Moderne Businesswelt: Sind Sie bereit für Ihr nächstes unternehmerisches Ziel?

Die Digitale Transformation ist bereits seit mindestens 20 Jahren in vollem Gange. Sie greift in alle Lebens- und Arbeitsbereiche ein. Längst haben wir uns daran gewöhnt, mit Hard- und Software unseren Büroalltag zu gestalten. Nach Smartphones, Social Media, Cloud oder Industrie 4.0 treten wir in immer neue Phasen der digitalen Transformation, die u.a. mit den Buzz Words „Big Data“, „Internet der Dinge“ sowie  „Künstliche Intelligenz“ verbunden sind. Wohin geht die Reise in Ihrem Unternehmen? Wie können Sie Schritt halten? Was ist Ihr nächstes unternehmerisches Ziel?

Die Reise in die Cloud

Vor allem das Arbeiten in der Cloud setzt sich immer weiter durch. Vor über 10 Jahren haben wir bereits den ersten Lohn in die Cloud gebracht und vielen Kleinunternehmern eine attraktive Möglichkeit der selbständigen Lohnabrechnung ermöglicht. Das war nur der Anfang. Die Cloud ist erwachsen geworden und auf Siegeszug. Inzwischen bringen wir vom „kleinen“ Lohn bis zum Enterprise Management Anwendungen in die Cloud. Lösungen von Buchhaltung und Rechnungswesen bis hin zur Unternehmenslösung und Personalmanagement sind vereint und ermöglichen einen integrierten Einsatz der benötigten Anwendungen im Unternehmen. Diese Vernetzung aller Systeme fordert nun aber auch Anpassungsleistungen in der Organisation und im Verhalten der Nutzer. Denn ein digital transformiertes Unternehmen braucht neben allzeit verfügbaren Daten vor allem smarte Mitarbeiter.

Business Intelligence treibt die Organisationsentwicklung

Unternehmen sind heute von internen und externen Daten mindestens so abhängig wie von den Produktionsmitteln Strom, Wasser und Telekommunikation. Damit sie aber produktiv nutzbar werden, müssen sie vernetzt und integriert und überall verfügbar sein, was aber nur in wenigen Unternehmen der Fall ist. Denn bis heute werden Daten in den meisten Organisationen streng nach Abteilungen gesammelt, aufbereitet und genutzt. So hat Human Resources seine Datensysteme und füttert sie händisch mit Daten. Genauso füllen Rechnungswesen, Produktion, Marketing, Vertrieb und Management eigene Datensilos, die sie oftmals auch streng gegen den Zugriff anderer Abteilungen abschirmen. Unternehmen, die heute keine Datenintegration zur gemeinsamen Nutzung aller vorhandenen Informationen organisieren, verschenken dabei wichtige Potenziale. Unter dem Buzz Word „Business Intelligence“ oder „Business Analytics“ stehen heute Anwendungen zur Verfügung, die alle Daten für alle Abteilungen nutzbar machen. Wer die gesamte interne Leistungserbringung und die dadurch gewonnenen Daten mit externen Datenquellen verbindet, kann per Mausklick jederzeit alle wichtigen Entwicklungen und Parameter messen, analysieren und zuverlässig Forecasts erstellen. So liefern Business Intelligence Anwendungen neue Erkenntnisse, informieren Controlling und Management. Die ausgewerteten Daten liefern so die Grundlagen für Entscheidungen und neue Geschäftsmodelle.

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Daten in der Cloud: einmal erfasst nutzen sie allen Abteilungen

Die Aus- und Wechselwirkungen sowie der Nutzwert dieser Datenintegration sind für alle Unternehmensbereiche enorm. Wenn alle Daten zentral zusammenlaufen, können alle Abteilungen in der Cloud darauf zugreifen und damit arbeiten. Und das sowohl für die Planung als auch die Abwicklung von Projekten und Aufträgen. Fünf Beispiele illustrieren dies:

1. Personaleinsatz- und Ressourcenplanung

Jeder Kunde möchte heute wissen, bis wann ein Produzent die bestellte Ware herstellt und ausliefert oder ein Projekt ausführen kann. Nur wer exakt weiß, wie lange aktuelle und bereits zugesagte Aufträge und Projekt dauern, wie viel Personal dafür im Einsatz ist, welche Maschinenkapazitäten dafür verplant sind, kann exakt berechnen, bis wann er ein neues Projekt planen und zusichern kann. Um diese Anforderungen zu erfüllen, braucht der Vertrieb exakte Daten aus HR und ERP (Enterprise Resource Planning). Wer also per Mausklick seine freien Kapazitäten in einer Cloud abrufen kann, kann für neue Aufträge planen. Umgekehrt kann eine solche vorausschauende Planung auch das Signal geben, dass HR Personal beschaffen muss, um einen Auftrag annehmen zu können. Die Produktionsplaner sind in der Lage, ihre Betriebsmittel rechtzeitig zu ordern. Und wenn ein Projekt gelaufen ist, dienen alle während des Projektes erfassten Daten wie Zeitaufwand des eingesetzten Personals, verbrauchte Vorprodukte, Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe und Maschinenlaufzeiten dabei, die Rechnung zu erstellen. Und das Controlling kann ebenfalls erkennen, ob Abweichungen eine Feinsteuerung für künftige Projekte oder deren Kalkulation für die Angebotserstellung notwendig machen.

