So gelingt Ihnen eine reibungslose Auftragsbearbeitung

Auftragsbearbeitung 4.0

Früher jonglierten Sie bei der Auftragsabwicklung mit endlosen Papierstapeln bestehend aus Angebot, Kostenvoranschlag, Auftrag, Lieferschein, Rechnung und manchmal noch Reklamationen, Garantieformularen und Stornoquittungen. Viele Hände tippten immer wieder gleiche Daten per Schreibmaschine – effektives Auftragsmanagement sieht heute anders aus. Der Computer adaptierte die Prozesse der Auftragsbearbeitung zunächst. Heutzutage sollten Software-Lösungen für kleine Unternehmen in puncto Auftragsbearbeitung standardmäßig die gesamten Arbeitsprozesse von der Auftragsanbahnung bis hin zur Erfassung der Zahlungseingänge in der Buchhaltung beinhalten.

Der digitale Workflow für effektives Auftragsmanagement

Die Auftragsbearbeitung sitzt zwischen allen Stühlen: Sie ist der verlängerte Arm des Vertriebs und verwaltet dessen Backoffice. Die Sachbearbeiter für das Auftragsmanagement sind gleichzeitig Vermittler zwischen Kunden und der eigentlichen Leistungserstellung in der Produktion, Werkstatt oder im Lager. Der Mitarbeiter in der Auftragsbearbeitung ist erster Ansprechpartner für Kunden, für die Versandabteilung sowie für die Buchhaltung bei der Klärung von Sachverhalten. Die verschiedenen Schritte einer Auftragsbearbeitung können Sie als Geschäftsführer oder zuständiger Sachbearbeiter auf einzelnen Wertschöpfungsstufen mit Word und Excel organisieren und dabei viel Zeit und Energie aufwenden. Bei einer solchen selbstorganisierten Auftragsbearbeitung besteht aber die Gefahr, dass von Angebot bis Lieferung und Rechnungstellung Verzögerungen eintreten und sich in dem gesamten Prozess bis zur Fakturierung Fehler einschleichen. Heute erleichtert Ihnen der digitale Workflow beispielsweise von Sage 50 die Arbeit rund ums Auftragsmanagement. Die innovative Software begleitet sämtliche relevanten Geschäftsvorfälle für alle Beteiligten im Handumdrehen und bereitet sie sogar für die Buchhaltung auf.

Einmal Daten einpflegen und auf jeder Bearbeitungsstufe nutzen

Die kaufmännische Software Sage 50 ist dabei so leistungsfähig wie die Daten, die Sie ihr zur Verfügung stellen. Grundlage für die Angebotserstellung im Prozess der Auftragsbearbeitung ist beispielsweise, dass alle Produkte und Leistungen im System erfasst sind. Neben der Artikelbezeichnung können Sie den Einkaufspreis erfassen und Ihre Marge definieren, um so den Verkaufspreis festzulegen. Hierbei ist auch die Definition von Staffelverkaufspreisen möglich, um dem regelmäßig bestehenden Anspruch auf Preisnachlass von Großabnehmern gerecht zu werden. Über ein leistungsfähiges Rabattsystem können Sie außerdem Artikel- und Warengruppenrabatte sowie kundenindividuelle Sonderpreise zu Artikeln oder kundenindividuelle Artikelrabatte definieren. Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, mit kundenspezifischen Festrabatten in Euro oder prozentualem Gesamtrabatt auf die Preisbildung Einfluss zu nehmen. Diese im Artikel- und Kundenstamm eingetragenen Informationen können Sie in der Folge für alle Geschäftsprozesse im Rahmen der Auftragsbearbeitung verwenden. Ob Angebot, Lieferschein oder Rechnung: Die einmal erfassten Artikeldaten stehen künftig mit einem Mausklick zur Verfügung. Gleiches gilt für Kunden- und Lieferantendaten: Je besser und valider die Datensätze sind, die Sie in Sage 50 erfassen, desto schneller und reibungsloser stehen diese im Prozess per Mausklick zur Verfügung. Aber Sage 50 geht noch weiter und begleitet nicht nur Ihr Auftragsmanagement, sondern auch die komplette Warenwirtschaft.

