15 de los mejores trucos administrativos para profesionales y gestores financieros

Según un estudio realizado por Sage, empresas de todo el mundo afirman que el 71 % del tiempo de administración lo dedican a tareas de contabilidad y procesamiento de pagos, lo que incluye emitir facturas y hacer el seguimiento de cobros.

Liberar una pequeña parte de ese tiempo podría suponer una auténtica transformación. Los profesionales de las finanzas podrían dedicar ese tiempo extra a funciones proactivas de asesoría empresarial como, por ejemplo, crear una experiencia de trabajo más satisfactoria y estimulante.

A continuación se describen 15 formas de ponerlo en práctica.

1.Ahorra tiempo al no facturar

Vale, puede que sea una exageración. Emitir facturas es algo inevitable.

Pero no es necesario que tu equipo o tú os encarguéis personalmente de hacerlo. Recupera un tiempo valioso trasladando esta tarea al personal de ventas o comercial mediante tu aplicación de contabilidad. La mayoría de paquetes de software contable incluyen esta función.

Asegúrate de incorporar este requisito a los procesos del personal de ventas o comercial. La mayoría de las aplicaciones contables funcionan en dispositivos móviles como teléfonos y tablets.

Por eso, es posible emitir una factura electrónica en cuestión de minutos e incluso hacerlo «in-situ», delante del cliente, para evitar discusiones posteriores sobre si se ha recibido la factura.

La otra ventaja de esta opción es que se eliminan por completo los retrasos en la facturación. Los retrasos en la recepción de una factura pueden crear confusión con el cliente y provocar demoras. Al fin y al cabo, si un pago no te preocupa lo suficiente como para emitir una factura con rapidez, ¿de verdad te importa cobrar sin demora?

2.Externaliza tareas dentro de la propia empresa

Un truco fundamental para ahorrar tiempo y esfuerzo con cualquier función orientada al servicio, como las finanzas, consiste en delegar todas las tareas posibles que no requieran la experiencia o los conocimientos de los profesionales de ese departamento.

Veamos otro ejemplo. Prácticamente cualquier persona puede encargarse de hacer el seguimiento de los cobros pendientes. Así que, ¿y si se encarga de hacerlo el emisor de la factura, por ejemplo el comercial, como parte de su trabajo habitual?

Al fin y al cabo, el comercial no recibirá la comisión hasta que se liquide el pago, por eso le interesa que se procese con prontitud.

Convendría que plantearas cualquier conversación mencionando este hecho. De nuevo, tu software contable debería disponer de una función que les avisara del vencimiento de una factura al uso o de una factura electrónica.

3.Buenos presupuestos = menos tiempo dedicado a facturar

Tu equipo y tú podéis ahorraros muchísimo tiempo al crear facturas asegurándoos de que el personal de ventas y comercial de la empresa se esfuerce al máximo en crear presupuestos detallados y correctos.

Lo único que tendréis que hacer es trasladar los datos del área de presupuestos al de facturas en el software contable o, como mucho, copiar y pegar detalles del presupuesto en el formulario de factura.

Tal como hemos comentado antes, no hay duda de que la regla de oro sería que el propio personal de de ventas o comercial se encargara de convertir el presupuesto en una factura, para evitar la implicación del departamento financiero.

4.Agrupa tareas

El término “apagar fuegos” a veces se usa para describir tareas administrativas que consisten en detectar problemas que surgen sobre la marcha y que se deben resolver de inmediato, como un bombero al que avisan de que se quema una casa.

Puede que a los empleados de un departamento financiero esto les suene mucho. A menudo las consultas no son realmente urgentes, en el sentido de que no se producirá ningún perjuicio si no se resuelven. En realidad se debe a que la persona que realiza la petición quiere una respuesta inmediata, y no está dispuesta a esperar.

Sin duda es fácil caer en la trampa de organizar tu planificación diaria pensando en apagar fuegos. Pero para conseguir liberar tiempo y ser más productivo, debes asumir el control de tu agenda de trabajo.

