Zeiterfassungs­­­systeme: Was spricht dafür?­

Im Mai 2019 sorgte erstmals das sogenannte Stechuhr-Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) für Aufregung unter Unternehmern und Politikern, da es Arbeitgeber dazu veranlasste, Zeiterfassungssysteme einzuführen. Obwohl den EU-Mitgliedsstaaten die Umsetzung ohne zeitliche Vorgabe überlassen wurde, gibt es bestimmte gesetzliche Anforderungen an die Arbeitszeiterfassung, die von Unternehmen erfüllt werden müssen. So hat das Bundesarbeitsgericht am 13.09.2022 ein Grundsatzurteil gefällt, dass jeder Arbeitgeber in Deutschland die Pflicht hat, die Arbeitszeit seiner Mitarbeiter zu erfassen. Spezifische Vorschriften zur Art der verwendeten Zeiterfassungssysteme existieren jedoch nicht; dies liegt im Ermessen der Unternehmen. Hierbei spricht einiges für elektronische Zeiterfassungssysteme, um rechtlich auf der sicheren Seite zu sein.    

Auswirkungen auf die Vergütung

Die Einführung eines Zeiterfassungssystems hat nicht nur rechtliche Bedeutung, sondern beeinflusst auch die Lohn- und Gehaltsabrechnung. Der Prozess sieht hier im Streitfall vor, dass zuerst der Arbeitnehmer darlegt, wann und wieviel er gearbeitet hat. Danach äußert sich der Arbeitgeber zu den Angaben seines Mitarbeiters. Kann er dessen Angaben nicht widerlegen, weil kein Zeiterfassungssystem genutzt wird, wird zugunsten des Arbeitnehmers entschieden. Der Arbeitgeber muss die angegebenen Arbeitsstunden dann entsprechend vergüten – das kann richtig teuer werden.

Zeiterfassungssysteme im Homeoffice und bei Kurzarbeit

Die zeitnahe Anschaffung eines Systems zur Arbeitszeiterfassung ist nicht nur aufgrund der Rechtsprechung wichtig. Auch die Corona-Pandemie hat die Arbeitssituation in vielen Unternehmen verändert. Homeoffice und Kurzarbeit sind dabei die relevantesten Themen, mit denen sich zahlreiche Unternehmen seitdem verstärkt beschäftigen. 

Kurzarbeit – innerhalb von 3 Monaten aktiv werden

Bei Kurzarbeit muss der Arbeitgeber die geleisteten Arbeitsstunden ebenso wie Ausfall- oder Fehlzeiten innerhalb von drei Monaten bei der Agentur für Arbeit einreichen. Dazu ist eine genaue Dokumentation der Zeiten wichtig, da diese auch von der Behörde im Nachhinein überprüft werden. Am besten nutzen Arbeitgeber deshalb ein Zeiterfassungssystem, damit sich keine Fehler einschleichen.

Homeoffice

Die Dokumentation der Arbeitszeiten im Homeoffice dient vor allem dem Arbeitnehmerschutz. Dieser war auch der Hauptgrund für das EU-Urteil. Denn die Arbeitszeiterfassung soll nicht der Überwachung dienen, sondern der Einhaltung der Höchstarbeits- und Ruhezeiten. Das fordern mittlerweile auch viele Mitarbeiter.

Dabei sollen Zeiterfassungssysteme objektiv, verlässlich und zugänglich sein. Und das ist gerade beim Thema Homeoffice für viele Unternehmen, die noch klassisch mit „Stechuhr“ bzw. Zutrittssystemen arbeiten, eine Herausforderung.

Welche Lösung ist die beste?

Die zeitnahe Anschaffung eines Zeiterfassungssystems ist daher nicht nur aufgrund der rechtlichen Aspekte, sondern auch aufgrund der veränderten Arbeitsbedingungen wichtig. Ideal ist deshalb eine Lösung, die online auch von zuhause aus funktioniert und dabei möglichst einfach zu bedienen ist – für Arbeitnehmer und Arbeitgeber. Von Vorteil ist insbesondere eine Schnittstelle zur Lohn- und Gehaltsabrechnung. Denn so fließen die erfassten Zeiten automatisch statt umständlich auf manuelle Weise ein. Den höchsten Grad an Automatisierung bietet also eine Software, bei der sowohl Lohnabrechnung als auch Zeiterfassung enthalten sind.

Moderne Lohnsoftware wie Sage Business Cloud Lohnabrechnung bietet einfache Lohnabrechnung in drei Schritten und beinhaltet außerdem eine minutengenaue Arbeitszeiterfassung, die mit wenigen Klicks auch den Mitarbeitern zugänglich gemacht werden kann.

Wie können Sie am besten vorgehen?

Da die Gesetzgebung jederzeit das Urteil des EuGH umsetzen kann, gilt es frühzeitig verschiedene Optionen abzuwägen – entsprechend Ihrer Ausgangsposition:

• Fall 1: Sie haben noch kein Zeiterfassungssystem im Einsatz
  Gehen Sie auf die Suche nach der passenden Lösung für Ihr Unternehmen. Analysieren Sie dabei auch die möglichen Kosten und den Implementierungsaufwand. Falls Sie eine Lohn- und Gehaltsabrechnung haben, wäre zu prüfen, ob sie über Schnittstellen für Zeiterfassungssysteme verfügt.
• Fall 2: Sie nutzen bereits ein Zeiterfassungssystem
  Klären Sie, ob es die Vorgaben erfüllt und z. B. auch aus dem Homeoffice heraus zugänglich ist. Ein weiterer Punkt ist, ob sich das Übertragen der Arbeitszeiten in die Entgeltabrechnung oder an den Steuerberater beziehungsweise das Lohnbüro automatisieren lässt?

Denken Sie in beiden Fällen über eine digitale Cloud-Software nach, um die Anforderungen „objektiv, verlässlich und zugänglich“ von Anfang an zu erfüllen.

Interesse an unserer Software zur Zeiterfassung?

Wenn Ihre Lohnabrechnung durch ein externes Lohnbüro oder den Steuerberater durchgeführt wird, ist zu überlegen, wie sich manuelle Arbeit durch das Übertragen der Arbeitszeiten vermeiden lässt.

Fazit: Gute Gründe für elektronische Zeiterfassungssysteme 

Auch wenn es noch keine konkreten Vorgaben seitens der nationalen Gesetzgebung gibt, wird Arbeitszeiterfassung im Arbeitsalltag immer wichtiger, besonders mit Blick auf mobiles Arbeiten und Kurzarbeit.  Digitale cloudbasierte Zeiterfassungssysteme bieten zahlreiche Vorteile gegenüber analogen Systemen, wie z. B. die Reduzierung des manuellen Aufwands durch Automatisierung und Schnittstellen. Zusätzlich erleichtern sie die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben.

Optimal ist eine geeignete Software wie Sage Business Cloud Lohn, bei der die Zeiterfassung und Lohnabrechnung direkt ineinandergreifen und so eine effiziente und transparente Arbeitszeiterfassung gewährleisten. Arbeitgeber sollten daher zeitnah die passende Lösung für ihr Unternehmen suchen und implementieren, um rechtlich auf der sicheren Seite zu sein und die Arbeitsprozesse zu optimieren.

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