7 consejos prácticos para gestionar tu flujo de caja

En este artículo hacemos un repaso a cómo la correcta gestión del flujo de caja es imprescindible para el éxito de cualquier negocio.

• Conoce al detalle qué es el flujo de caja y cómo afecta a tu negocio.
• Te dejamos algunos prácticos consejos para que puedas mejorar la gestión de tu flujo de caja. 

¿Te has encontrado alguna vez con mermas inexplicables en tu inventario?, ¿tienes facturas sin cobrar acumulándose en un cajón?, ¿los cargos de tus recibos en tu cuenta bancaria te generan descubiertos? O lo que es peor, ¿no dispones de saldo en tus cuentas corrientes para atender tus pagos? Si la respuesta a estas preguntas es sí, es probable que tengas un problema muy serio: la mala gestión del flujo de caja.

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¿Qué es el flujo de caja?

El flujo de caja es el flujo sanguíneo de cualquier negocio. Sin el aporte suficiente de flujo de caja cualquier negocio está abocado a la muerte. 

Podríamos definir el flujo de caja o «cash flow», en inglés, como los recursos líquidos generados por la empresa. 

• Se calcula restando a los cobros de un periodo los pagos realizados en el mismo.
• Se puede calcular para el conjunto de la empresa, para la actividad operativa normal o para un proyecto determinado. 

Es importante destacar que el flujo de caja se basa en la liquidez y no en el beneficio. Ten en cuenta que no es lo mismo vender que cobrar. Si vendemos mucho pero no cobramos, podemos tener mucho beneficio, pero la empresa puede cerrar sus puertas por no tener capacidad para afrontar sus pagos.

Diferentes tipos de flujo de caja

• Flujo neto caja: diferencia entre los ingresos y los pagos totales en un periodo determinado. Esta magnitud es un importante indicador de la liquidez de la empresa. Si es negativo, los pagos supuran a los cobros y esta situación es insostenible durante mucho tiempo.
• Flujo de caja operativo: nos permite determinar la cantidad de efectivo que genera la empresa con su operativa comercial normal en un determinado periodo de tiempo.

Para calcular el flujo de caja operativo se utiliza la siguiente fórmula:

Cash flow = EBIT (Beneficio antes de impuestos e intereses) + amortización + provisiones + cuentas por pagar – cuentas por cobrar

Convertirse en un experto en la gestión del flujo de caja no es solo una opción, es una necesidad. Descubre cómo implementar estos consejos para mantener tu negocio en la senda del éxito financiero.

¿Por qué es tan importante el flujo de caja?

La correcta gestión del flujo de caja te permitirá: 

• Conocer tu liquidez para cumplir con tus obligaciones de pago: te permite saber si tienes suficiente efectivo para pagar a proveedores, empleados, alquileres, etc.
• Saber si tienes capacidad de crecimiento: te permitirá conocer tus recursos líquidos para invertir en tu negocio, expandirte y aprovechar nuevas oportunidades.
• Vivir tranquilo y tomar mejores decisiones: te brinda paz mental y te permite tomar decisiones estratégicas sin la acuciante presión de tener falta de liquidez. 

¿Cómo gestionar el flujo de caja de forma efectiva?

A continuación de dejamos algunos consejos prácticos para gestionar y mejorar la gestión de tu flujo de caja:

1. Elabora previsiones realistas de tu flujo de caja

• Crea un presupuesto detallado: es fundamental conocer todos tus ingresos y gastos, tanto fijos como variables. Incluye ventas, compras, nóminas, alquileres, impuestos, etc.
• Anticípate a imprevistos: no realices tus previsiones basándote en un escenario perfecto. Incluye un margen de error en tu presupuesto para cubrir posibles imprevistos, como reparaciones urgentes o cambios en las condiciones del mercado. Anticípate a los gastos futuros planificando cuidadosamente y considerando todos los pagos previsibles. Prever con precisión te ayudará a evitar sorpresas desagradables.
• Utiliza un software que te facilite la realización de tus previsiones: existen aplicaciones que te pueden ayudar a crear previsiones más precisas y fiables.

2. Realiza un control exhaustivo de tus cobros

• Factura inmediatamente: no esperes a que termine el mes para facturar. Emite las facturas tan pronto como se complete la venta o se preste el servicio. Si no es posible, por lo menos factura quincenalmente. 
• Establece plazos de pago claros: indica en tus facturas la fecha límite de pago.  
• Haz un seguimiento de los cobros: monitorea constantemente los cobros pendientes y contacta con los clientes morosos de manera proactiva.
• Define un protocolo de actuación para el caso de que se produzcan retrasos en los pagos de los clientes: cumple el protocolo y no te dejes llevar por las excusas y largas que te puedan dar los clientes morosos. Cuanto antes se inicie el protocolo de recobro, más posibilidades tendrás de cobrar la deuda.
• Ofrece incentivos por pago pronto: puedes ofrecer descuentos o beneficios adicionales a los clientes que paguen sus facturas a tiempo.
• Implementa un sistema de cobro eficiente: utiliza herramientas de cobro online, envía recordatorios automáticos y considera la posibilidad de contratar a una empresa de recobro si es necesario.
• Empieza a emitir facturas electrónicas a las empresas: no esperes a que entre en vigor esta obligación. Empezar a emitir facturas electrónicas, te permitirá mejorar tu gestión de cobro. 

