Reform 2014: Was kosten Dienstreisen Ihrem Unternehmen?

Einfacher und schneller sollen künftig die Reiskosten abgerechnet werden. Seit Januar in Kraft getreten bringt die Reisekostenreform einige Änderungen mit sich. Wichtigste Neuerung ist der Austausch der regelmäßigen Arbeitsstätte durch die erste Tätigkeitsstätte. Sie wurde neu definiert. Außerdem gibt es neue Pauschalen.

Die erste Tätigkeitsstätte ist die Grundlage für eine gesetzeskonforme Reiskostenabrechnung sowie der Bemessung von Fahrtkostenzuschüssen und dem geldwerten Vorteile bei der Nutzung eines Dienstwagens. Der Arbeitgeber ist daher verpflichtet sie anhand fester Kriterien zu bestimmen.

Dabei sind drei Unterscheidungen zu treffen:

1. Ortsfest: Der Arbeitsplatz muss an einem festen Platz eingerichtet sein.
2. Dauerhaft: Der Arbeitnehmer muss entweder unbefristet, für die Dauer seines gesamten Dienstverhältnisses oder für mehr als 48 Monate an der Tätigkeitsstelle tätig werden. In Ausnahmefällen gelten auch kürzere Befristungen.
3. Zugeordnet: Der Arbeitgeber legt diese ortsfeste Einrichtung des Arbeitnehmers fest.

Ausnahmen sind das Home-Office, ein Fahrzeug, Flugzeug oder Schiff, ein weiträumiges Arbeitsgebiet, Sammel- und Treffpunkte sowie eine festgelegte Einrichtung (z. B. Zentrale), an der der Arbeitnehmer in Wirklichkeit gar nicht tätig ist. Baustellen sind im Regelfall keine ersten Tätigkeitsstätten.

Die Prüfung aller Arbeitsverhältnisse spart bares Geld

Wenn es ein Unternehmen versäumt eine Tätigkeitsstätte anzugeben, gilt automatisch der Ort, an dem der Arbeitnehmer mindestens ein Drittel seiner Arbeitszeit verbringt, als erste Tätigkeitsstätte. Trifft auch dies auf keinen Ort zu, gilt gesetzlich jede Arbeit außerhalb der Wohnung als Auswärtstätigkeit – und bringt damit jeweils den Anspruch auf Reisekostenvergütung mit sich. Damit stehen dem Beschäftigten steuerfreie Verpflegungspauschalen und der Fahrtkostenersatz zu. Und darin zeigt sich auch, warum es Sinn macht, die Tätigkeitsstätte genau zu prüfen.

Vereinfachung der Verpflegungspauschalen

Künftig gibt es nur noch zwei Arten von Verpflegungspauschalen, die wie bislang in den ersten 3 Monaten der Auswärtstätigkeit steuerfrei gezahlt werden können.

• 12 €: Eintägige Reise mit mehr als 8 Stunden Auswärtstätigkeit, zweitägige Reise ohne Übernachtung oder für die An- und Abreisetage bei mehrtägigen Dienstreisen mit Übernachtung
• 24 €: Auswärtstätigkeit mit Übernachtung an, wenn der Arbeitnehmer mindestens 24 Stunden von seiner Wohnung abwesend ist

Nach wie vor mindern sich die Pauschalen, wenn der Mitarbeiter Essen bekommt. Beim Frühstück sind es 20% weniger, bei Mittag- und Abendessen um jeweils 40%. Kaffee und Kuchen wird nicht abgezogen. Kostenlose oder verbilligte Mahlzeiten sind ab 2014 in Zeile 2 der Lohnsteuerbescheinigung mit dem Großbuchstaben „M“ zu kennzeichnen.

Deckelung bei den Unterkunftskosten

Ebenfalls geändert haben sich die Unterkunftskosten. Bei auswärtigen Tätigkeiten am gleichen Ort sind diese nur für maximal 48 Monate ohne Betragsgrenze steuerfrei erstattungsfähig. Danach sind höchstens 1.000 Euro monatlich inklusive aller Nebenkosten zurückzuzahlen.

Doppelte Haushaltsführung wird einfacher

Seit 2014 müssen Sie als Arbeitgeber nicht mehr wie bislang prüfen, ob bei einer doppelten Haushaltsführung die Unterkunftskosten „angemessen“ oder „notwendig“ sind. Damit entfällt auch die Wohnraumbegrenzung auf maximal 60 qm. Stattdessen bringt das Jahr 2014 einen pauschalen monatlichen Höchstbetrag von 1.000 Euro inklusive aller Nebenkosten mit sich.

Von Matthias Tandler