So bekommen Sie Ihren Verwaltungsaufwand in den Griff

Bei der Gründung eines Start-ups verwirklichen viele Unternehmer ihren Traum. Doch dann drängt der Unternehmensalltag mit seinem Verwaltungsaufwand ihre Visionen in den Hintergrund.

In unserem Leitfaden „So reduzieren Sie den Verwaltungsaufwand und steigern die Produktivität“, den wir Ihnen weiter unten kostenlos zur Verfügung stellen, wurde deutlich, dass administrative Tätigkeiten bei kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) in Deutschland etwa 129 Personentage im Jahr verschlingen. Das sind über 25 Arbeitswochen oder etwa sechs Monate. Doch wie bekommen Firmen diesen enormen Verwaltungsaufwand in den Griff?

Unabhängig von ihrer Größe profitieren die erfolgreichsten Unternehmen von zwei ganz unterschiedlichen, jedoch erstaunlich effektiven Lösungen. Die erste besteht im Outsourcing und die zweite in der Digitalisierung, beispielsweise durch Cloud-Nutzung. Sie gilt als wichtigste digitale Revolution nach Einführung des PCs in den 1980er-Jahren und nach der bahnbrechenden Entwicklung des Internets in den 1990er-Jahren. Vielleicht erscheinen Ihnen beiden Lösungen für Ihr Unternehmen als ungeeignet oder zu kostenaufwendig. Aber wägen Sie Vor- und Nachteile ab. Hier finden Sie einige Tipps.

Das sollten Sie beim Outsourcing beachten

Es mag banal klingen, doch am leichtesten verringern Sie den Aufwand für administrative Tätigkeiten, indem Sie diese Arbeiten von einem externen Dienstleister erbringen lassen. Dies ist das grundlegende Prinzip hinter dem Outsourcing. Heute kann praktisch jede Tätigkeit outgesourct werden; allerdings sollten Sie ihre Strategie genau planen.

Identifizieren Sie geeignete Bereiche

Nehmen Sie sich etwas Zeit, analysieren Sie, welche Aufgaben Sie extern vergeben möchten, und fassen Sie dies schriftlich zusammen. Machen Sie sich dabei klar, wie weitgehend Sie die Arbeiten externalisieren wollen und welchen Automatisierungsgrad Sie dabei anstreben. So können Sie die komplette Personalverwaltung oder Buchhaltung auslagern. Wollen Sie allerdings die Betriebsbuchhaltung weiter inhouse erledigen, brauchen Sie eine Schnittstelle zu Ihren Personaldaten.

Bereiten Sie Outsourcing gut vor

In jedem Fall müssen Sie vorhandene Daten und Informationen zusammenstellen und dem Auftragnehmer übermitteln. Dafür brauchen Sie Zeit. Wenn Sie beispielsweise die Buchhaltung outsourcen möchten, sollten Sie Zeit einplanen, in der Sie Ihre Bücher in Ordnung bringen. Außerdem sollten Sie zusätzliche Zeit einplanen, in der Sie dem Steuerberater oder Buchhalter alles erläutern. Beim Outsourcing größerer Aufgaben sollten Sie daran denken, einen Rechtsanwalt mit der Vorbereitung entsprechender Verträge zu beauftragen. Dadurch erwachsen Ihnen unter Umständen zusätzliche Kosten, die Sie bei der Finanzplanung berücksichtigen müssen.

Suchen, prüfen und engagieren Sie Partner

Es gibt zahlreiche Möglichkeiten, Freiberufler oder Unternehmen zu finden, an die Sie Aufgaben outsourcen können. Doch dabei gehen Sie auch Risiken ein. Ein höheres Risiko besteht, wenn sich der Dienstleister im Ausland befindet, sodass er womöglich rechtlich nur schwierig greifbar ist. Um Probleme zu vermeiden, sollten Sie sich Empfehlungen aus Kollegenkreisen geben lassen. Oder bitten Sie Ihren Dienstleister, Ihnen Referenzen vorzulegen oder Kunden zu nennen, von denen Sie Auskünfte einholen können.

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Das sollten Sie bei der Cloud-Nutzung beachten

Viele nutzen die Cloud bereits privat, obwohl sie sich dessen nicht immer ganz bewusst sind. Schließlich sind soziale Netzwerke wie Facebook oder E-Mail-Dienste wie Gmail die Fahnenträger der Cloud-Revolution. Mittlerweile gibt es für viele administrative Tätigkeiten in einem Betrieb professionelle Cloud-Anwendungen, die viel Zeit sparen und zudem auch mit aktuellem Know-how zu Ihrer Entlastung als Chef beitragen.
Nehmen Sie sich genügend Zeit: Auch wenn Sie sich mit einer komplexen Cloud-Anwendung zunächst auseinandersetzen müssen, bevor Sie optimal davon profitieren, lohnt sich der Aufwand meistens. Sie sollten sich also genügend Zeit nehmen, um den versierten Umgang mit einer Cloud-Anwendung zu lernen und in Ihren Alltag zu integrieren. Dafür werden Sie aber schnell belohnt. Bei einer Buchhaltungslösung mit einem Dashboard haben Sie alle Finanzdaten im Blick, ohne einzelne Ordner öffnen zu müssen.

Profitieren Sie vom Datenaustausch

Nahezu alle cloudbasierten Dienste und Apps sind auf den Austausch von Daten und die Zusammenarbeit ausgelegt. Dann können Sie Ihre Buchhaltungs-Cloud mit ihrem Buchhalter verknüpfen, damit dieser Ihre Daten ebenfalls einsehen und prüfen kann. Das erleichtert ihm die Arbeit und senkt Ihre Gebühren, wenn er sich um Ihre Steuerangelegenheiten kümmert. Oder Sie gewähren Ihren Mitarbeitern Zugriff auf Ihre Cloud-Lösung, um beispielsweise dort Daten einzugeben. Mit der Cloud sind die alten Zeiten vorbei, als jeder Computer ein Softwarepaket brauchte.

Probieren Sie neue Arbeitsweisen aus

Viele Menschen erledigen mittlerweile all ihre Aufgaben am Tablet oder Smartphone. Und da Sie mit Cloud-Lösungen ebenso keinen PC mehr benötigen, brauchen Sie auch keinen Schreibtisch mehr. Dadurch können Sie vielleicht auch auf das Büro verzichten, in dem dieser Schreibtisch steht! Sie können von überall aus arbeiten. Auch hier dreht sich alles um die notwendige Einstellung und die Bereitschaft, das oft radikale Potenzial zu nutzen, das neue Technologien bieten.