Smart Accounting: So funktioniert Buchhaltung heute

Mit wie viel Elan bewältigen Sie Ihre Buchhaltung? Zählt sie eher zu Ihren Lieblingsbeschäftigungen oder betrachten Sie sie als notwendiges Übel, das Sie gerne auf die lange Bank schieben? Wie bei den meisten Unternehmenslenkern rangiert das Rechnungswesen vermutlich auch bei Ihnen auf den hinteren Plätzen der Beliebtheitsskala. Noch! Denn das könnte sich schon bald ändern!

Aufwändig, teuer, unbeliebt

Die klassische Buchhaltung dokumentiert Ihre Einnahmen und Ausgaben, gibt Aufschluss über die Finanzströme, Ihr Vermögen, Ihre Schulden und Ihre Verpflichtungen. Dank Umsatz und Gewinn, anhand von IST und SOLL können Sie Ihre Unternehmensplanung mit der tatsächlichen Geschäftsentwicklung vergleichen – und bei Abweichungen entsprechend gegensteuern.

In kleinen und mittleren Unternehmen übersteigt häufig schon die Buchhaltung selbst die personellen Ressourcen. Möchte man die vorliegenden Daten dann auch noch auswerten, aufbereiten und für Zukunftsprognosen heranziehen, bedarf es in der Regel mehr als einer Vollzeitkraft. Gut qualifizierte Arbeitskräfte sind rar – und teuer. Zumal es sich bei der Buchhaltung um keine wert schöpfende Tätigkeit handelt, beschäftigt sie sich doch quasi mit Daten „von gestern“. Statt Ihnen den Weg in die Zukunft zu weisen, präsentiert sie Ihnen einen rückwärtsgerichteten Blick auf Ihr Firmengeschehen. Doch das ist heute Geschichte.

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Leben Sie nicht länger in der Vergangenheit

Eine Studie der Privaten Hochschule Göttingen (PFH) zum Thema Controlling und Outsourcing im Mittelstand ergab, dass die meisten Firmen ihre unternehmerischen Entscheidungen insbesondere basierend auf ihrer Bilanz bzw. der Gewinn- und Verlustrechnung sowie auf Grundlage der Kostenrechnung treffen – und damit nur einen Bruchteil derjenigen Instrumente nutzen, die ihnen für ihren Unternehmenserfolg tatsächlich zur Verfügung stehen. Der federführende Autor der Studie, Dr. Bernt R. A. Sierke, Professor für Allgemeine Betriebswirtschaftslehre an der PFH, spricht in diesem Zusammenhang – überspitzt – davon, „dass viele Geschäftsführer ihr Unternehmen mit Vollgas nach vorn steuern, während sie hinsichtlich des Controllings aus dem Rückfenster sehen.“

Doch wie lässt sich das Ruder herumreißen? Wie gelingt der Blick nach vorn? Mit voller Kostenkontrolle und Echtzeitzugriff? Die Cloud macht intelligentes Business für kleine und mittlere Unternehmen möglich und bezahlbar, was Konzernen bisher mit erheblichem personellen und finanziellen Aufwand umgesetzt haben – und ihnen entscheidende Wettbewerbsvorteile brachte: die Vernetzung aller wichtigen Daten sowie deren punktgenaue Analyse.

Blicken Sie nach vorn

Zentral auf alle Buchhaltungsunterlagen, ihre Betriebsdaten und die Informationen aus Ihrem Customer Relationship Management (CRM) zuzugreifen, und zwar in Echtzeit – das ist heute Dank Cloudtechnologie möglich. So haben Sie alle wichtigen Zahlen zu Hand – egal ob Sie gerade eine strategische Geschäftsentscheidung treffen, den Finanzbehörden Auskunft erteilen oder Ihrer Hausbank Bericht erstatten sollen. Bei sich wiederholenden Abläufen lässt sich der Workflow sogar automatisieren. Das spart wertvolle Zeit, die Sie stattdessen in die wirklich wichtigen Aufgaben Ihres Business investieren können – und zwar ohne sich Sorgen um Compliance und die revisionssichere Aufbewahrung machen zu müssen. Über die Cloud sind nämlich alle rechtlichen Anforderungen stets aktuell hinterlegt. Updates oder Installationskosten gehören damit ebenso der Vergangenheit an wie versäumte Meldefristen und ärgerliche Verzugszinsen.

Mit den modernen Möglichkeiten der Buchhaltung werden Sie also nachhaltig entlastet. Zudem stehen Ihnen so viele Daten wie nie zuvor zur Verfügung. Anhand verschiedenster Analysefunktionen erhalten Sie auf diese Weise einen mehrdimensionalen Blick – nicht nur auf Ihre Buchhaltung, sondern auch auf Ihr Unternehmen. Sie erkennen Abweichungen sofort und sehen Marktchancen genau dann, wenn sie entstehen – und nicht erst am Ende des Monats oder gar Quartals. Das gibt Ihnen die Gelegenheit, ihr Unternehmen dynamisch zu steuern und adhoc zu reagieren.

