17 términos contables que todo autónomo, emprendedor o pequeño empresario debería conocer

Presta atención a este post con contenido actualizado en el que explicamos con lenguaje sencillo algunos de los términos contables más importantes del ámbito empresarial relacionados con los autónomos, emprendedores y pequeños empresarios.  

• Si vas a emprender un pequeño negocio, tendrás que contar con fondos propios para poder financiar parte o la totalidad de tu empresa.  
• En nuestro Diccionario empresarial podrás encontrar y entender el significado de estos y otros términos empresariales comunes. 

La comprensión de algunos términos contables es muy importante para los emprendedores, autónomos o pequeños empresarios.   

Lo es en alguna toma de decisiones, ya que se basan en información contable propia o de otras empresas e instituciones. Igualmente, es necesaria para poder colaborar en las labores de planificación y control. También lo es en el cumplimiento de determinadas obligaciones contables y fiscales.  

 Y, sobre todo, porque mejora su cultura empresarial.  

Dentro del conjunto de términos contables, junto con los propios de la contabilidad de costes, cobran especial relevancia otros, como los relacionados con la contabilidad financiera, ya que constituye la principal carta de presentación frente a terceros. 

¿Por qué el autónomo, emprendedor o pequeño empresario debe conocer algunos términos contables?  

 Los términos contables tienen una definición formal, que la evolución normativa suele matizar con el tiempo. Esa definición pretende delimitar algún aspecto de la vida empresarial para su cuantificación. Gracias a ese marco podemos establecer, no sin ciertas limitaciones, en algunos casos importantes, análisis y comparaciones. 

El conocimiento de algunos términos es fundamental a la hora de tomar decisiones. Atento a estos 17

Son muchos los términos contables. Algunos están integrados en el lenguaje coloquial de la mayoría de la población, aunque no es raro encontrar cierta confusión. Así, por ejemplo, a muchas personas les cuesta diferenciar lo que es un cobro de un ingreso o un pago de un gasto.

Comprender los términos empresariales y la figura del contable: Una fórmula indisoluble

La vida del emprendedor, autónomo o pequeño empresario es vertiginosa.   

Afortunadamente, hoy existen herramientas que facilitan desarrollar varias tareas en paralelo. Por eso, la colaboración con el asesor contable y, en su caso, con el departamento de contabilidad de la empresa es crucial.  

Al contable le corresponde, entre otras funciones, descifrar la información contable para que sea comprensible por la dirección. Por ello es una pieza clave para la empresa. En muchos casos, surgirán puntos dudosos (incluso para los profesionales) y cuestiones complejas. Y, con frecuencia, sobre esos aspectos girará alguna decisión importante que demandará la atención de gerentes y propietarios.  

Para que pueda haber una buena comunicación entre el personal contable interno o externo y el resto de la empresa es importante que la dirección tenga un mínimo conocimiento. No se trata de que conozca todas las normas contables nacionales e internacionales, las resoluciones y consultas administrativas y la jurisprudencia. Se trata de tener una idea general sobre los conceptos más habituales del lenguaje contable.   

Los diecisiete principales términos contables  

Todos los términos contables pueden ser interesantes para el emprendedor, autónomo o pequeño empresario.  

Cuantos más conozca y mejor los domine, más fácil le será desenvolverse en su campo. Sin embargo, hay algunos que tienen más uso, de los que podemos decir que le resulta imprescindible albergar un mapa mental. Veamos los principales términos.  

1. Activo   

• Los activos son los bienes que posee la empresa, pero también los derechos. 
• Por ejemplo, una máquina es un activo, pero también otros elementos intangibles como un derecho de patente.  
• Podemos decir que son las inversiones que ha realizado la empresa.

Y…¿qué es el ACTIVO DIFERIDO?  

• Se trata del cargo diferido; es decir, el gasto pagado por anticipado. 
• Representa tanto los costes como los gastos que la empresa consumirá en el futuro pero que se pagan de forma anticipada.  
• Descubre la definición al completo en nuestro Diccionario Empresarial.

