122 días después… del Suministro Inmediato de Información (o SII)

Y al fin había llegado el día señalado.

Se concibió unos meses antes, y con parto programado. Llegó puntual y a tiempo. Sin demora.

El día 1 de julio AEAT alumbró al SII.

Con más de cien días de vida, el Suministro Inmediato de Información (también conocido como IVA online) ya forma parte de nuestra cotidianidad, de nuestro ajetreado día a día.

La realidad del SII a pie de calle

El día ha despuntado ya.

Pisando aún el asfalto húmedo que ha dejado la niebla de la madrugada, hoy, 4 meses después del arranque del Suministro Inmediato de Información, nos hemos levantado con un único objetivo: salir a la calle e invitar a jugar a dos empresas al juego de “¿Qué ha supuesto el SII en tu negocio?”.

La ciudad empieza a despertarse y los primeros transeúntes, aún medio dormidos, se dirigen a sus puestos de trabajo.

Paramos primero de todo a una señora que bosteza. Se encamina hacia una cafetería para tomar un café antes de entrar en la oficina. La mujer se asusta, no esperaba que nadie la abordara tan temprano.

• -Buenos días, primero de todo y disculpe el atrevimiento – le digo. ¿Está trabajando actualmente?
• -Buenos días – contesta la señora un tanto descolocada. Sí, gracias a Dios, sí.
• –¿Está su empresa acogida al SII? – le preguntamos.
• -¿Al SII? ¿Se refiere al Suministro Inmediato de Información? – responde.
• -Sí, sí, a eso mismo me refiero – contesto.

-Pues sí, la verdad es que sí, y como soy yo la que se encarga del tema de facturación me ha tocado de lleno prepararme para poder cubrir todas las necesidades que ha generado el SII.

Perfecto, pienso para mí. Ya tengo la primera candidata…. Y, además, es la que maneja el “cotarro”.

Mientras encajo mi mano con la suya, por nuestro lado pasa un señor. Elegante, con traje y corbata y con el pelo ligeramente engominado.

Marcela, que así se llama la señora del SII, me sugiere…

• -Oiga usted, ¿por qué no para a ese señor? Tiene pinta de ejecutivo, así tan bien vestidito, con un afeitado bien apurado… Sería interesante conocer también su opinión sobre el SII, ¿no cree? Seguro que puede aportarnos su experiencia y podrá visualizar también cómo una misma norma impacta en otra empresa.

Creo que Marcela tiene buen ojo. Intercepto al señor y le pregunto. ¡Doy en la diana!

• -Pues sí, estamos acogidos al SII – dice y suelta un resoplido después. No vea la de trabajo y estrés que nos está generando. ¡Qué mesecito de agosto…! El circuito de facturación pasa por mis manos y no sabe usted lo que es esto del IVA online…y la cantidad de horas extras que he tenido que hacer…

Bla…bla…bla… Escucho como va hablando, como se va quejando, pero la verdad es que hoy es mí día de suerte. Dos “SII´s” completamente distintos. Hoy voy a sacar petróleo.

Les presento. Marcela, Pablo. Pablo, Marcela. Ambos, encantados y dispuestos a empezar su día de una forma distinta y totalmente inesperada. A los dos les lanzo la misma pregunta: ¿Cómo os anticipasteis al SII y, cuál es vuestra impresión/experiencia personal con el nuevo sistema?

Como veo que Pablo tiene ganas de desfogarse con alguien, en un gesto cómplice con Marcela, le invito a que sea él quien se manifieste primero.

• -Aunque quizá no lo parezca, tengo alma de desordenado. He intentado cambiar, créame, pero no lo consigo. Siempre he trabajado el día a día y la verdad es que poco pendiente de los plazos porque en nuestra empresa siempre hemos sido suficientes manos y todas ellos con un alto grado de profesionalidad para cumplir con nuestras obligaciones fiscales y formales, pero es cierto que hace años que no repaso el Reglamento de facturación. Y eso, me está pasando ahora factura. Una factura que no envío al SII. – y se ríe de su propio chiste.

Vaya, nos ha salido gracioso, el chico. Continúa:

• -Nos hicimos una idea de lo que el SII iba a suponernos, pero no nos sentamos para evaluar y definir impactos ni para plantearnos una diferente forma de trabajar para que el SII no supusiera una debacle para la empresa.
  Cuando intentas concienciar a la gente y les sacas, aunque sea dos milímetros de su zona de confort, y sin mediar colaboración de por medio, es muy difícil poder hacer un análisis de por dónde podía dolernos el SII. Los reducidos plazos, y con media plantilla en período vacacional, nos ha llevado a lo inevitable.
  Con la llegada del Suministro Inmediato de Información me he dado cuenta que no teníamos claros los plazos de facturación y de envío de facturas que se fijan en el Reglamento de facturación y de que es imprescindible tener un buen tejido organizativo, claro y bien definido. Tener buenas manos es condición “sine qua non”, pero aún más mantenerlas. Sin un reciclaje y formación continua, sin mentes abiertas y dispuestas al cambio, lo único que consigues es que la empresa vaya dirección a la deriva.
  Creo que necesitamos más orden, más organización y medir los tiempos que necesitan cada una de las tareas que todos realizamos.
  ¿Que lo hubiera podido prever? Cierto, estás en lo cierto. Pero no se hizo. Así es que lamentarse no sirve de nada. De los errores, se aprende. Y todo el tiempo extra que ahora dedico al SII podría estar empleándolo en hacer negocio. Está claro, orden, organización y más pulcritud. Pero, sobre todo, anticipación. Y voy a ponerme a ello. Foco en lo importante.

