Steuerliche Bedeutung von Privatentnahme und Privateinlage

Die meisten Freelancer arbeiten entweder als Einzelunternehmer oder in Form einer Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR) mit einem Freelancer-Kollegen zusammen. Als Einzelunternehmer sowie als Gesellschafter einer Personengesellschaft wie der GbR sind sie zur Privatentnahme als auch zu einer Privateinlage berechtigt.

In der Buchhaltung müssen solche Einlagen und Entnahmen über ein separates Privatkonto erfasst werden. Weder Privatentnahmen noch Privateinlagen wirken sich dabei auf den Gewinn aus, sie verändern zunächst lediglich Ihr Betriebsvermögen und sind außerdem umsatzsteuerfrei.

Was ist eine Privateinlage?

Eine Privateinlage liegt vor, wenn ein Einzelunternehmer bzw. ein Gesellschafter einer Personengesellschaft eigene private Mittel – z. B. Geld, Waren und Güter, Patente oder Vermögensgegenstände – in das Geschäftsvermögen seines Unternehmens einbringt, ohne eine Gegenleistung dafür zu erhalten. Privateinlagen erhöhen jedoch nur das Eigenkapital und gelten nicht als Einnahme, weshalb sie steuerneutral sind.

Insbesondere junge Unternehmer und Gründer, die in der Regel als Kleinunternehmer starten, nutzen Privateinlagen, um ihre Firmenrechnungen zu begleichen, Investitionen zu tätigen und die eigene Bonität zu erhöhen.

Im Optimalfall läuft das Unternehmen so gut, dass die getätigten Privateinlagen spätestens zum Jahresende über eine Privatentnahme wieder entnommen werden können. Das vereinfacht die Buchhaltung, da hierdurch ein Nullsaldo entsteht und die Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) durch Entnahmen und Einlagen über das Privatkonto nicht beeinflusst wird.

Beispiele von Privateinlagen:

Man unterscheidet bei Privateinlagen normalerweise zwischen zwei Arten von Einlagen: den Bareinlagen und Sacheinlagen.

Bareinlagen: Zu den Bareinlagen gehören zum Beispiel die Einzahlung von Geld auf das Geschäftskonto zur Deckung laufender Kosten oder die Bereitstellung von Bargeld zur Beschaffung von Büroausstattung. Dies ist die weitaus häufigere Form einer Privateinlage.

Sacheinlagen: Typische Sacheinlagen umfassen hingegen die Überführung eines privaten Fahrzeuges ins Firmenvermögen zur geschäftlichen Nutzung oder das Einbringen von bereits vorhandenen Möbeln, Maschinen oder Geräten bei einer Unternehmensgründung.

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Was ist eine Privatentnahme?

Anders als bei Kapitalgesellschaften (GmbH, AG) werden Sie sich als Einzelunternehmer (bspw. im Kleingewerbe) kein Gehalt auszahlen, sondern entnehmen Mittel aus dem Eigenkapital Ihres Unternehmens. Damit bestreiten Sie dann Ihren Lebensunterhalt, soweit und sofern es Ihr Cashflow gestattet. Die Privatentnahme ist somit das genaue Gegenteil zur Privateinlage.

Unter die Privatentnahme fallen neben Geldentnahmen auch die Entnahme von Waren oder Erzeugnissen (Sachentnahmen), Leistungsentnahmen sowie die private Nutzung von Geschäftsausstattung (Nutzungsentnahmen). Wie Privateinlagen sind auch monetäre Privatentnahmen steuerneutral und haben keine direkte Auswirkung auf den Gewinn.

Da eine Privatentnahme buchhalterisch keine Betriebsausgabe darstellt, können Sie sie auch nicht als Aufwand buchen. Sie wirkt sich allerdings unmittelbar auf Ihr Betriebsvermögen aus, da sie es mindert. In der Buchhaltung wird eine Privatentnahme – wie eine Privatentnahme – über ein Privatkonto verbucht, das als Unterkonto des Eigenkapitals auf der Passivseite geführt wird. Dieses ist jedoch nicht mit einem privaten Girokonto zu verwechseln.

Praxis-Beispiele von Privatentnahmen

Barentnahme: Nehmen Sie als Kleinunternehmer 10.000 Euro ein und geben gleichzeitig 1.000 Euro als Betriebsausgaben aus, machen Sie 9.000 Euro Gewinn, die das Betriebsvermögen um dieselbe Summe erhöhen. Nehmen Sie nun 3.000 Euro für Ihren Lebensunterhalt aus der Kasse, sinkt das Betriebsvermögen; der Gewinn bleibt hingegen gleich. Denn der Fiskus will Ihren Gewinn besteuern.

Nutzungsentnahme: Klassische Beispiele für eine Privatentnahme sind der Firmenwagen und das Geschäftshandy. Wenn ein selbstständiger Handwerker sein Firmenhandy für Privatgespräche und den Firmenwagen für private Fahrten nutzt, stellt dies eine Nutzungsentnahme dar.