2. Pasivo   

• El pasivo representa la financiación de la empresa. Todo lo que se ha invertido ha tenido que ser financiado de algún modo.  
• En términos generales, incluye tanto el dinero que es de los propietarios de la empresa como las deudas.  
• En una acepción más restringida se entiende como pasivos solamente las deudas.

3. Fondos propios   

• Los fondos propios son la parte de la empresa que ha sido financiada con dinero que es de sus propietarios. 
• Entre esos fondos se incluye lo que se puso al constituir la empresa, lo que se haya aportado con posterioridad en sucesivas ampliaciones de capital y los beneficios que se han ido reteniendo en la empresa, en lugar de repartirse a los propietarios.

4. Patrimonio neto   

• Tradicionalmente, se ha tomado como prácticamente sinónimos el concepto de fondos propios y el de patrimonio neto.  
• Sin embargo, el Plan General de Contabilidad entiende el patrimonio neto como un concepto más amplio.  
• Además de los fondos propios, forman parte del patrimonio neto las subvenciones, donaciones y legados y determinados ajustes contables que se realizan en ciertos instrumentos financieros. 

5. Financiación ajena   

• La financiación ajena son las deudas de la empresa. Entre ellas, encontramos, por ejemplo, la financiación que prestan los bancos o la que, en el caso de algunas grandes empresas, obtienen de la emisión de bonos, pagarés de empresa y otros títulos de deuda.  
• Igualmente, forman parte de la financiación ajena lo que se debe a los proveedores, a Hacienda, a la Seguridad Social, el dinero que se debe a los trabajadores, etc. 

6. Ingreso  

• Los ingresos son los incrementos en el patrimonio neto de la empresa que no se producen por aportaciones de los propietarios. En ocasiones, coinciden con los cobros, pero no necesariamente.  
• Por ejemplo, la devolución de un dinero que nos deben representa un cobro, pero no ingreso que incremente el patrimonio neto.

7. Gasto   

• Los gastos son disminuciones del patrimonio neto de la empresa que no tengan a los propietarios como destinatarios.  
• Por ejemplo, una reducción de capital, si lleva aparejada la devolución de aportaciones, implica un pago que no supone un gasto.

Y… ¿el IVA SOPORTADO?  

• En los ingresos y gastos, el IVA tiene mucho que ver. Y, en concreto, el IVA soportado es el que paga la empresa por un servicio o al adquirir un producto. 
• Conoce el término al completo en nuestro Diccionario Empresarial.

8. Balance de situación   

• El balance constituye una especie de “foto fija” de cómo se encuentra compuesto el patrimonio de la empresa en un momento dado y de cómo se ha financiado.  
• Normalmente, se realiza a final del ejercicio.

¿Qué es el BALANCE DE COMPROBACIÓN?  

• Y, ¿tienes claro qué es el balance de comprobación? Se trata simplemente de un documento que te servirá para tener datos fieles que garanticen que el registro de los hechos económicos producidos durante todo el ejercicio económico se ha hecho correctamente.  
• Más en nuestro Diccionario Empresarial.

9. Cuenta de pérdidas y ganancias   

• A diferencia del balance, no mide lo que sucede en un momento concreto, sino a lo largo de todo un período comprendido entre dos momentos, normalmente los de apertura y cierre del ejercicio.  
• Recoge todos los ingresos y todos los gastos.

10. Estado de flujos de efectivo  

• Es un estado contable que analiza de dónde vienen los cobros y a dónde van destinados los pagos.  
• Se analizan los diferentes movimientos en función de distintos tipos de actividades.

11. Memoria   

• La memoria es un documento explicativo que añade aclaraciones y detalles que permiten comprender mejor la situación de la empresa.  
• Está dividido en una serie de puntos, en los que se hacen anotaciones que sirven para complementar lo que sabemos a través de otros estados contables como, por ejemplo, el balance de situación y la cuenta de pérdidas y ganancias. 