Rechteverwaltung für alle Nutzer

Vielleicht wollen Sie nicht, dass alle Ihre Lager-, Versand- oder Produktionsmitarbeiter oder Ihre Handwerker uneingeschränkt in die Buchhaltung einsehen können. Gleichwohl müssen diese auch mit Sage 50 arbeiten, weil sie ihre Arbeitsanweisungen darüber erhalten und die Leistungserstellung dort auch dokumentieren. Deshalb verfügt Sage 50 über ein ausgeklügeltes System zur Rollen- und Rechtevergabe. Jeder Ihrer Mitarbeiter erhält so nur den Zugriff mit Lese- und Schreibrechten auf die Bereiche, die er auf seiner Position benötigt. Der Vertriebsmitarbeiter beispielsweise hat Einsicht in die Liste mit offenen Posten, um Angebote oder Kostenvoranschläge erstellen zu können. Eine Einsicht in die gesamte Buchhaltung wird dafür nicht benötigt und muss daher auch nicht erteilt werden. So können Sie den Kreis derer, die beispielsweise Ihre betriebswirtschaftlichen Auswertungen und Umsatz- sowie Gewinnstatistiken lesen dürfen, exakt definieren und eingrenzen. Genauso können Sie der Werkstatt, den Handwerkern vor Ort oder der Lager- und Versandabteilung nur die Rechte einräumen, die sie zur Bearbeitung wirklich brauchen.

Vorteile einer digitalen Warenwirtschaft

Ob Sie ein Handelsunternehmen betreiben, einen Handwerks- oder Produktionsbetrieb führen: Die Warenwirtschaft ist ab dem ersten Tag ein unverzichtbares Instrument. Sie ermöglicht Ihnen mit wenigen Mausklicks einen vollständigen Überblick über alle Vorgänge rund um Warenzu- und -abgänge, meldet automatisch Bestandsunterschreitungen, um Bestellvorgänge rechtzeitig auszulösen. Die Warenwirtschaft unterstützt Sie bei der Preis- sowie Sortimentsgestaltung und erstellt auf Knopfdruck eine Inventurliste. Auch beim Verkaufsprozess lassen sich aus der Warenwirtschaft wichtige Informationen einspielen. So meldet ein Warenwirtschaftssystem beispielsweise beim Verkauf eines Produkts automatisch, welche Zubehörteile der Kunde gleich mitbestellen sollte. Diese Cross-Selling-Funktion können Sie natürlich für jeden Artikel festlegen. Ein effektives Warenwirtschaftssystem, wie es Ihnen Sage 50 bietet, ist also das Rückgrat für schnelle Lieferungen und damit für zufriedene Kunden. Zudem sorgt es für einen reibungslosen Ablauf aller Verkaufs- und nachgelagerten Prozesse in der Buchhaltung wie z. B. im Mahnwesen.

Fazit

Die Digitalisierung ist heute ein zentraler Erfolgsfaktor auch bei kleinen Unternehmen. Und ohne digitale Workflows lassen sich Kundenerwartungen kaum noch erfüllen. Im Vergleich zur manuellen Bearbeitung bietet ein geschlossenes System wie Sage 50 die Möglichkeit, auf Kundenerwartungen schnell zu reagieren, wiederkehrende Prozesse wie die Auftragserstellung zu standardisieren und zu automatisieren und so Abläufe zu verbessern und fehlerfrei zu gestalten. Durch eine schnellere Bearbeitung sind Ihre Kunden noch zufriedener – Ihre Mitarbeiter und sich selbst befreien Sie von zeitaufwendigen Aufgaben und schaffen mehr Raum für die Konzentration auf die eigentlichen Kernaufgaben Ihres Betriebs.