Sage 50 erklärt, wie man eine Rechnung schreibt

Eine korrekte Rechnungsstellung ist das A und O bei der Auftragsbearbeitung. Unser Blogbeitrag erklärt, was Sie beachten müssen und wie Sie Fehler am besten vermeiden.

Im Regelfall muss für erbrachte Leistungen oder den Verkauf eines Produktes eine Rechnung gestellt werden, damit Sie als Unternehmen Ihr Geld erhalten. Dies sollte spätestens 6 Monate nach der Leistungserbringung geschehen, wobei der Monat der Leistungserbringung nicht mitgezählt wird. Nur so behalten Sie Anspruch auf Bezahlung.

Auch wenn das Schreiben einer Rechnung an sich kein Hexenwerk ist, gibt es einiges zu beachten. Denn damit eine Rechnung korrekt und vollständig daherkommt, müssen eine Reihe von Angaben unbedingt in die Rechnung. Dazu gehören:

Angaben zum Rechnungssteller (Ihr Unternehmen)

• Name und Anschrift des Rechnungsstellers
• Steuernummer oder Umsatzsteueridentifikationsnummer (USt-IdNr.)

Angaben zum Rechnungsempfänger (Ihr Kunde)

• Name und Anschrift

Formalia der Rechnung

• Ausstellungsdatum
• Rechnungsnummer (fortlaufend)
• Bezeichnung der erbrachten Leistung bzw. verkauften Gegenstände mit Angabe zur Menge
• Zeitpunkt der Leistungserbringung bzw. Lieferung
• Rechnungsendbetrag (falls eine Minderung vereinbart wurde: Rabatt oder Skonto)
• Umsatzsteuersatz und daraus resultierender Steuerbetrag oder einen Hinweis zur Steuerbefreiung

Haben Sie die Rechnung erstellt und geprüft, übermitteln Sie diese am besten per Post, Fax oder elektronisch. Seit einigen Jahren erlaubt es der elektronische Übertragungsweg der Rechnung, dass auch Rechnungsempfänger zum Vorsteuerabzug berechtigt sind. Um Fehler zu vermeiden, lohnt sich der Einsatz einer Vorlage, die in jeder gängigen kaufmännischen Softwarelösung bereits enthalten ist. Mit dieser Vorlage sind Sie auch dann auf der sicheren Seite, wenn es schnell gehen muss, denn das wichtige Format der Rechnung muss nicht mehr angepasst werden. So können Sie Fehler vermeiden, indem Sie lediglich die rechnungsspezifischen Angaben ändern.

Kleinunternehmer aufgepasst

Als Kleinunternehmer oder Startup mit geringen Umsätzen genießen Sie einige Vorteile bei der Rechnungsstellung. Lag Ihr Umsatz im letzten Jahr bei nicht mehr als 17.500 Euro und wird er in diesem Jahr voraussichtlich nicht höher als 50.000 Euro ausfallen, dann profitieren Sie von der Kleinunternehmerregelung.

In diesem Fall ist Ihr Unternehmen von der Umsatzsteuer befreit. Es gibt aber noch mehr Gründe für eine Umsatzsteuerbefreiung: So sind etwa Leistungen im Rahmen von Heilberufen, aus der Tätigkeit als Versicherungsvertreter, Schul- und Bildungszwecke und vieles mehr von der Umsatzsteuer befreit. Fallen Sie unter die oben genannte Kleinunternehmerregelung, wird in der Rechnung dann keine Umsatzsteuer ausgewiesen. Stattdessen wird darauf hingewiesen, dass gemäß § 19 UStG keine Umsatzsteuer im Rechnungsbetrag enthalten ist.

Die Befreiung von der Umsatzsteuer führt allerdings nicht automatisch dazu, dass Sie auch keine Steuernummer angeben müssen (siehe § 14 UStG 4,2). Auf der sicheren Seite sind Sie, wenn Sie diese Angabe unabhängig von einer Umsatzsteuerbefreiung in Ihre Rechnungen aufnehmen. Diese Regelung ist jedoch freiwillig und muss nicht in Anspruch genommen werden. Einige Kleinunternehmer geben trotz der Regelung eine Umsatzsteuererklärung ab.

Fazit

Wenn Sie die wichtigsten Formalia der Rechnungsstellung beachten, sollte das Schreiben von Rechnungen kein Problem mehr darstellen. Eine Arbeitserleichterung stellt eine Vorlage da. Damit eine von Ihnen ausgestellte Rechnung vom Finanzamt Ihres Kunden anerkannt wird, muss sie lesbar sein und der Inhalt darf nicht nachträglich verändert worden sein. Diese Unveränderlichkeit bezieht sich auf beide Seiten: Weder der Rechnungsaussteller, noch der Rechnungsempfänger dürfen nachträglich Änderungen vornehmen.