Una técnica clave y sencilla de aplicar para asumir el control de tu agenda consiste en agrupar las tareas idénticas diaria o semanalmente.

Por ejemplo, supongamos que quieres dedicar varias horas cada día a hacer el seguimiento de cobros, digamos de 1 a 3 de la tarde.

Si alguien se pone en contacto contigo porque necesita saber urgentemente si se ha recibido un cobro, puedes decirle que tendrás una respuesta antes del final de la jornada, y añadir la petición a la lista de la parte del día que dediques a hacer el seguimiento de cobros.

Salvo por las consultas más urgentes, la mayoría de personas debería considerar que esta respuesta es suficiente o razonable.

5.Cronométrate… y supera tu propio récord

Una vez que agrupes tareas, empezarás a ser consciente del tiempo que tardas en hacer algunas de ellas. Por ejemplo, puede que te des cuenta de que en una hora puedes revisar y aprobar cinco propuestas comerciales.

¿Y si intentas aumentar el ritmo y gestionar seis? Sé competitivo contigo mismo. Averigua cuánto más puedes mejorar tu productividad y prémiate si “ganas” la carrera contra tu propio ritmo de trabajo.

Evidentemente esta técnica no siempre será factible porque tu carga de trabajo variará. Pero a lo que nos referimos en este apartado es a la importancia de la automedición, que es un elemento valioso en sí mismo.

Controlar tus propios niveles de eficiencia es una rutina sana, porque te permite identificar patrones en tu flujo de trabajo que pueden inspirarte a cambiar el modo de hacer las cosas.

6.Segmenta tu tiempo

Al crear tu agenda puedes decidir parcelar tu tiempo de trabajo en unidades más pequeñas. Está claro que no es una idea nueva. Seguro que recuerdas que en el instituto o la universidad tu día estaba dividido en un horario que te permitía aprender todo lo necesario.

Si funcionaba tan bien entonces, ¿por qué no usar el mismo método ahora?

Pero ya no estamos en el instituto. Ahora controlas tu propia agenda, por lo que puedes definir cada una de las “clases”. Por ejemplo, podrías segmentar tu día en una serie de periodos de 30 minutos, y asignarles tareas.

Las más largas pueden ocupar dos o incluso tres periodos. No olvides añadir el rato de la comida y un descanso por la mañana y por la tarde, igual que se hacía en el instituto o la universidad.

Este elemento enlaza con el truco anterior de agrupar tareas, y lo formaliza para que sea un procedimiento más estricto.

Puedes usar cualquier calendario para dar forma a tu propio horario, incluidos los calendarios online como los de Microsoft Outlook o Google Calendar. Lo importante es crear asignaciones individuales de 30 minutos para cada periodo.

7.Solo tardarás un par de minutos…

La regla de los dos minutos básicamente dice que, si una tarea se puede hacer en dos minutos o menos, deberías hacerla de inmediato.

Por ejemplo, digamos que un gerente sénior te llama pidiendo un informe de un deudor. Normalmente no te encargarías de ello hasta el momento del día o la semana dedicado a estas tareas de administración, pero también sabes que simplemente se trata de hacer clic en una opción de tu software contable y enviar el PDF generado por correo electrónico.

Como van a ser menos de dos minutos, lo haces.

¿Cuál es el resultado? Una tarea que eliminas de tu lista de cosas pendientes, y un compañero satisfecho.

Al dedicar ese tiempo a la tarea ahora, de hecho ahorras tiempo de tu agenda global. ¿Cómo? Tendrías que dar alguna respuesta a la consulta, aunque fuera para decirle al gerente sénior que te encargarás de hacerlo más adelante.

¿No es mejor dedicar ese tiempo a realizar la tarea directamente? Y está claro que el gerente te volverá a pedir el informe en algún momento, lo que te obligará a dedicar aún más tiempo.

Lo cierto es que todas las tareas implican consumos de tiempo como los mencionados, y la regla de los dos minutos puede ayudarte a evitar parte de ese consumo y devolverte un tiempo muy valioso.

