Von Brownbagsessions, gedruckten Steaks und anderen Schmankerln in der (Arbeits-)Welt der Zukunft

Ein Rückblick auf die Sage User Conference 2017:

Die Sage User Conference lockte am 12. und 13. September 2017 einmal mehr über 200 Kunden und Businesspartner nach Berlin, um sich für die Arbeitswelt der Zukunft gut zu rüsten. In der Mitte der Bundeshauptstadt kam im Café Moskau wohl jeder auf seinen Geschmack. Vorträge und Workshops zu den Zukunftsthemen, Neues aus Produktentwicklung und Aktuelles aus der Rechtsprechung boten einen attraktiven Mix an Inhalten. Ein unterhaltsames Rahmenprogramm mit sportlichen Aktivitäten, einer kulinarischen Rebellion aus der Kochbox und einer Stadtrundfahrt bei Nacht, rundeten die zwei Tage ab, die bereits Appetit auf das kommende Jahr gemacht haben dürften. Aber der Reihe nach:

Auf dem Weg zur Vollbeschäftigung

Bereits die Keynote von Zukunftsforscher Gábor Jánzsky bot ein spektakuläres Menü an Zukunftsvisionen. Was noch vor einigen Jahren wie Science Fiction anmutete wird schon bald Realität werden. Zukunftszeit ist schneller als Echtzeit! Alles wird schneller als die Echtzeitwelt. So werden wir unsere Immobilien via 3D Drucker „bauen“ lassen, während wir über das Wochenende nach Mallorca fliegen – bei einer Villa können wir noch eine Woche ausspannen. Die Genifizierung macht es möglich, dass menschliche Herzen in 3D ausgedruckt werden können – „ein riesiger Ersatzteilmarkt“, wie Jánzsky unterstrich. Und nicht zuletzt wird es dadurch sogar möglich sein, mit der Technologie sein nächstes Steak einfach ausdrucken zu können. Menschen werden in der Zukunft immer mehr ihr Vertrauen auf Geräte übertragen. Und natürlich wird auch die Arbeitswelt von morgen bestimmt durch intelligente Computer. Einen Zahn zog der Zukunftsforscher dabei allerdings gleich den Teilnehmern: Die Digitalisierung wird uns keine Jobs wegnehmen! Im Gegenteil, 2050 wird es Vollbeschäftigung geben, denn schon allein durch die Verrentung der Babyboomer und die geburtenschwachen Jahrgänge werden wir spätestens ab 2025 ein Defizit an Fachkräften von 6,5 Mio haben. Eine ganz wesentliche Rolle spielt dabei die Flexibilisierung. Das Büro der Zukunft kommt zum Menschen, nicht mehr umgekehrt. „Viele Menschen denken über die Zukunft der Arbeitswelt noch aus Sicht der Nachkriegszeit“ , so Gábor Jánzsky. So ist es durchaus nicht abwegig, bis 70 zu arbeiten. Schließlich steigt die Lebenserwartung auch in den nächsten Jahren deutlich bis über 100 Jahre an. „Irgendwann ist jede Kreuzfahrt gemacht und wollen Sie dann noch 30 Jahre da sitzen und warten, dass es zu Ende geht?“ so der Zukunftsforscher augenzwinkernd. Seine Botschaft: Es müssen passende Beschäftigungsmodelle über 70 her, um sowohl den Arbeitnehmern als auch dem fehlenden Fachkräftebedarf in der Zukunft gerecht zu werden. Den Mut zur Lücke zwischen heute und Zukunft propagierte der Zukunftsforscher: „Nutzen Sie die Lücke als Chance, um es besser zu machen, die Zukunft zu gestalten und mitzumachen!“

Most wanted: Agilität und Flexibilisierung

Flexibilisierung ist also das Gebot der Zukunft. Deshalb ist es entscheidend, sich in der Gegenwart damit zu beschäftigen. Organisations- und Personalentwicklerin Kerstin Sarah von Appen beschreibt dies in ihrem Vortrag als die Achterbahn der Veränderungen, durch die Unternehmen momentan gehen. Vom ersten Schock inkl. Verneinung und Widerstand bis hin zum Ausprobieren, sich anpassen und die Veränderung doch gut zu finden bis sie in Routine übergeht, durchlaufen alle Organisationen diese Phasen der Veränderung. In Zeiten von „New Work“ und „Arbeit 4.0.“ müssen nicht nur neue Arbeitszeitmodelle, sondern auch flexible Bürokonzepte her.

