Runter vom Aktenberg: Wie Sie mit der digitalen Personalakte Zeit und Kosten sparen (Infografik)

Papier ist geduldig. Das gilt bis heute auch in der Personalarbeit vieler Unternehmen. Die Folge: Die Verwaltung der Mitarbeiterdaten und -dokumente kostet die Betriebe enorm viel Geld, Zeit und Platz. Dabei gibt es gerade hier ein großes Digitalisierungspotenzial: Wir stellen die Vorteile einer digitalen Personalakte (DPA) vor.

Vorteile einer Digitalen Personalakte

Zufriedenheit ist der beste Motivator. Doch für strategische Aufgaben fehlt den Personalabteilungen häufig die Zeit. Zu hoch ist der Verwaltungsaufwand: Vielerorts wühlen sich Personaler Tag für Tag durch Aktenberge und sortieren Bewerbungsunterlagen, Personalfragebögen, Einstellungsbeurteilungen, Arbeitsvertrag, Lohn- und Gehaltsänderungen, Krankheitsbescheinigungen oder Abmahnungen ein und aus. Hinzu kommt die mühsame Suche, denn benötigte Dokumente liegen längst nicht immer am richtigen Ort. Da wundert es nicht, dass bei konventioneller Aktenhaltung etwa 15 Prozent der Arbeitszeit für die Recherche gewünschter Informationen verloren geht.

In Zeiten der Digitalisierung lassen sich diese zeitfressenden Verwaltungshürden mühelos überwinden. Denn damit stehen sämtliche Informationen zu jedem einzelnen Mitarbeiter im Handumdrehen zur Verfügung. Als zentrales und zuverlässiges Informations- und Ablagesystem bündelt die digitale Personalakte alle relevanten Mitarbeiterdaten und -Dokumente in einem elektronischen Ordner – und zwar unabhängig von Dokumentart und Format. Neben Stammdaten, Personalnummer und anderen mitarbeiterrelevanten Daten lassen sich auch eingescannte Originalzeugnisse, Krankmeldungen, unterschriebene Arbeitsverträge oder digitale Dokumente wie Lohnabrechnungen und Rentenbescheinigungen unkompliziert per Mausklick in der korrekten Akte ablegen. Das schont nicht nur die Nerven der Personaler. Es schafft Gestaltungsspielräume für wichtige Personalaufgaben, die der Mitarbeiterbindung dienen. Und es hilft, gesetzliche Anforderungen, wie Aufbewahrungsfristen besser im Griff zu haben. Darüber hinaus zahlt sich fürs ganze Unternehmen aus. Die Vorteile einer Digitalen Personalakte liegen va. in folgenden Bereichen:

Weniger Kosten dank der digitalen Personalakte

Papier, Kopien, Ordner und Schränke – mit der digitalen Personalakte lässt sich jede Menge Geld sparen. Hinzu kommen weniger Ausgaben für Archivmiete und Raumkosten. Insgesamt können Unternehmen ihre Kosten hier um bis zu ein Drittel reduzieren. Bei circa 35 Euro, die pro Papierakte jährlich zu Buche schlagen, kommt da – je nach Unternehmensgröße – eine erhebliche Summe zusammen.

Zeit sparen mit der digitalen Personalakte

Mit der digitalen Personalakte laufen administrative Arbeiten wesentlich schneller und effizienter: Einer Studie zufolge sinkt die Ablagezeit pro Vorgang durchschnittlich um zwei Minuten, die Suchzeit sogar um bis zu fünf Minuten. So gewinnen Personaler bis zu drei Stunden pro Woche, die sie für wichtige strategische Aufgaben nutzen können.

Ratgeber: Einführung einer Digitalen Personalakte

Unser Leitfaden liefert wichtige Hintergrundinformationen:

• Welche Voraussetzungen müssen gegeben sein?
• Was kann die digitale Personalakte?
• Was gehört rein - was gehört nicht rein?
• Wie sieht eine strukturierte Einführung aus?

 

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Höhere Transparenz

Papier ist nicht nur geduldig, mitunter verschwindet es auch. So kommen circa drei Prozent aller herkömmlichen Akten und Dokumente abhanden. Und auch korrekt abgehefteter Schriftverkehr ist zuweilen nur schwer auffindbar. In der digitalen Personalakte stehen dank Schlagwortsuche dagegen sämtliche Informationen sofort bereit. Übersichtliche Reports sorgen dafür, dass der Status von Akten sowie deren Bearbeitung jederzeit im Blick bleibt. Mitarbeiter und Führungskräfte erhalten standortunabhängig Zugriff auf die für sie relevanten Dokumente und können gespeicherte Daten und Listen jederzeit auf Knopfdruck einsehen.

Erhöhter Datenschutz

Die besonderen Sicherheitsanforderungen, die bei der Bearbeitung von Akten und Dokumenten im Personalmanagement gelten, lassen sich mit der digitalen Personalakte mühelos erfüllen. So schützt ein Berechtigungskonzept die Dokumente vor unerlaubtem Zugriff. Dadurch erhält jeder Mitarbeiter genau die Informationen, die er benötigt. Zudem lassen sich kritische Bearbeitungsaktionen, wie etwa das Löschen oder Verschieben von Dokumenten oder Akten, zuverlässig überwachen.

Hilfreiche Artikel zur Personalakte

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• Ratgeber: 11 Tipps zur Einführung einer Digitalen Personalakte
• Mehr Zeit für die Mitarbeiterbindung: So schafft die Digitale Personalakte mehr Gestaltungsspielraum
• Best Practice: Mit leichtem Gepäck umziehen dank Digitale Personalakte
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