12. Cuentas anuales   

• Las cuentas anuales un conjunto de documentos que pretenden reflejar la situación y evolución de la empresa.  
• Para los terceros ajenos a la empresa constituye una de las aproximaciones más disponibles a la realidad de la empresa.  
• Por eso, existe una obligación de formularlas y depositarlas en el Registro Mercantil.  
• Las normas exigen diferentes formatos de cuentas anuales en función de las características de la empresa. 

13. Consolidación contable  

• Es una operación mediante la cual se pretende mostrar información contable referida no a una empresa individual, sino a un grupo.  
• Normalmente, se tratará de empresas que se mantienen bajo el mismo control, es decir, una matriz y sus filiales. 

14. Fondo de maniobra   

• El fondo de maniobra es la parte de la financiación de la empresa a largo plazo que sirve no solamente para financiar la inversión a largo plazo, sino también una proporción de las de corto plazo. 
• De este modo, se pretende evitar tener que desprenderse de inversiones a largo plazo para poder satisfacer las deudas de corto plazo.

15. Provisión   

• Las provisiones recogen desembolsos que es probable que vaya a tener la empresa, pero en los que se tienen dudas sobre su cuantía o el momento en que habrá que realizarlos.  
• En otro sentido más amplio, se puede hablar de provisionar también cuando se registran pérdidas de valor de los activos que puedan ser reversibles.  
• Esta segunda concepción del término tenía más uso durante la vigencia del anterior Plan General de Contabilidad, pero se emplea aún en el lenguaje un poco más coloquial.

16. Reservas   

• Son cifras que pertenecen a los fondos propios. La mayoría proceden de beneficios no distribuidos, aunque pueden proceder de modificaciones contables, y pueden tener diferentes funciones.  
• Entre ellas, destacan las voluntarias, que constituyen una importante forma de aplicar el resultado obtenido a la financiación de la empresa.

17. Libro diario   

• Es un libro contable donde se anotan las operaciones por orden cronológico.  
• Se trata de un libro obligatorio. Normalmente, hay que apuntar las operaciones día a día, pero la ley también permite en algunos casos agruparlas en períodos más largos.  
• El libro diario debe pasar por un proceso de legalización en el Registro Mercantil que ayude a garantizar su autenticidad. 

Términos no contables (pero imprescindibles): RGPD y LOPD  

Multitud de estudios, como el llevado a cabo por Talend (empresa líder en integración de datos en cloud), revelan que, actualmente, más del 50% de las empresas españolas todavía sigue sin cumplir con el RGPD. Un dato sorprendente, después de casi dos años desde que entrara en vigor esta normativa (Reglamento General de Protección de Datos). 

Por si aún no lo tienes claro o piensas que “esto no va con tu negocio”, te informamos que este reglamento europeo tiene prioridad sobre la anterior LOPD española.   

En resumidas cuentas, la mejora de la cultura contable de cualquier autónomo, emprendedor o pequeño empresario se traduce directamente en un incremento de sus capacidades de comunicación con otras personas, del uso de un software de contabilidad adecuado, y de comprensión el contexto interno y externo en el que ha de tomar decisiones.   

En este sentido, en la actualidad existen multitud de herramientas de gestión y contabilidad que son capaces de facilitar la entrada de información para posteriormente poder controlar los conceptos anteriormente indicados. De tal forma que es sencillo poder controlar pagos, cobros y flujos de caja, añadir las operaciones contables a través de plantillas facilitando el proceso y poder obtener los distintos libros o balances de una forma fácil y rápida.   

Un ejemplo de este tipo de soluciones es Sage 50, el nuevo estándar de gestión y contabilidad para pymes.  

Y no olvides consultar páginas como el Diccionario Empresarial de Sage, recopila los términos empresariales más comunes. 

Nota del editor: Este artículo fue publicado con anterioridad y actualizado a 2023 por su relevancia.