„Working Spaces“ beispielsweise, so wie es auch im neuen Sage Hauptquartier in Frankfurt seit August gelebt wird. Sage Deutschland-Chef Rainer Downar stellte den Teilnehmern die neue Arbeitsweise vor, die ganz flexibel Home Office und Teamwork im Büro miteinander verbindet. Auch Sage durchläuft im Moment den von Frau von Appen beschriebenen dynamischen Veränderungsprozess. Erfolgskriterien dabei seien Teamplay, das Zulassen einer Fehlerkultur und Agilität. Das klassische Hierarchiedenken muss ausgedient haben. Mitarbeiter wollen sich frei entfalten und entscheiden dürfen. Somit muss Führung vielmehr als Aufgabe verstanden werden, die vor allem eine Austauschkultur schaffen muss. Was früher „Kaffeekränzchen“ hieß und als Pausenplausch doch eher negativ beäugt wurde, gewinnt inzwischen eine strategische Bedeutung. In so genannten „Brownbagsessions“ kommen Teams am Morgen mit frischen Bäckerbrötchen und Kaffee zusammen oder halten täglich 15 Minuten Stand-ups, um sich auszutauschen oder auf den aktuellen Stand zu bringen. Treiber dieser neuen Arbeitsweisen sind die Digitalisierung, die Globalisierung und der Wertewandel, vor allem durch die nachwachsende Generation. „Für komplexe Unternehmensstrukturen braucht es agile Unternehmen, die kein Spielball des Wandels werden und steuerungsfähig bleiben“, so Frau von Appen. Dies mündet in einer Vertrauenskultur und der Selbstkompetenz der Mitarbeiter.

Mit Startup Kultur zum Erfolg

Wie dies in der Praxis umgesetzt werden kann, zeigte Eva Nöll. Die Personalleiterin von Mr. Spex, sprach darüber, wie sich der Onlinehändler vom Startup zum Grownup entwickelte und wie sich Personalarbeit im digitalen Mittelstand gestaltet. Das Unternehmen hat sich seit 2008 vom klassischen Onlinehändler zum Multichannel Player entwickelt und beschäftigt inzwischen über 400 Mitarbeiter. Das Rezept für diesen Erfolg baut auf Kundenorientierung, Datengetriebenheit und Agilität auf. Dies äußert sich darin, dass man bei Mr. Spex sehr schnell agierte, um Veränderungen Rechnung zu tragen. Statt Feierabendbier in der Anfangszeit waren irgendwann Kinderbetreuung und flexible Arbeitszeiten wichtiger. Man investierte in entsprechende Maßnahmen, um gute Mitarbeiter zu halten und auch attraktiv für Neue zu sein, die das Unternehmen in der Wachstumsphase dringend benötigte. Transparenz, Agilität und Eigenverantwortung für Mitarbeiter – einen hohen Stellenwert hat bei Mr. Spex bis heute dieses Wertesystem. Entspricht ein potenzieller Mitarbeiter diesem nicht, dann passt es eben nicht. Zeigt sich bereits nach wenigen Monaten, dass die Zusammenarbeit optimal funktioniert, wird die Probezeit eben früher beendet und der Mitarbeiter fest eingestellt. So ist es auch ganz normal, im Management in Teilzeit zu arbeiten. „Mit Flexibilität, Vertrauen und Wertschätzung klappt gute Arbeit auch in 30 statt in 60 Stunden pro Woche“, so die Personalleiterin von Mr. Spex. Unterstützt wird die Personalabteilung seit 2014 durch ein integriertes HR Managementsystem aus dem Hause Sage, um die komplexe Mitarbeiterbetreuung auch heute weiter souverän zu steuern. Dennoch hat sich Mr. Spex noch sehr viel erhalten aus der Startup Kultur der Anfänge. Innovative Konzepte, die mit Erfolg von einem motivierten Mitarbeiterteam entwickelt werden – zu Letzt erhielt das Unternehmen den Red Dot Award für die Übersetzung von offline zu online im Optikergeschäft – geben dem Unternehmen auch absolut Recht.