Sachentnahme: Ein Beispiel für eine Sachentnahme wäre, wenn ein Bäcker einen seiner Kuchen aus seinem Betrieb auf eine private Feier mitnimmt.

Leistungsentnahme: Fertigt ein Fotograf private Porträtaufnahmen für seine Familienmitglieder an und verzichtet auf eine Abrechnung, ist dies eine Leistungsentnahme.

Wie sind Privatentnahme und Privateinlage mit dem Teilwert zu verbuchen?

Für die Bewertung von Privatentnahmen und Privateinlagen gilt in der Einkommensteuer der Teilwert zum Zeitpunkt der Entnahme oder Einlage. Bei einer Geldentnahme ist die Wertbestimmung unmissverständlich.

Bei Gegenständen wird es dann doch etwas schwieriger. Der Teilwert ist der Betrag, den ein fiktiver Erwerber des ganzen Betriebs im Rahmen des Gesamtkaufpreises für das einzelne Wirtschaftsgut ansetzen würde; unter der Voraussetzung, dass der Erwerber den Betrieb fortführen würde. In der Regel ist das der Marktpreis oder Verkehrswert des Wirtschaftsguts.

Bei der privaten Nutzung des Firmenfahrzeugs hat der Gesetzgeber verschiedene Möglichkeiten geschaffen. Am einfachsten ist es, für die private Nutzung jeden Monat ein Prozent des Listenneupreises als Nutzungsentnahme zu buchen.

Übrigens: Bei Elektroautos mit Anschaffung ab dem 1. Januar 2024 und einem Bruttolistenpreis bis 70.000 Euro beträgt die Nutzungsentnahme nur ein Viertel Prozentpunkt. Liegt der Bruttolistenpreis über 70.000 Euro, ist es noch ein halber Prozentpunkt. Die Fahrtenbuchmethode stellt eine weitere Möglichkeit da, die durch das Führen des Fahrtenbuchs jedoch mehr Aufwand mit sich bringt.

Bringen Sie Ihr ehemals privates Fahrzeug in Ihr Unternehmen ein, sodass Sie die Kosten für das Fahrzeug künftig als betrieblichen Aufwand führen können, dürfen Sie es nur zu seinem Teilwert zum Zeitpunkt der Einlage und nicht zum Neupreis einbuchen.

Eine Ausnahme bilden Einlagen, die innerhalb kurzer Zeit nach der Anschaffung erfolgen. Der Gesetzgeber definiert „kurze Zeit“ in diesem Zusammenhang als einen Zeitraum von drei Jahren gemäß § 6 (1) Nr. 5a EStG. Das würde beispielsweise bei einem PKW zutreffen, dessen Anschaffung weniger als drei Jahre vor der Einlage liegt. Demnach wäre der PKW höchstens mit den Anschaffungskosten abzüglich der Abschreibungen des Zeitraums zwischen Anschaffung und Einlage anzusetzen – mindestens jedoch mit dem Teilwert.

Idealerweise sollten Sie einen solchen Vorgang gut dokumentieren. Weitere Infos rund um die Versteuerung von Elektroautos finden Sie hier: Steuerliche Vorteile für umweltfreundliche Firmenwagen mit der 0,25 Prozent-Regelung für Ihr Elektroauto.

Wie sind Privatentnahme und Privateinlage zu versteuern?

Besonders sensibel werden Sie Ihren Finanzbeamten erleben, wenn es um die Umsatzsteuer einer Privateinlage oder Privatentnahme einer GbR oder eines Einzelunternehmers geht. Das Umsatzsteuerrecht spricht an dieser Stelle von „unentgeltlichen Wertabgaben“. Die Bemessungsgrundlage hierfür ergibt sich aus einer eigenen Norm im Umsatzsteuerrecht. Diese Norm ist notwendig, da es an einer Gegenleistung für die Wertabgabe fehlt, die eine Bemessungsgrundlage bilden würde. Der Gesetzgeber geht dann von einer fiktiven Lieferung an den Unternehmer aus.

Die Bemessungsgrundlage ergibt sich bei einer solchen fiktiven Lieferung an den Unternehmer aus dem Einkaufspreis eines gleichartigen Gegenstandes sowie den Nebenkosten zum Zeitpunkt der Privatentnahme. Fehlt laut § 10 (4) UStG der Einkaufspreis, werden die Selbstkosten herangezogen.

Handelt es sich nicht um eine Lieferung, das heißt Sie entnehmen den Gegenstand nicht aus Ihrem Unternehmen, sondern nutzen ihn nur privat, werden neben der sogenannten Mindestbemessungsgrundlage nur die Kosten berücksichtigt, die vorher auch zu einem Vorsteuerabzug geführt haben.

Wenn Sie sich unsicher sind, empfehlen wir die Rückfrage bei einem Steuerberater.