Optimieren Sie die Zusammenarbeit

Und auch Ihre Mitarbeiter profitieren von der zentralen Verwaltung in der Cloud. Denn damit sind die Teams aus unterschiedlichen Bereichen in der Lage, jederzeit und überall auf dieselben aktuellen Daten zuzugreifen. Auf diese Weise unterbinden Sie die zahlreichen parallel laufenden Informationsströme im Unternehmen, bringen Ihre Leute auf den gleichen Wissensstand, verbessern und beschleunigen die Zusammenarbeit und stoppen viele unproduktive Tätigkeiten. Besonders praktisch ist dabei die Verbindung von Front- und Back-Office, die sicherstellt, dass alle Ihre Geschäftsentscheidungen auf den neuesten Erkenntnissen beruhen.

Denn Buchhaltung funktioniert bekanntlich nicht losgelöst vom sonstigen Firmengeschehen. Im Gegenteil! Die Buchhaltung bezieht ihre Daten aus allen Geschäftsbereichen. Besonders ärgerlich wird es daher, wenn Ihre Mitarbeiter auf unterschiedlich aktuelle Dokumentenversionen zugreifen. Das ist zum einen höchst ineffizient, zum anderen kommt so schnell zu Fehlern und Verzögerungen. In der Cloud gehören solche Sorgen hingegen der Vergangenheit an: Sobald ein Mitarbeiter Daten aktualisiert, steht diese neue Version sofort auch allen anderen zur Verfügung. Somit brauchen Sie sich um einen Datenabgleich nicht mehr zu kümmern.

Eine Software, unzählige Möglichkeiten

Wissen Sie, was Ihre Kunden wirklich wollen? Möglichst realistische Umsatz- und Finanzprognosen geben hier ebenso Auskunft wie Absatzzahlen und Response Quoten. Eine nahtlose Zusammenarbeit der einzelnen Abteilungen trägt folglich nachhaltig zum Firmenerfolg bei. Ein Patentrezept für die erforderlichen Abstimmungsprozesse gibt es allerdings nicht, dafür sind die Abläufe in den Unternehmen viel zu individuell.

Moderne Buchhaltungssysteme sind heute in flexible und nutzerorientierte Cloudplattformen integriert, wie bspw. Sage Live in Salesforce. Darüber können Sie genau diejenigen Business-Apps nutzen, die Sie für Ihr Unternehmen benötigen. So passt sich Ihre Software flexibel und skalierbar genau Ihren Anforderungen an – und wird so zum idealen Partner in sich immer schneller wandelnden Zeiten. Ob Lagerhaltung, Verkauf oder Finanzen – Sie sind als Unternehmenslenker der Dirigent und entscheiden täglich neu über die Orchestrierung Ihrer Apps.

Und da der Unternehmenserfolg nicht nur von den richtigen Entscheidungen, sondern vor allem auch von der richtigen Kommunikation abhängt, darf natürlich auch der persönliche Austausch nicht zu kurz kommen. Egal ob Sie Ihre Mitarbeiter über verschiedene Standorte verteilt arbeiten, aus dem Home Office oder mobil von unterwegs – integrierte Kommunikationstools ermöglichen hier schnelle Abstimmungsprozesse. Haben Sie Fragen zu einer Buchung? Haken Sie gleich bei der verantwortlichen Kollegin nach. Möchten Sie die aktuellen Geschäftsentwicklungen mit Ihrem Partner besprechen? Dann werfen Sie gemeinsam einen Blick auf Ihre Unternehmensdaten und diskutieren Sie Ihr weiteres Vorgehen. Mit Sage Live und Salesforce brechen Sie Datensilos auf und haben alle entscheidungsrelevanten Daten stets zur Hand. Auch mobil und damit unabhängig von Standort, Zeit oder Endgerät.

Das macht sich vor allem auch bei Abwesenheiten bezahlt: Ist ein Kollege erkrankt oder im Urlaub, müssen Sie dennoch auf seine Daten zugreifen können. Statt dafür umständlich ins Büro zu fahren und die Informationen mühevoll auf dem Rechner Ihres Mitarbeiters zu suchen, loggen Sie sich zu diesem Zweck einfach mit ihrem eigenen Laptop in die Cloud ein – und haben sofort alle Prozesse und Daten zur Hand.

Buchhaltung wird smart

Apropos unterwegs: Wo sammeln Sie eigentlich Ihre Bewirtungsbelege, Tankquittungen und Parkscheine? Wer hier nicht sorgfältig ist, dem fehlt am Ende des Monats das ein oder andere Dokument. Und ohne Nachweis keine Buchung. So können Sie weder die Ausgabe als solche geltend machen noch die Umsatzsteuer vom Finanzamt zurückfordern. Wie schön wäre es, wenn alle Belege direkt digitalisiert und automatisch zugeordnet sowie verbucht würden.

Genau dieser Wunsch wird mit PEGG jetzt Realität! Dabei handelt es sich um ein Chatbot. In der Praxis bedeutet das: Sobald Sie an der Kasse einen Beleg bekommen, verschicken sie ihn zusammen mit einer kurzen Text- oder Sprachnachricht – den Rest erledigt Ihre Buchhaltungssoftware für Sie. Fehlen noch Daten, fragt PEGG nach. Genauso können auch Sie sich an das System wenden und Informationen anfordern. Sie erscheinen dann umgehend auf Ihrem Handy.

Im Zeitalter von Industrie 4.0 und intelligenter Vernetzung braucht sich die Buchhaltung künftig also nicht mehr zu verstecken. Und statt öde und zeitraubend präsentiert sie sich smart und innovativ. Damit gewinnt die Buchhaltung deutlich an Attraktivität und wird zu Ihrem täglichen Sparringspartner auf dem Weg zum Unternehmenserfolg.