Cuenta atrás para el cierre contable: cinco puntos que hay que tener en cuenta

Con la última liquidación de IVA del ejercicio 2017 ya presentada, junto con el modelo 390, el modelo 347, para los que tengan que presentarlo, es una pequeña distracción para encarar la recta final del cierre contable y finiquitar la contabilidad del ejercicio 2017.

Durante estos meses de principios de 2018, se compaginan los apuntes contables del nuevo año, con los ajustes y revisiones de la contabilidad de 2017, lo que supone un incremento de la carga de trabajo en los departamentos contables.

De cara a enfilar la recta final del cierre contable hay cinco puntos que es recomendable tener en cuenta:

Revisa bien la contabilidad de 2017

Hay que realizar una revisión exhaustiva de la contabilidad del 2017, ya que, una vez cerrado el ejercicio, cualquier error que no se subsane, se traspasará al siguiente ejercicio, si afecta a cuentas de balance. Por su parte, si el error se encuentra en la cuenta de gastos o ingresos, tendrá incidencia en el resultado y repercusiones fiscales, que pueden generar problemas con la Agencia Tributaria y derivar en responsabilidades para los administradores si se altera significativamente el resultado.

Para la revisión de la contabilidad, será de una ayuda inestimable el balance de comprobación de sumas y saldos a fecha de cierre de ejercicio contable, ya que con él podemos comprobar incoherencias en los saldos, o ver cuentas que deberían figurar con saldo cero y no lo están, pudiendo ser necesario realizar algunos ajustes para depurar errores de contabilización.

Clasifica, separa y retira del área de trabajo la documentación del ejercicio 2017

Todo lo que ya no vayas a utilizar del año 2017, cualquier papel, archivador u objeto que no sea necesario para el trabajo en el nuevo año, debe ser clasificado, separado y retirado de la zona de trabajo.

Esto es extensible para los archivos del ordenador, los cuales se deben organizar y eliminar aquellos que no se vayan a volver a utilizar. Los ordenadores, en ocasiones, se convierten en vertederos de archivos que no se vuelven a utilizar nunca.

Advierte al administrador de que no debe manipular las cuentas anuales

En ocasiones, los administradores se pueden ver tentados a manipular la contabilidad, para sacar la foto que más les convenga de cara al cierre contable. Muchos administradores firman cuentas con contabilidades falseadas sin ser conscientes de la responsabilidad que esto supone. En este sentido, la alteración «significativa» de las cuentas anuales que suponga una modificación de la realidad patrimonial de la sociedad, en perjuicio de la propia sociedad o de terceros, pueden derivar en penas privativas de libertad y multa para los administradores según tipifica el código penal en su artículo 290.

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Así podrás ver si existen diferencias y, en caso afirmativo, analízalas para ver si se deben a algún tipo de error contable. Es conveniente tener bien claro a qué se debe cualquier desviación, ya que, si pedimos un crédito y hay diferencias significativas, la entidad financiera nos puede pedir explicaciones, o simplemente nos puede denegar el crédito.

No te olvides de ningún ajuste contable

Antes de cerrar el ejercicio, hay que realizar una serie de ajustes contables, siendo los más corrientes los siguientes:

• Reclasificación de las deudas del largo plazo al corto plazo, a no ser que esta reclasificación ya se realice mes a mes con el pago de las cuotas de los préstamos, algo que operativamente puede ser poco práctico, pero que, sin embargo, nos indica de cara a cuentas intermedias las deudas a corto plazo en todo momento.
• Variación de existencias para corregir el resultado del ejercicio en función de las mercaderías consumidas, ya que el gasto en existencias no se corresponde con las compras, sino con los consumos. Así, hay que restar de las compras realizadas las existencias no consumidas, utilizando para ello la cuenta (61) o la (71) de variación de existencias; o por el contrario, puede suceder que en el ejercicio se consumieran más existencias que las compradas, debiendo reflejarse dicho beneficio también mediante la cuenta de variación de existencias.
• Dotaciones de amortizaciones del inmovilizado para reflejar el desgaste de los activos y registrar el gasto correspondiente.
• Dotar todo tipo de provisiones es algo que se debe reflejar en la contabilidad para que queden registradas las contingencias previstas por depreciación de activos, riesgos, etc.
• Periodificación de determinados ingresos y gastos, como por ejemplo los seguros, donde se ajusta el gasto a la parte correspondiente al año que se cierra. Con la periodificación de ingresos y gastos, estamos realizando una distribución real en la cuenta de resultados de los ingresos y gastos que tenemos en un ejercicio, pero que alcanzan a uno o varios años.
• Debemos de ver si existen también ingresos y gastos a distribuir en varios ejercicios.
• Realización del asiento del impuesto de sociedades una vez realizados todos los ajustes anteriores.
• Asiento de regularización de ingresos y gastos y de cierre de ejercicio. Una vez contabilizadas todas las operaciones del ejercicio, se anulan todas las cuentas de ingresos y gastos obteniendo una única cuenta que recoge el beneficio (saldo acreedor) o pérdida (saldo deudor), para acto seguido realizar el asiento de cierre saldando todas las cuentas abiertas, cargando las cuentas que tengan un saldo deudor, mientras que se abonarán las que tengan saldo acreedor.

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