Stundenzettel Vorlage: Effizientes Erfassen und Dokumentieren von Arbeitsstunden

Wie Sie mit einer Stundenzettel-Vorlage Arbeitsstunden effizient dokumentieren

Die Erfassung der Arbeitszeiten von Mitarbeitern ist seit einem Grundsatzurteil des Bundesarbeitsgerichtes aus dem September 2022 rechtlich verpflichtend. Um dieser Dokumentationspflicht nachzukommen, können Unternehmen auf verschiedene Methoden zurückgreifen, darunter den Stundenzettel.

In diesem Artikel erfahren Sie deshalb, was ein Stundenzettel ist, welche Angaben er enthalten muss und wie er richtig ausgefüllt wird. Zudem erfahren Sie mehr über die Vor- und Nachteile von Stundenzettel und erhalten kostenlose Stundenzettel-Vorlagen inklusive einer Schritt-für-Schritt-Ausfüllhilfe.

Inhaltsverzeichnis

Was ist ein Stundenzettel?

Ein Stundenzettel ist ein Dokument, in dem die täglichen Arbeitszeiten eines Mitarbeiters erfasst werden. In Unternehmen wird er genutzt, um die geleisteten Arbeitsstunden zu dokumentieren. Während er der Buchhaltung als Grundlage für die wöchentliche oder monatliche Lohnabrechnung dient, ist er für die Personalabteilung wichtig, um sicherzustellen, dass die Arbeitszeiten korrekt erfasst und die gesetzlichen Arbeitszeitregelungen eingehalten werden.

Darüber hinaus können Arbeitgeber einen Stundenzettel zur Projektabrechnung einsetzen, insbesondere in Branchen, in denen die stundenbasierte Abrechnung üblich ist. Auch die Produktivität der eigenen Arbeitnehmer lässt sich mithilfe eines Stundenzettels nachvollziehen. Ein Stundenzettel kann entweder manuell auf einer Vorlage aus Papier oder digital mittels spezieller Software oder Tabellenkalkulationen geführt werden.

Welche Angaben muss ein Stundenzettel enthalten?

Gemäß Arbeitszeitengesetz sind Arbeitgeber in Deutschland dazu verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Angestellten aufzuzeichnen. Damit ein Stundenzettel als ordnungsgemäßer Nachweis dient und rechtlich Bestand hat, müssen folgende Informationen zur geleisteten Arbeit eingetragen werden:

1. Name des Arbeitnehmers
2. Personalnummer des Arbeitnehmers, falls vorhanden
3. Datum, an dem gearbeitet wurde
4. Beginn der Arbeitszeit (genaue Uhrzeit)
5. Ende der Arbeitszeit (genaue Uhrzeit)
6. Dauer der Arbeitszeit (Summe der täglich geleisteten Arbeitsstunden)

Im Idealfall werden auch Pausen und Krankheits-, Urlaubs- und Fortbildungstage auf dem Stundenzettel aufgeführt. Dadurch erhält der Arbeitgeber ein vollständiges Bild über die effektive Arbeitszeit seiner Mitarbeiter. Alternativ können diese auch in einem separaten Abwesenheitsplan geführt werden.

Hinweis: Auch wenn es nicht verpflichtend ist, sollte ein Arbeitnehmer auf seinem Stundenzettel unterschreiben. Dadurch bestätigt er die Richtigkeit der Arbeitszeiten, schafft Transparenz und Vertrauen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer und beugt Missverständnissen oder Streitigkeiten über die geleisteten Arbeitsstunden vor.

Einen Stundenzettel richtig ausfüllen

Zwar gibt der Gesetzgeber vor, dass Arbeitgeber die Arbeitsstunden ihrer Angestellten zu erfassen haben, er macht jedoch keine genauen Vorschriften darüber, wie die Arbeitszeiten dokumentiert werden sollen. Somit obliegt es einzig und allein dem Arbeitgeber, ob er auf

• handschriftliche Aufzeichnungen
• Stundenzettel-Vorlagen im Excel-, Word- oder PDF-Format
• elektronische Zeiterfassungssysteme wie Stempelkarten oder
• softwarebasierte Lösungen

zurückgreift.