¿Es necesario que hagas personalmente todas las tareas de las que te encargas cada día? ¿Cuántas de ellas puedes delegar a tu equipo o a tus compañeros para poder dedicar más tiempo a otras tareas?

8.Automatiza

Lo más probable es que tu software contable cuente con funciones de automatización integradas, que te pueden ahorrar muchísimo tiempo al eliminar algunas de las tareas más básicas que haces cada día.

Cada vez más, el aprendizaje automático añade una capa de inteligencia artificial para mejorar aún más la precisión de la automatización.

Por ejemplo, puedes automatizar los cobros de modo que las facturas se envíen directamente al responsable de autorización correcto en tu organización. Puedes automatizar la conciliación bancaria para que los cobros se vinculen automáticamente con su entrada del extracto.

Dedicar cierto tiempo a investigar y aprender a usar la automatización puede aportarte enormes ahorros de tiempo a ti y a tu equipo.

9.Delega

¿Es necesario que hagas personalmente todas las tareas de las que te encargas cada día? ¿Requieren tu experiencia, tus aptitudes o tu conocimiento? ¿Cuántas de ellas puedes delegar a tu equipo o a tus compañeros para poder dedicar más tiempo a otras tareas?

Delegar de esta forma puede suponer todo un reto, porque puedes sentir que estás cediendo el control de cuestiones importantes.

Además, tal vez tengas que dedicar tiempo al principio para enseñar a gestionar esa tarea o problema concretos al compañero en el que delegues.

Pero los ejecutivos de éxito repiten constantemente que delegar es una de las aptitudes básicas que usamos a diario y, en última instancia, es una de las mejores formas de liberar tus horas de administración para dedicarlas a tareas que importan.

10.Aprovecha las nuevas funciones del software

Actualmente los programas informáticos nos informan cada vez que se actualizan, normalmente usando una ventana emergente en la que se describen las nuevas funciones. Es fácil caer en la tentación de ignorar estas notificaciones, sobre todo si tienes prisa, pero no es una buena idea.

Las nuevas funciones se suelen incorporar para ayudarte a ahorrar tiempo y recursos. Dedicar un momento a consultar las novedades puede ahorrarte horas de trabajo más adelante.

11.Cambia tu horario de trabajo

Evidentemente no todo el mundo puede utilizar este truco, pero cambiar tu horario de trabajo puede resultar muy beneficioso.

Si te agobian los correos electrónicos, los mensajes y las llamadas durante la jornada de trabajo, empezar a trabajar a las 8 de la mañana, o incluso más temprano, te puede ofrecer unas horas productivas antes de que empiece el caos.

Si empiezas a trabajar más temprano, podrías decidir terminar antes tu jornada, hacer una pausa más larga para la comida o incluso intercambiar esas horas acumuladas para trabajar solo media jornada el viernes.

Esto dependerá en gran medida de la flexibilidad de tu empresa, pero el simple hecho de planteártelo puede ser de utilidad.

Una forma de hacerlo podría ser atrasar tu hora de la comida y trabajar durante el periodo en el que la mayoría de la gente se va a comer, para disfrutar de una hora algo más tranquila en la que puedas acelerar el ritmo de trabajo.

12.Restringe el correo electrónico

Poco a poco muchos nos hemos dado cuenta de hasta qué punto los correos electrónicos han invadido nuestra jornada laboral. Se trata de una molestia que surge en cualquier momento y que puede resultar muy difícil ignorar.

Un sistema puede ser simplemente cerrar la aplicación de correo, salvo quizás una hora al día.

Lo has leído bien. Simplemente ignora el correo electrónico la mayor parte del día.

He conocido a compañeros que lo han llevado al extremo de eliminar las aplicaciones de correo de sus ordenadores y teléfonos, y usar exclusivamente la interfaz web para gestionar su correo. Así se evita la posibilidad de que aparezcan notificaciones que sirvan de distracción.

Actualmente los programas de correo también incluyen funciones como la bandeja de entrada «Prioritarios», que intentan ordenar los mensajes dividiéndolos entre los que deberías responder, y los que puedes leer cuando tengas tiempo (como los correos de grupo que ofrecen información general).

