10 funcionalidades que debe tener un programa de nóminas online

La gestión de las nóminas es un aspecto de vital importancia para cualquier organización, por lo que se debe elegir un programa de nóminas online fiable. 

• Un buen software de nóminas online te permitirá ahorrar tiempo y dinero. 
• Conoce las funcionalidades que debe tener el mejor programa de nóminas 

En la era digital en la que vivimos, la gestión eficiente de las nóminas y de los seguros sociales es esencial para las empresas.  

Un programa de nóminas online adecuado y fiable puede agilizar enormemente este proceso, optimizando recursos y minimizando errores. 

Es importante que este software sea compatible con otros programas de gestión, que facilite la digitalización de la empresa y se pueda utilizar en la nube. En este sentido, la confección de nóminas online facilita una comunicación más abierta, cercana y transparente entre empleado, manager, empresa y asesoría. 

¡COMPÁRTELO! Descubre las 10 funcionalidades esenciales que debe tener un programa de nóminas online para simplificar la gestión laboral de tu negocio.

Un software que no sea fiable puede ser, en principio, asequible, pero puede acabar siendo muy caro, ya que los errores en las nóminas, seguros sociales o en la liquidación de las retenciones de los empleados, pueden salir muy caros a la empresa. 

Además, en un entorno tan dinámico como el actual, en el que la digitalización impregna cada vez más todas las tareas de las empresas, las programas de nóminas deben ser accesibles y minimizar o eliminar tareas rutinarias. Y, de este modo, ganar tiempo para poder dedicarlo a cuidar el activo más valioso de cualquier negocio: las personas. 

10 funcionalidades esenciales para un programa de nóminas online 

Un software de nóminas online de última generación puede ser una inversión clave para simplificar las obligaciones laborales de cualquier empresa. Para aprovechar al máximo esta herramienta, es fundamental que cuente con las siguientes funcionalidades: 

1. Facilitar la gestión de todo el ciclo de vida laboral de los empleados de la empresa 

Debe permitir el alta y el envío de datos de afiliación y contratación, el control y seguimiento de las incidencias más habituales: 

• variables salariales,  
• incapacidades temporales,  
• ausencias,  
• etc. 

Así como la realización de todo tipo de cálculos y simulaciones de nóminas y sus costes en pantalla (atrasos, pagas extras, anticipos, etc.). Esta funcionalidad permitirá poder modificar y ajustar las nóminas fácilmente. 

2. Conexión con la Seguridad Social y otros organismos oficiales 

Se deben poder conectar con Sistema de Liquidación Directa y facilitar la integración con otras aplicaciones de otros organismos oficiales, como contrat@, certific@, la web de la Agencia tributaria, etc. 

3. Actualizado a la legalidad vigente 

El cálculo de las nóminas debe estar siempre al día de los cambios legales para cumplir con la normativa laboral, adaptarse a los distintos convenios colectivos y cumplir con las obligaciones fiscales. 

4. Adaptado al Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) 

Debe facilitar el cumplimiento del RGPD facilitando información sobre: 

• El derecho de los empleados a acceder a sus datos personales, así como su tiempo de almacenamiento. 
• El derecho a eliminar o rectificar datos personales en circunstancias particulares. 

5. Generación de informes y herramientas de analítica 

Debe permitir desglosar los cálculos y ofrecer información detallada de los procesos laborales, así como el seguimiento, análisis e información de los empleados para optimizar las relaciones laborales. 

6. Conectar a la empresa con sus trabajadores 

Una aplicación que centralice toda la información de interés para los empleados de la empresa en un portal del empleado será de gran utilidad, tanto para la empresa como para sus trabajadores. Además, reducirá el tiempo dedicado a facilitar información (descarga de nóminas o certificados de IRPF, por ejemplo) a los miembros de la plantilla, ya que la tendrán accesible desde el portal o desde una app móvil. 

7. Múltiples regímenes de cotización a la Seguridad Social 

Además de cumplir con las obligaciones derivadas del Régimen General de la Seguridad Social, un programa de nóminas debe permitir el cumplimiento de las obligaciones laborales y fiscales de otros regímenes como el agrario, el de artistas y el del mar. 

8. Gestión abierta 

El programa de nóminas online debe permitir trabajar con múltiples ejercicios y empresas, así como con diferentes centros de cotización y convenios. También debe facilitar la gestión analítica, permitiendo la distribución de costes de los diferentes centros de trabajo, zonas geográficas y áreas de la empresa. 

9. Conexión directa con el correo electrónico 

Es importante que facilite el envío por correo electrónico de la nómina y todo tipo de informes. Esto permite una entrega rápida y segura de la información, mejorando la eficiencia y la comodidad en la gestión de las nóminas. 

10. Integrada y compatible 

La integración con otras aplicaciones de gestión administrativa y contable facilitará la gestión integral de la organización. Además, debe de poder enlazar con las aplicaciones ofimáticas de uso más común, facilitar la descarga de convenios colectivos y ser compatible con soluciones de control de presencia. 

Los programas de nóminas online cumplen con todas las funcionalidades que debe de tener un programa de gestión laboral. Facilitan el control online y brindan numerosas ventajas a las empresas que las utilizan, permitiendo enfocarse en las personas en lugar de las aplicaciones. 

Nota del editor: Este artículo fue publicado con anterioridad y actualizado a 2023 por su relevancia.