Wer muss einen Stundenzettel ausfüllen?

Prinzipiell ist der Arbeitgeber für die Dokumentation der Arbeitszeiten seiner Mitarbeiter zuständig. Allerdings gestaltet es sich in der Praxis als eher schwierig bis gar unmöglich, die Arbeitsstunden aller Mitarbeiter zu erfassen und zu dokumentieren.

Daher ist es üblich, dass Arbeitnehmer das ordnungsgemäße und wahrheitsgemäße Ausfüllen der Stundenzettel selbst übernehmen und diese dem Arbeitgeber am Monatsende zur Abrechnung vorlegen. Doch selbst wenn die Arbeitszeiterfassung an die Mitarbeiter delegiert wird, bleibt der Arbeitgeber dafür verantwortlich, dass die Stundenzettel richtig, vollständig und fehlerfrei geführt werden.

Hinweis: Haben Arbeitnehmer einen festen Einsatzplan, bspw. im Rahmen der Schichtarbeit, und halten diesen strikt ein, können sie die Arbeitszeiten 1:1 in den Stundenzettel oder in andere Zeiterfassungssysteme übertragen.

Bis wann muss ein Stundenzettel ausgefüllt werden?

Arbeitnehmer müssen ihre geleistete Arbeitszeit innerhalb einer Woche, also maximal bis sieben Tage, nach dem Ende des entsprechenden Arbeitstages in ihren Stundenzettel eintragen.

Tipp: Mit der Zeiterfassung Software von Sage kommen Sie der gesetzlichen Dokumentationspflicht der Arbeitsstunden ganz einfach nach!

Kontrolle von Stundenzetteln

Das Gesetz schreibt vor, dass Arbeitgeber jeden Stundenzettel für mindestens zwei Jahre aufbewahren müssen. Der Zeitraum beginnt mit dem Tag, an dem der Stundenzettel das erste Mal ausgefüllt wurde.

Für die abschließende Kontrolle der Stundenzettel ist in Deutschland der Zoll zuständig. Er überwacht die Einhaltung des Mindestlohns und die Bekämpfung von Schwarzarbeit, weshalb Stundenzettel in sein Aufgabengebiet fallen. Aufgrund dessen ist der Zoll auch dazu befugt, auf Nachfrage sowie bei unangekündigten Kontrollen Einsicht in die Zeiterfassung zu verlangen.

Unternehmen sollten daher sicherstellen, dass Stundenzettel und andere Arbeitszeitnachweise stets griffbereit sind oder fristgerecht übermittelt werden können. Stellt der Zoll nämlich fest, dass Arbeitgeber Arbeitszeiten nicht oder nur unzureichend nachweisen können, unabhängig davon, ob dies vorsätzlich oder fahrlässig geschah, drohen Bußgelder von bis zu 30.000 Euro.

Welche Branchen setzen auf Stundenzettel?

Das Bundesarbeitsgericht hat 2022 in einem Grundsatzurteil die allgemeine Pflicht zur Arbeitszeiterfassung für Unternehmen vorgeschrieben. Um jedoch sicherzustellen, dass Arbeitgeber den gesetzlichen Mindestlohn einhalten, und um Schwarzarbeit zu unterbinden, wird bei Arbeitnehmern aus gewissen Branchen genauer hingeschaut. Dies betrifft vor allem Beschäftigte aus den Wirtschaftsbereichen, die im § 2a des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz genannt werden, da in diesen Branchen ein großes Missbrauchspotenzial besteht. Diese Branchen umfassen:

• Baugewerbe
• Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe
• Speditions-, Transport- und Logistikbereich
• Forstwirtschaft
• Gebäudereinigung
• Messebau
• Fleischwirtschaft
• Personenbeförderung
• Schaustellergewerbe
• Prostitutionsgewerbe
• Wach- und Sicherheitsdienste

Darüber hinaus gilt die Dokumentationspflicht der Arbeitszeiten natürlich auch für geringfügig Beschäftigte bzw. Minijobber. Minijobber, die jedoch ausschließlich mobile Tätigkeiten ausüben und ihre Arbeitszeiten selbst festlegen können, wie manche Paketzusteller oder mobile Pflegekräfte, müssen nur die Dauer ihrer Arbeitszeit notieren, nicht den Beginn und das Ende ihrer Arbeitszeit.