Escuchando a Pablo, a una se le queda un cierto regusto amargo. Algo que podría haberse evitado, y, por exceso de confianza, o por desidia, no se evitó.

Marcela escuchaba atentamente la relación de Pablo y asentía con la cabeza todo y cada uno de los puntos tratados por él, antes de empezar a describir su experiencia con el SII.

• -Estamos contentos con el trabajo realizado a raíz de la implantación del SII. De hecho, es una cuestión que, como responsable de facturación me afectaba y me afecta de lleno. Acostumbro a ser previsora con las cosas e intento evaluar impactos y anticiparme a las posibles incidencias que un cambio legal en materia de facturación puede suponerme en mi carga de trabajo diario, pero también a nivel estructural de la empresa.
  Siempre he afrontado los cambios del siguiente modo: ante ellos, analizo qué tengo, qué estoy haciendo bien y qué no, qué me exige el cambio, si necesitaré o no de más recursos, y finalmente, si es así, cómo voy a llevarlo a término.
  Lo primero que me preocupó fueron los reducidos plazos de presentación. 4 días. Era obvio que para enviar a AEAT dentro del plazo debía expedir la factura en plazo y remitirla también en plazo, valga la redundancia.
  Primera pregunta que me hice… ¿Estoy cumpliendo estos plazos? Y la respuesta, una vez repasado el Reglamento de facturación -que es mí libro de cabecera- fue que sí. Por lo tanto, primer punto cumplido.
  Segunda pregunta. ¿Cómo y cuándo recibo las facturas de mis proveedores? Aquí la cosa ya no fue tan maravillosa. Puedo controlar lo que yo hago, pero lo que hace el resto, no. Por lo tanto, se trataba de concienciarlos un poco, explicarles qué era esto del SII, que en muchos casos ellos mismos podían estar afectados, y finalmente establecer nuevas directrices y pasos para recibir en tiempo y forma sus facturas, y ya no solamente para enviarlas al SII sino también para permitir, con mayor holgura, la confección y presentación de los correspondientes modelos de IVA.

Pablo escuchaba con atención a Marcela que resultó ser una mujer de mente abierta, organizada y previsora.

• -Pero ya se sabe que los cambios no son tan fáciles de la mañana a la noche, y menos cuando dependen de un tercero. Reeducar un tanto sus hábitos ha sido lo más duro de la implantación del SII. Por suerte empecé esa serie de llamadas ya durante el mes de febrero, en un momento en que todo esto del Suministro Inmediato de Información había ya tomado un poco de forma. Algunos de mis proveedores estaban afectados por el SII también, otros no, pero la respuesta en ambos casos fue unánime: “Gracias”.
  Un gracias por ayudarles en cierta forma e intrínsecamente a organizarse mejor y a ser más pulcros con la gestión de la documentación.
  Y una mejor organización supone economizar tiempo, agendar días concretos en nuestro calendario y dedicarlos a estas tareas.
  El período vacacional no fue en absoluto un problema para nosotros. Desde hace tiempo el Departamento de Personal coordina perfectamente todos estos temas para que ningún departamento quede sin cobertura durante los meses de julio y agosto. Este año más que nunca con lo que se avecinaba.
  En nuestros encuentros quincenales ya se puso sobre la mesa y les expliqué en qué consistía, en qué afectaba y cómo y, evidentemente, los diferentes tiempos. Todo con la suficiente antelación para permitirles su propia organización interna.
  Y la verdad es que ha resultado ser un éxito. Asumir el control del cambio desde el primer momento y tomar conciencia de ello junto con la anticipación, ha sido la clave de nuestro éxito. Y lo mejor, no solo nos hemos ayudado nosotros mismos en nuestra propia gestión, sino que ha sido además muy gratificante y satisfactorio poder ayudar a otras empresas a mejorar su día a día, su facturación y su burocracia. Algunas nos han manifestado que habían visualizado el SII como un obstáculo, opinión que jamás he compartido. Sin embargo, ahora brindan por esta iniciativa.
  Y nosotros también, el SII no ha alterado nuestro día a día gracias al esfuerzo dedicado.

Marcela nos deja sin palabras. Pablo y yo estamos completamente encantados escuchándola. Nos despedimos los tres y les reitero mil gracias por su colaboración. Mientras, escucho que Pablo la invita a un café para que le dé aún alguna instrucción más para poder gestionar con más facilidad el SII o IVA online.

Pequeños grandes consejos

Los resumimos en cinco palabras clave: anticipación, análisis de los riesgos, organización, preparación y ejecución.

Sin ellas, sin un buen consejo a tiempo y sin una profunda introspección en las estructuras organizativas de la empresa el SII hubiera supuesto un fracaso para muchas empresas.

A día de hoy, según la propia AEAT, casi 50.000 empresas de un total de 54.000 contribuyentes que conforman el censo del Suministro Inmediato de Información se han incorporado al sistema. Así pues, más del 90% de los obligados al SII informan ya a la AEAT en tiempo prácticamente real de sus transacciones comerciales con proveedores y clientes.

El SII ya es una total realidad.

Una vez pasados estos 122 días, el Suministro Inmediato de Información desembarcará en el País Vasco y Navarra, entrando en vigor el próximo 1 de enero de 2018. Si todavía no estás preparado aún hay tiempo. Infórmate gratis sobre la formación online en la que un experto de Sage resolverá tus dudas sobre cómo trabajar con el SII.