2. Marketing-Controlling

Ein Unternehmen, das heute mit Onlineshops oder mehreren Filialen arbeitet, ist darauf angewiesen, in Echtzeit zu wissen, wie sich seine Online- und Offline-Marketingmaßnahmen auswirken. Welche Werbemittel stimulieren den Abverkauf, welche wirken nicht? Wie entwickeln sich die Umsätze einzelner Waren oder Warengruppen und wie können Werbung und Vertrieb für einen rechtzeitigen Abverkauf der Produkte am Ende ihres Lebenszyklus sorgen? Ein Zusammenspiel der Datensätze aus verschiedenen Unternehmensbereichen macht es hier möglich, nicht nur das Management der Marketingmaßnahmen sondern auch die Produktion zu optimieren.

3. Warenwirtschaft und Lagermanagement

Große Vorteile einer Vernetzung aller Unternehmensteile ziehen auch die Logistiker aus einer gemeinsamen Datenhaltung in der Cloud. Sie können beispielsweise bei einer Bestellung sofort benachrichtigt werden, wenn die Lagerbestände für die Umsetzung nicht ausreichen. Abhängig auch von äußeren Einflüssen können sie ihre Lagerbestände rechtzeitig erhöhen. So weiß ein Getränkehersteller, der die Wettervorhersage in sein Business Intelligence-System integriert hat, dass er die Produktionsmenge bestimmter Produkte hochfahren muss, wenn die Temperaturen dauerhaft auf über 30 Grad Celsius steigen.

4. Wissens- und Informationsmanagement

Letztlich ermöglichen integrierte und damit verfügbare Daten eine neue Form der Zusammenarbeit, die Abteilungsdenken und –handeln überwindet. Wenn die HR-Abteilung auf Daten zugreifen kann, die den Einsatz der Mitarbeiter in der Produktion dokumentieren, erübrigt sich die Zeiterfassung mit Stundenzetteln. Wenn der Vertriebsmitarbeiter auf Vertragstexte, Stammdaten und das CRM-System zugreifen kann, kann er Verträge schneller erstellen oder anpassen. Wenn die IT-Mitarbeiter auf den Quell-Code aller Anwendungen zugreifen können, müssen sie in neuen Projekten das Rad nicht immer neu erfinden. Kurzum: Wer das vorhandene Wissen in einem Unternehmen für Mitarbeiter öffnet, erhöht ihre Produktivität.

5. Rechnungswesen profitiert von Datenintegration am meisten

Der größte Profiteur eines digital komplett vernetzten Unternehmens ist das Rechnungswesen. Die manuelle Erfassung von Daten, mit der früher oft mehrere Datentypisten beschäftigt waren, entfällt häufig gänzlich. Kundendaten werden einmal erfasst und stehen als Stammdaten fortan überall in gleicher, validierter, historisierter und zuverlässiger Form für alle zur Verfügung. Wenn die Buchhaltung aus dem ERP-System oder direkt aus dem Online-Shop alle Daten für die Rechnungsstellung bezieht, sinkt der Arbeitsaufwand für die Rechnungserstellung und Buchhaltung enorm. Und wenn die Buchhaltung eines Einzelhandelsfilialisten oder einer Restaurant oder Franchise-Kette durch Schnittstellen mit den Kassensystemen verbunden ist, verarbeitet sie steuerrelevante Daten direkt in der Buchhaltung ohne weitere händische Eingaben.

Datenintegration gewährleistet GoBD und ist EU-DSGVO-konform

Die Sage X3 und seine Module sind für diese Anforderungen der nahtlosen und vernetzten Zusammenarbeit im Unternehmen optimiert. Je nachdem, welche Module Sie einsetzen, profitieren Sie davon, dass Sie für Ihre Steuer- und Buchhaltungspflichten eine konsistente und valide Datenbasis haben. Auf dieser Grundlage wird es Ihrem Unternehmen auch leicht fallen, die seit 2017 geltenden „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) zu erfüllen. Die wichtigste Konsequenz der neuen GoBD war ja, dass Aufzeichnungen für die Buchhaltung nicht mehr in Office-Dokumenten erfolgen durften. Denn diese sind veränderbar. Und auch die neue EU-Datenschutzgrundverordnung, die seit dem 25. Mai 2018 gilt, ist in Sage X3  umgesetzt und sichert Unternehmen eine rechtzeitige Einhaltung aller Anforderungen der EU-DSGVO.

Fazit: Digitale Unternehmen steigern Wertschöpfung und Unternehmenswert

Die Digitale Transformation ist nicht mehr aufzuhalten. So wie Daten, Informationen und das Wissen wie ein Lebenselixier durch die Unternehmen fließen, müssen auch die Menschen beweglicher, offener und dialogbereiter über alle Abteilungsgrenzen hinweg arbeiten. Führungskräfte und Mitarbeiter müssen smarter werden und eine neue Transparenzkultur entwickeln, um mit der Entwicklung Schritt halten zu können. Vor allem müssen sich Unternehmen und ihre Mitarbeiter ihren Kunden, Lieferanten und Dienstleistern öffnen und sie in ihre Abläufe sowohl auf Seiten der Daten als auch der Kommunikationswege einbinden. Die Mühe ist es allemal wert. Denn digital transformierte Unternehmen steigern dadurch ihre Wertschöpfung und den eigenen Unternehmenswert und sichern dadurch ihre Zukunft auf immer dynamischeren Märkten.