9 pasos a seguir para poner la contabilidad al día a la vuelta de vacaciones

Para la mayoría de los contables en septiembre ya se han acabado las vacaciones de verano. Con la vuelta al trabajo llega la hora de poner la contabilidad al día.

• Conoce nueve pasos para poner tu contabilidad al día cuanto antes.
• Si has dejado el trabajo al día antes de irte de vacaciones, delegado tareas y realizada una planificación de las prioridades de tu trabajo, será más fácil ponerte al día.

Una vez finalizadas sus vacaciones, los profesionales de la contabilidad deben poner al día la contabilidad cuanto antes. Sobre todo en las pymes, ya que muchas veces no cuentan con personal para hacer un back up que realice las tareas de un contable durante su ausencia.

Cada empresa es diferente, no es lo mismo una pyme que una gran empresa. En función del tipo de empresa y del número de personas del departamento contable, es probable que muchas tareas no puedan realizarse durante el periodo de disfrute de las vacaciones de los contables.

Puede que algún contable se marche de vacaciones y a su vuelta se encuentre todo el trabajo al día. También puede darse el extraño caso, de que incluso le hagan el trabajo atrasado que tenia de antes de irse de vacaciones. Pero esto no es lo habitual, por lo menos en las pymes.

Lo más normal es encontrarse casi todo el trabajo sin hacer. En el mejor de los casos, puede que nos lo dejen ordenado: las facturas emitidas, por un lado; las recibidas, en la carpeta marrón; los documentos bancarios, en la carpeta amarilla y, en otras carpetas, otro tipo de documentos administrativos.

En cualquier caso, dependiendo del volumen de trabajo de la empresa, la montaña de papeles puede hacer que cambiemos el estado de nuestro wasap poniendo el emoticono de la cara con la frente fría y una gota cayendo por la frente.

Pero los contables experimentados ya están acostumbrados a esta rutina posvacacional. Por lo que, de su experiencia, podemos extraer algunos consejos, para poner la contabilidad al día en nueve pasos.

1. Planificar y ordenar

• La planificación es clave para abordar el duro trabajo de las próximas semanas, hasta que el trabajo se ponga al día.

• Si no nos han dejado los papeles ordenados, deberás revisarlos y clasificarlos. Si no tienes el trabajo pendiente ordenado, no podrás planificar correctamente la ejecución de tareas.
• El orden facilitará que fluya el trabajo más rápido cuando te pongas manos a la obra.
• El orden es fundamental en la mesa de un contable. La falta de él puede derivar en errores.
• El desorden también es una fuente de generación de estrés, ya que tendrás la sensación de no tener el trabajo controlado.

2. Realizar reuniones breves de trabajo

• Si alguien ha estado realizando nuestro trabajo, lo primero que tendremos que hacer es reunirnos con esa persona para que nos informe del estado en que se encuentran las tareas.
• También es conveniente mantener breves reuniones con los superiores, para que nos informen de cualquier asunto relevante que merezca nuestra atención.
• Las reuniones deben ser breves y precisas para que puedas ponerte manos a la obra a la mayor brevedad posible.

3. Realizar la conciliación bancaria lo antes posible

• Si, entre otras tareas, contabilizamos operaciones bancarias, es conveniente que registres rápidamente los apuntes bancarios. De esta manera te aseguras de que no hay ningún cargo indebido y que se han materializado los cobros previstos.
• Los contables que llevan la gestión bancaria deben de tener siempre conciliados los bancos como una medida de control interno de su trabajo.

4. Control del efectivo: realizar un arqueo de caja

• Si una de nuestras funciones es el control de caja, una de las primeras tareas que se debe realizar es un arqueo de la caja de la empresa.
• El arqueo de caja es el proceso mediante el que se comprueba que el dinero que hay en la caja, es el que debe de haber. Para ello, la suma de billetes y monedas de la caja física de la empresa debe coincidir con el saldo contable de la cuenta de caja, en la que se reflejan los cobros y pagos en efectivo.
• Un arqueo de caja nos puede ayudar a detectar errores. Si no cuadra el dinero que hay en la caja con el que debería haber, se deberán analizar los motivos del descuadre.

5. Revisar y actualizar las previsiones de tesorería

• Es urgente incluir las facturas recibidas en las previsiones de pago. Así como actualizar cuanto antes las previsiones de tesorería, para así saber qué cargos vamos a tener por cada banco.
• Si no tienes actualizadas las previsiones de tesorería, pueden producirse descubiertos en cuentas bancarias, excesos en pólizas de créditos o también devoluciones de recibos y efectos.

6. Gestionar la bandeja de entrada del correo electrónico

• Mantén la calma y busca rápidamente los emails más importantes.
• No caigas en el error de abrir y atender al momento todos los correos electrónicos. Hay que priorizar los más importantes.
• En la bandeja de entrada se recibe de todo, pero los contables reciben cada vez más facturas de proveedores y acreedores, que hay que contabilizar y pagar.

7. Revisión de las cuentas pendientes de cobro

• De vacaciones se van tanto los que se encargan de gestionar los cobros como los pagos. Por lo que no es extraño que algunas empresas demoren sus pagos.
• Puede que tengamos facturas pendientes de cobrar que debamos gestionar cuanto antes, con el fin de que no continúe demorándose su cobro.
• Una buena gestión de cobro reduce el periodo medio de cobro de la empresa y contribuye a mejorar la solvencia y liquidez de la empresa.

8. Priorización de tareas: algunas tareas pueden esperar

• No todas las tareas son urgentes. La priorización de tareas es clave cuando se acumulan tareas pendientes.
• La contabilización de las facturas de proveedores, si no vencen pronto y no es urgente posicionarlas en la previsión de pagos, es una de las tareas que puede demorarse un poco más. Siempre y cuando estemos hablando de una pyme que no utilice el SII.

9. El archivo para el final

• Si bien es conveniente que no se acumulen papeles por archivar, el archivo de facturas es una tarea que no es ni urgente, ni excesivamente importante. Por lo que puede esperar.
• La digitalización certificada de facturas y su destrucción puede minimizar esta tarea. Por lo que si todavía no la utilizas puede ser un buen momento para pensar en su implantación.
• También puede ser un buen momento para digitalizar el resto de la gestión documental de tu empresa, para así minimizar las tareas de archivo a la vuelta de las próximas vacaciones.

Con un buen software de contabilidad, de contabilidad, poner la contabilidad al día será una tarea más rápida y sencilla.

Por lo tanto, si seguimos estos consejos y nos apoyamos en un buen software contable, poner la contabilidad al día será mucho más fácil. Pero si además nos podemos apoyar en un buen equipo y podemos delegar algunas tareas, entonces la puesta al día de la contabilidad será pan comido.

Nota del editor: Este artículo fue publicado con anterioridad y actualizado a 2023 por su relevancia.