Merece la pena aprender a utilizar estas funciones.

13.Aplica un enfoque colaborativo

Las tareas básicas son la pesadilla de cualquier negocio. Consumen tiempo y, a menudo, aportan poco (o desde luego menos que otras tareas). ¿Y si nos libramos de ellas aplicando un enfoque colaborativo?

La colaboración abierta distribuida, o crowdsourcing, no es adecuada para todas las personas ni para todos los negocios, pero vale la pena analizar sus posibilidades.

Las tareas que exigen inteligencia humana con un sistema repetitivo son idóneas para el crowdsourcing. Por ejemplo, Amazons Mechanical Turk fue pionera en la técnica del crowdsourcing e incluye a millones de personas de todo el mundo dispuestas a asumir tareas, o una pequeña parte de una tarea mayor.

Se basa en tareas de inteligencia humana (HIT, por sus siglas en inglés). Las HIT de un departamento financiero podrían ser, por ejemplo, la impresión de documentos mecanografiados o la traducción de informes a idiomas locales.

Para crear tu propia HIT solo necesitas proporcionar los datos, especificar la tarifa de pago, especificar el tipo de tarea (es decir, clasificación de los datos) y especificar el nivel de experiencia de los trabajadores (es decir, cuántas tareas de ese tipo han realizado anteriormente, una forma útil de filtrar las pérdidas de tiempo).

¿El correo electrónico toma el control? Un sistema puede ser simplemente cerrar la aplicación de correo, salvo quizás una hora al día.

14.Revisa los contactos con frecuencia

Como ya sabes, las tareas financieras pueden depender de la colaboración de terceros. Por ejemplo, es posible que una factura emitida a un cliente deba autorizarse en la empresa destinataria antes de poder pagarse.

Este proceso puede consumir tiempo y, por tanto, menoscabar tu propia eficiencia administrativa porque implica que la factura se pagará con retraso, lo que a su vez significa que tendrás que hacer un seguimiento de la misma.

Revisar periódicamente los datos de contacto de una empresa puede ser muy beneficioso. Imagina que envías una factura a alguien que hace años que dejó la empresa. Significa que llegará a una bandeja de entrada que otra persona solo consulta de vez en cuando, y que tendrá que reenviar el mensaje a las personas adecuadas.

Este proceso conlleva un retraso prolongado.

Pero si compruebas con frecuencia que envías las facturas a las personas apropiadas, no tendrás este problema. No es necesario considerar la revisión de contactos como una tarea independiente.

Basta con que te acuerdes de identificarla durante tus comunicaciones.

Si, por ejemplo, hablas con tu personal de ventas sobre una cuestión rutinaria, recuerda preguntar al final si la persona a la que envías la factura sigue siendo el contacto apropiado con el que tratar.

15.Pruebas las reuniones “de pie”

Las reuniones son una parte vital del mundo empresarial, sobre todo en el caso de un departamento orientado al servicio como el financiero. Pero pueden consumir enormes cantidades de tiempo, a menudo con pocos beneficios.

Una reunión “de pie” consiste en que los participantes se queden de pie durante toda la reunión. El concepto es que a poca gente le gusta permanecer de pie durante periodos prolongados, lo que fomenta de manera inherente que los asistentes traten los temas con eficiencia, para que la reunión concluya cuanto antes.

Aunque las reuniones online cada vez son más habituales, en principio se puede aplicar la misma técnica básica. Basta con que programes reuniones de 15 o 30 minutos.

Algunos de mis compañeros añaden “de pie” al título de la reunión para recordar a los asistentes el objetivo, y en el cuerpo del correo de invitación recuerdan que existe un tiempo limitado para tratar todos los temas.

Conclusión sobre los trucos de administración para gestores financieros

Asumir el control de tu tiempo implica esfuerzo, pero disfrutarás de sus frutos a diario.

No dejes sin examinar ningún aspecto de tus procesos para averiguar lo que puedes mejorar y las tareas en las que puedes aumentar la eficiencia.