Tools als Appetizer für moderne Personalarbeit

Es wird also alles schneller, flexibler, mobiler und individueller auch in Sachen Arbeitswelt. Neue Technologien, neue Anforderungen und Rahmenbedingungen haben dazu geführt, dass sich HR Aufgaben in den letzten 15 Jahren verdreifacht haben. Personalarbeit unterliegt damit einem enormen Wandel im Spannungsfeld zwischen gewinnen und binden von Mitarbeitern, abrechnen komplexer Lohnmodelle und flexibler Arbeitszeiten. Moderne Tools und Anwendungen, die hierbei eine optimale Unterstützung in kollaborativen Teams bieten, werden zunehmend auch zum A und O erfolgreicher Personalarbeit. Von der Reisekostenapp bis hin zur Kommunikationsplattform für Mitarbeiter via Web bietet Sage professionelle Lösungen, die auf der Sage User Conference neben anderen Produktneuerungen vorgestellt wurden. Zusätzlich müssen auch wichtige Hausaufgaben gemacht werden, welche der Gesetzgeber immer wieder bereithält und die den administrativen Verwaltungsaufwand dennoch reduzieren sollen. So wurde auch ein Ausblick auf die in 2018 bevorstehende EU-Datenschutzgrundverordnung (GDPDR) gegeben.

Klassische Büroeinrichtung adé

Ein weiteres Schmankerl gab es in Sachen Best Practice Digitalisierung. Wie diese erfolgreich umgesetzt werden kann, konnten die Teilnehmer beim Vortrag über die Mediengruppe Westfälischer Anzeiger in Hamm erleben. Der Zeitungsverlag steht vor einem Umzug in ein neues Medienhaus und auch die Personalabteilung stand irgendwann vor der Beantwortung der Frage, wie viele Schränke denn im neuen Büro benötigt werden. Eine Frage, die schnell beantwortet werden konnte, denn neue Schränke benötigen die Kollegen nicht. Ziel bis zum Umzug 2018 ist es nämlich, papierlos zu arbeiten und die bestehenden Mitarbeiterakten zu digitalisieren. Ralf Plohmann vom Sage Consulting zeigte einmal auf, wie so ein Projekt verläuft und welche Erfolgsfaktoren vom Projektmanagement bis hin zu datenschutzrechtlichen Anforderungen eine wichtige Rolle spielen bei der Einführung einer Digitalen Personalakte, wie der Sage DPA.

Die Turnhallen der Zukunft

Und was macht man mit so viel gewonnenem Freiraum im Büro? Man schafft sich ein paar kleine Sportgeräte an! Denn die Turnhallen der Zukunft sind unsere Büros, davon sind die Jungs und Mädels von FitOffensive überzeugt. „Wer im Leben etwas bewegen will, fängt am besten bei sich selbst an!“, so Dr. Ben Baak, der das Prinzip 3×3=3 nicht nur auf der Bühne präsentierte (Hier geht es zum Video), sondern auch einlud, es am Stand der FitOffensive auszuprobieren. Die beste Sporteinheit nach einem arbeitsreichen Tag – langes Joggen oder intensive Workouts in der „Muckibude“ – ist weniger effizient als wenn sie mit zusätzlich 3 Sessions á 3 Minuten pro Tag ergänzt wird. Eben im Büro, mit ganz herkömmlichen Geräten, wie dem Bürostuhl oder der Wasserflasche oder mit effizienten Sportgeräten, wie dem Bellicon oder einer kleinen Hantel mit Reactivekraft. Denn nicht nur Fachkräftemangel, Fluktuation oder Arbeitgeberimage sind die Herausforderungen an zukunftsorientierte Unternehmen sondern auch Arbeitsumfeld, Krankenstände, Stress, Belastung und Bewegungsmangel.

Und wie fit ist Ihr Unternehmen für die Zukunft und die Arbeitswelt von morgen?

Wir freuen uns auf Ihre Kommentare! Und auf ein Wiedersehen auf der Sage User Conference 2018!