Vor- und Nachteile von Stundenzetteln

Für die Erfassung der Arbeitszeiten ist ein Stundenzettel ein probates Mittel, das sowohl Vorteile, aber leider auch Nachteile mit sich bringt. Daher sollten Unternehmen vor der Einführung von Stundenzetteln beide gut gegeneinander abwägen.

Vorteile eines Stundenzettels

Stundenzettel, egal ob in Papierform oder in digitaler Ausführung, bieten Arbeitgebern als auch Arbeitnehmern einige Vorteile. Dazu gehören:

• einfache Handhabung
• selbsterklärend und ohne Unterweisung einsetzbar
• kostengünstig und jederzeit verfügbar
• Stundenzettel-Vorlagen sparen Zeit und Aufwand
• unkomplizierte Archivierung

Hinzu kommt, dass Arbeitgeber nachverfolgen können, wie viel ihre Angestellten gearbeitet haben, wie pünktlich sie waren und wie viele Überstunden oder Fehltage sie hatten. Auf der anderen Seite erhalten Arbeitnehmer einen Überblick, wie viele Arbeitsstunden sie im jeweiligen Zeitraum gearbeitet haben.

Nachteile eines Stundenzettels

Allerdings gibt es auch einige Nachteile, die je nach Unternehmen mehr oder weniger zum Tragen kommen. Insbesondere Stundenzettel in Papierform sind von diesen Nachteilen betroffen. Diese sind:

• hoher Zeitaufwand, um die Stundenzettel zu kontrollieren und zu korrigieren
• je höher die Anzahl der Stundenzettel, desto unübersichtlicher der Prozess
• fehlende Effizienz
• große Fehler- und Manipulationsanfälligkeit
• mangelnder Datenschutz sowie mangelnde Datensicherheit
• Verlustgefahr, bspw. bei Feuer- oder Wasserschäden
• oftmals verspäte Datenbereitstellung aufgrund fehlender Automatisierung
• schwierige Integration in die unternehmenseigene IT-Struktur

Kostenlose Stundenzettel-Vorlage

Wenn Sie eine kostengünstige und unkomplizierte Methode zur Erfüllung der Arbeitszeit-Dokumentationspflicht suchen, ist ein Stundenzettel eine gute Wahl. Die Dokumentation der Arbeitsstunden wird sogar noch leichter und effizienter, wenn Sie unsere monatlichen Stundenzettel-Vorlagen verwenden. Diese kostenlosen Vorlagen enthalten bereits alle notwendigen Felder, sodass Sie oder Ihre Mitarbeiter die jeweiligen Daten nur noch eintragen müssen – entweder am Computer oder auf einem Papierausdruck.

Monatliche Stundenzettel-Vorlage

Wenn Sie nur einmal im Monat die Lohnabrechnung Ihrer Mitarbeiter durchführen, dann empfiehlt sich eine monatliche Stundenzettel-Vorlage. Sie bietet den Vorteil, dass Sie für die Abrechnung nicht vier bis fünf wöchentliche Stundenzettel benötigen und außerdem die Arbeitsstunden in einer einzigen Vorlage zusammengerechnet werden können. So können Sie recht einfach die Arbeitszeit und das entsprechende Gehalt feststellen. Die monatliche Stundenzettel-Vorlage steht Ihnen ebenfalls als Word-, Excel- oder PDF-Datei zum Download zur Verfügung.

Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Ausfüllen von Stundenzetteln

Das Ausfüllen eines Stundenzettels geht recht einfach von der Hand und ist ohne größere Schwierigkeiten möglich. Um den Stundenzettel ordnungsgemäß auszufüllen, gehen Sie oder Ihre Mitarbeiter wie folgt vor:

1. Tragen Sie zuerst den Namen des Arbeitnehmers sowie seine Personalnummer ein, sofern eine vorhanden ist.
2. Nun geben Sie den Zeitraum an, für den die Stundenzettel-Vorlage eingesetzt wird (Kalenderwoche, Monat oder bestimmter Zeitraum von / bis).
3. Gibt es ein gewisses Wochen- oder Monatspensum zu erfüllen, können Sie dieses unter „Wochenstunden“ bzw. „Monatsstunden“ notieren.
4. Als Nächstes tragen Sie das Datum des entsprechenden Arbeitstages ein. Bei der Monatsvorlage läuft die Spalte vom ersten bis zum letzten Tag des Monats. In der Wochenvorlage sind es immer die sieben Tage (Mo – So) der jeweiligen Kalenderwoche.
5. Im fünften Schritt geben Sie die Uhrzeiten für den Beginn sowie das Ende der Arbeitszeit an.
6. Nun folgen die Pausen. Diese geben Sie am besten in Minuten an. 15 Minuten am Morgen und 30 Minuten am Mittag ergeben 45 Minuten. Letzte tragen Sie auf der Stundenzettel-Vorlage ein.
7. Zu guter Letzt tragen Sie die Dauer der Arbeitszeit abzüglich der Pausen ein. Ob Sie mit Kommata oder Doppelpunkten arbeiten, bleibt Ihnen überlassen. Wichtig ist nur, dass die Arbeitszeiten eindeutig erkennbar sind.

Umstieg auf eine digitale Arbeitszeiterfassung

Solange Ihre Mitarbeiterzahl überschaubar ist, können Sie die Arbeitszeiten mit Stundenzetteln erfassen. Für kleine Teams sind ausgedruckte Stundenzettel oder digitale Stundenzettel-Vorlagen ausreichend. Bei wachsenden Teams oder einer großen Mitarbeiteranzahl wird die Verwaltung der Stundenzettel jedoch schnell unübersichtlich. Zudem steigt das Fehlerpotenzial, da man beim Ausfüllen leicht in der Zeile verrutschen oder sich bei den Arbeitsstunden verrechnen kann.

Um diese Probleme zu vermeiden, können Sie auf eine digitale Zeiterfassung wie die intelligente Sage Zeiterfassungssoftware umsteigen. Diese biete zahlreiche Vorteile und ist ideal für Sie, wenn Sie:

• die Arbeitszeiten einfach, exakt und gesetzeskonform erfassen möchten
• rechtlich immer auf der sicheren Seite sein wollen
• Fehler in der Arbeitszeiterfassung reduzieren möchten
• Weniger Aufwand bei der Lohnabrechnung haben wollen

Mit Sage wird die Arbeitszeiterfassung präziser und die Dokumentationspflicht erheblich erleichtert.

FAQ-Bereich

Wie schreibt man einen Stundenzettel richtig?

Damit ein Stundenzettel als ordnungsgemäß ausgefüllter Nachweis gilt, muss er den Namen des Arbeitnehmers (und ggfs. seine Personalnummer), das Datum der Arbeitstätigkeit, den Beginn und das Ende der Arbeitszeit, die eingelegten Pause(n) und die Dauer der geleisteten Stunden beinhalten.

Gehört das Ausfüllen des Stundenzettels zur Arbeitszeit?

Kommt die Anweisung zum Ausfüllen eines Stundenzettel vom Arbeitgeber, gehört das Ausfüllen zur Arbeitszeit. Der Mitarbeiter darf dies also auch während seiner regulären Arbeitszeit übernehmen.

Wie lange muss man Stundenzettel aufbewahren?

Arbeitgeber sind in Deutschland dazu verpflichtet, Stundennachweise für mindestens zwei Jahre aufzubewahren und revisionssicher zu archivieren.

Wann muss ein Stundennachweis geführt werden?

Ein Stundenzettel muss bis spätestens 7 Tage nach der jeweiligen Arbeitsleistung mit den entsprechenden Daten (Datum, Arbeitsbeginn, Arbeitsende, Pausen und Dauer der Arbeitszeit) ausgefüllt werden.

Welche Mitarbeiter müssen Stundenzettel schreiben?

Insbesondere bei den Branchen, die im § 2a des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz genannt sind, sind die Mitarbeiter dazu verpflichtet, einen Stundenzettel auszufüllen.

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