3. Optimiza la gestión de inventarios

• Realiza un control de stock regular: registra las entradas y salidas de productos de manera constante para tener una visión precisa del inventario disponible.
• Define niveles de stock mínimos y máximos: establece niveles de stock seguros para evitar roturas de stock o exceso de inventario.
• Utiliza el método JIT (Just in Time): este procedimiento te permite recibir los productos justo cuando los necesitas. Así, se reduce la cantidad de capital inmovilizado en el inventario.
• Negocia mejores condiciones de pago con tus proveedores: busca plazos de pago más extensos o descuentos por pronto pago para mejorar tu flujo de caja.
• Considera la venta de productos obsoletos o de lento movimiento: liquida el inventario estancado para liberar capital y generar ingresos adicionales.

Con Sage 50, la gestión de tu flujo de caja será más eficiente que nunca. Simplifica tus procesos contables y comerciales con nuestra solución integrada, diseñada para ayudarte a administrar todas las áreas de tu empresa.

4. Construye relaciones sólidas con tus acreedores y entidades financieras

• Mantén una buena comunicación con tus acreedores: informa a tus proveedores y bancos sobre tu situación financiera y tus planes futuros.
• Cumple con tus compromisos de pago: paga tus facturas y cuotas de préstamos a tiempo para mantener una buena reputación crediticia y facilitar el acceso a financiación en el futuro.
• Negocia con tus acreedores: si tienes dificultades para pagar tus deudas, no dudes en negociar con tus acreedores para llegar a un acuerdo de pago viable. 

5. Asegura tu financiación

• Abre una línea de crédito con tu banco: tener una línea de crédito disponible te dará tranquilidad en caso de necesitar efectivo de forma inmediata.
• Explora otras opciones de financiación: existen diversas opciones de financiación disponibles para empresas, como préstamos, créditos comerciales, factoring, etc.
• Compara ofertas y condiciones: antes de solicitar financiación, compara las ofertas de diferentes entidades financieras para obtener las mejores condiciones posibles.

6. Optimiza y racionaliza tus gastos

• Analiza cada gasto: cuestiona cada uno de tus gastos y busca áreas donde puedas ahorrar. Puedes optar por alternativas más económicas, negociar mejores precios con proveedores o incluso eliminar gastos innecesarios.
• Implementa medidas de ahorro: apaga las luces cuando no estén en uso, utiliza bombillas de bajo consumo, ajusta la temperatura del termostato, instala paneles solares, etc.
• Aprovecha descuentos y promociones: busca descuentos en tus compras, aprovecha ofertas y promociones, y negocia mejores precios con tus proveedores.
• Renegocia contratos: revisa tus contratos de servicios, como telefonía, internet, alquiler, etc. Busca mejores condiciones o alternativas más económicas.

7. Anticiparse a los problemas

• Monitorea tu flujo de caja de forma regular: realiza un seguimiento constante de tus ingresos y gastos para identificar cualquier tendencia preocupante.
• Analiza las tendencias del mercado: mantente informado sobre las condiciones del mercado, las tendencias del sector y los posibles cambios que puedan afectar tu negocio.
• Toma medidas preventivas: si detectas algún problema potencial, toma medidas correctivas de manera anticipada para evitar que se agrave.

Algunos consejos «extra»

Utiliza software de gestión financiera

Existen aplicaciones que te pueden ayudar a gestionar tu flujo de caja de forma más eficiente y automatizar tareas como la facturación, el cobro y el seguimiento de gastos.

Asesórate con un experto y mantente informado

Si no estás seguro de cómo gestionar tu flujo de caja de forma efectiva, consulta con un asesor financiero o un experto en contabilidad. También puedes leer artículos, asistir a talleres y participar en eventos relacionados con la gestión financiera para mantenerte actualizado sobre las mejores prácticas y herramientas disponibles.

Por lo tanto, debes de tener en cuenta que la gestión del flujo de caja es una tarea fundamental para el éxito de cualquier negocio. Siguiendo estos consejos y estrategias, podrás tener el control de tus finanzas, mejorar tu liquidez y alcanzar tus metas empresariales.

Nota del editor: Este artículo fue publicado con anterioridad y actualizado a 2024 por su relevancia.