complemento determinado se liga a una actividad concreta que no sabemos a ciencia cierta si el empleado ha realizado o no. Este tipo de fallos es también muy grave porque mina los programas de incentivos.
El tercer tipo se relaciona con el desconocimiento de las características y circunstancias de los empleados. Por ejemplo, los fallos en la recepción del modelo 145 pueden ocasionar que no retengamos adecuadamente.
Otra preocupación importante es el cumplimiento normativo. Los fallos en las nóminas en ese terreno pueden acabar en conflictos con los empleados, pero también en sanciones como consecuencia de una inspección de trabajo.
Fallos en las nóminas: envío y comunicación
La transformación digital ha llegado con fuerza al mundo de las nóminas. Ya es pasado aquel tiempo en el que la nómina era sinónimo de una papeleta. Hoy existen muchas opciones. Por ejemplo, legalmente es posible realizar una comunicación electrónica de la nómina.
¡Tuitéalo! Los fallos en las nóminas pueden generar desmotivación en la plantilla.
Idealmente, a la mayoría de los empleados les gustaría poder disponer de la nómina en el formato que quieran en todo momento. Por ejemplo, poder recibirla en papel si es su voluntad o acceder a ella a través de un portal del empleado, de una app específica, del correo electrónico, etc.
Toda empresa debe ser consciente de las alternativas que tiene para comunicar las nóminas, de su coste y de las preferencias y necesidades de sus empleados. Un sistema legalmente permitido, pero que resulte insatisfactorio para los empleados, puede ser un grave error. Uno que atienda todas las exigencias de los trabajadores a un coste exagerado también lo es.
Pero, además, la nómina tiene vida más allá de su emisión. Para toda empresa es muy importante garantizar los procedimientos adecuados para que los empleados las comprendan, puedan estar conformes con ellas y puedan consultar a la empresa todas las dudas que se planteen. Y es importante que todo ello se pueda hacer de forma rápida, cómoda, sencilla y sin un coste demasiado elevado.
Los problemas en el pago de las nóminas
El impago de las nóminas puede ser una pesadilla para cualquier emprendedor, sobre todo si se repite en el tiempo. Los trabajadores se desmotivan y pueden surgir conflictos. La noticia puede extenderse. Llegan las dificultades para refinanciar las deudas. Muchos proveedores pueden dejar de servir a la empresa. Los clientes comienzan a desconfiar. Puede que enrarezca el ambiente entre los propios socios.
El impago de tres mensualidades puede llevar a un concurso necesario. Sin embargo, la pérdida de confianza de terceras partes interesadas en la empresa puede hacer el negocio insostenible mucho antes. Por ello, ante un impago puntual, es muy importante trasladar calma y confianza. Es necesario meditar muy bien cómo vamos a comunicar esta situación y cómo responderemos a las dudas que surjan.
El impago puntual en las nóminas, aunque menos, también es preocupante. Normalmente, puede mostrar deficiencias en la gestión de la tesorería. En algunos casos, también puede responder a una mala previsión de las nóminas que habrá que pagar.
Una cuestión diferente es que haya habido algún problema en el proceso de pago. Hay fondos, se destinan a las nóminas, pero no llegan a los empleados. Es importante determinar con rapidez cuál ha sido el problema, ponerle solución y tomar las medidas necesarias para que no suceda en el futuro.
Los errores en las nóminas son una muestra de que algo falla. Muchas veces son el primer aviso de que tenemos que cambiar nuestros procesos administrativos y de gestión. Si quieres evitarlos, el software de gestión de nóminas de Sage te ayudará a acertar de pleno con una gestión eficiente.
Cumplimiento normativo en materia de nóminas
Te mostramos todo lo que necesitas saber para estar al día del cumplimiento legal y normativo en materia de nóminas.
