HR im Wandel: Vom Verwalter zum strategischen Partner – Effizienzsteigerung durch Employee-Self-Service-Lösungen

Im Kontext der zukünftigen Ausrichtung des HR-Managements auf Employee-Self-Service Lösungen lautet das Leitmotiv eindeutig: Verwaltung minimieren, Effizienz maximieren. Denn wo früher administrative Aufgaben im Fokus standen, müssen sich die HR-Mitarbeiter jetzt strategischen Herausforderungen stellen. Sie sind für das Recruiting und Talentmanagement verantwortlich, beteiligen sich maßgeblich an der Ressourcenplanung und bringen das interne sowie externe Employer Branding voran. Soweit die Theorie. Die Praxis sieht vielerorts aber noch ganz anders aus: Statt sich für den Unternehmenserfolg zu engagieren, sind die HR-Mitarbeiter überwiegend damit beschäftigt, Stundenzettel zu prüfen, Urlaubsanträge abzuheften und Personalstammdaten zu aktualisieren.

Der aktuelle PwC Trend-Barometer zum Thema „People Management 2030“ verzeichnet einen klaren Aufholbedarf in mittelständischen HR-Abteilungen: Fast die Hälfte der befragten Experten sieht ihr Unternehmen schlecht auf die Zukunft vorbereitet. Demnach zählen zu den wichtigsten Schlüsselfunktionen im People Management der Zukunft: Talentmanagement, Datenmanagement, Transformations- und Change-Management, Entwicklungs- und Laufbahngestaltung sowie Kulturentwicklung. Diese Bereiche seien aber auch die, für die nur wenig Vorbereitung stattfinde. Kein Wunder, wenn zu den ohnehin zeitaufwendigen administrativen Aufgaben neue Herausforderungen kommen und People Leader nebenbei auch noch ihre Kompetenzen ausbauen und sich weiterbilden müssen. Innovative IT-Lösungen können die Personalabteilung an dieser Stelle sinnvoll entlasten – und Freiraum schaffen für die wirklich wichtigen Aufgaben.

Employee-Self-Service-Lösungen und Collaboration entlasten die Personalabteilung

Die HR-Abteilung muss vom Dienstleister der Mitarbeiter zum strategischen Partner des gesamten Unternehmens werden. Derzeit geht aber zu viel Zeit verloren, um zum Beispiel Fahrtkosten zu ermitteln, Adressänderungen einzupflegen und Resturlaube zu errechnen. Die Lösung: Solche To-dos können die Fachkräfte dank Mitarbeiterportal Software als sogenannten Employee-Self-Service Lösungen einfach selbst erledigen. Das entlastet nicht nur die HR-Profis, sondern nimmt auch die Mitarbeiter in die Pflicht: Sie sind verantwortlich für ihre Daten. Ist die Steuernummer nach einer Heirat nicht geändert, lässt sich das Versäumnis nicht mehr der Personalabteilung zuschreiben. Das Gleiche gilt für zu spät abgegebene Urlaubsanträge oder Reisekostenabrechnungen und andere Formulare. Zugleich bedeutet dieses Vorgehen mehr Freiheiten für die Mitarbeiter bei der Verwaltung ihrer Daten und Anträge. Die Einführung von Mitarbeiterportal Software kann also als Erfolg für alle Beteiligten verbucht werden.

Tipp:
Führungskräfte und Mitarbeiter direkt in Personalprozesse einbinden mit Mitarbeiterportal Software

Grundsätzlich gilt es, bei einer solchen Implementierung drauf zu achten, dass die Funktionen der Mitarbeiterportal Software in ein ganzheitliches HR & People System eingebunden sind. Solche kollaborativen HR Systeme werden den Anforderungen moderner Arbeitsweisen gerecht und gehen weit über die bloße Bereitstellung von Self Services hinaus. Sie ermöglichen nicht nur die Darstellung komplexer Teamstrukturen, wie sie beispielsweise in Projektorganisationen für das effiziente Personalmanagement benötigt werden, sondern dienen auch als Kommunikationsplattform zwischen Mitarbeitern, Führungskräften und Personalabteilung.

Durch die Automatisierung wiederkehrender administrativer Aufgaben und Prozesse können der gesamte Lebenszyklus der Mitarbeiter begleitet und unterstützt werden. Dies trägt zu einer höheren Transparenz für die HR-Abteilung bei und verbessert die Benutzererfahrung für die Mitarbeiter. HR-Software und das Management der Mitarbeitererfahrung ergänzen sich in einem einzigen System. Diese „Mitmach“-Strategie entspricht insbesondere dem Bedürfnis der Mitarbeiter nach Flexibilität und Selbstkompetenz und bildet die Grundlage für zukünftige Organisationsformen, die sich ständig verändern.

Ein besserer Überblick und mehr Zeit für strategische Fragen mit Employee-Self-Service Lösungen

Mit den frei gewordenen Ressourcen können sich die HR-Profis dann mit den wirklich wichtigen Fragen ihres Fachs beschäftigen und so der Unternehmensführung fundierte Entscheidungsgrundlagen liefern. Welche Beschäftigungsmodelle sind derzeit gefragt? Wer ist gerade im Urlaub, auf Weiterbildung oder geschäftlich unterwegs – und daher für ein kurzfristiges Projekt nicht verfügbar? Welche Altersstruktur hat die Belegschaft? Ist in nächster Zeit womöglich mit einer größeren Pensionierungswelle zu rechnen? Diese und mehr Fragen sind zentral für eine strategische Personalplanung, die auf Fakten basiert und sich an aktuelle Entwicklungen anpasst. Smarte HR-Lösungen generieren die Antworten auf Knopfdruck und bereiten sie zudem grafisch auf. Diagramme und Charts schaffen Transparenz und machen die wesentlichen Aussagen visuell deutlich. Doch nicht nur das: Dank „Was-wäre-wenn“-Analysen lassen sich binnen Sekunden sogar verschiedene Szenarien durchspielen. In einer sich stetig wandelnden Arbeitswelt sind HR-Mitarbeiter auch Change- und Krisenmanager. Um für alle Entwicklungen bestmöglich gerüstet zu sein, sind solche Gedankenspiele für sie von großer Bedeutung.

Fazit: Intelligente Software und kontinuierliche Weiterbildung für eine sichere Zukunft

In einer Zeit, in der sich Unternehmen rasch verändern und anpassen müssen, wird die Rolle der HR-Abteilung immer wichtiger. Es liegt an jedem Unternehmen, sicherzustellen, dass seine HR-Profis die Ressourcen und Werkzeuge haben, um strategische Partner zu sein und den Wandel voranzutreiben. Die Implementierung von Mitarbeiterportal-Software und kollaborativen HR-Systemen ist ein wichtiger Schritt in die richtige Richtung. Darüber hinaus ist es auch entscheidend, kontinuierlich in Schulungen und Weiterbildungsprogramme zu investieren, damit HR-Mitarbeiter ihre Fähigkeiten auf dem neuesten Stand halten und sich den neuen Anforderungen anpassen können. Die Zukunft des HR-Managements ist spannend und voller Möglichkeiten – und Unternehmen, die in die Modernisierung ihrer HR-Abteilungen investieren, werden besser positioniert sein, um die Herausforderungen von morgen zu bewältigen.

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