Mehr Zeit fürs Kerngeschäft: Das spricht für Lohnoutsourcing

Vielleicht kennen Sie dieses Dilemma: Sie wollen den Fokus innerhalb Ihres Unternehmens verstärkt auf Ihr Kerngeschäft legen, sind aber durch administrative Abläufe gebunden, die kaum einen Beitrag zur Wertschöpfung leisten. Es fehlt die Zeit, sich gebührend um die Mitarbeiter zu kümmern und entsprechende Ressourcen bereitzustellen, damit Innovationen und neue Geschäftsideen entwickelt werden können.

Stattdessen müssen Sie scheinbar banale Dinge wie die Lohnabrechnung organisieren und sicherstellen, dass diese ordnungsgemäß umgesetzt wird. Derartige interne „Nebenjobs“ kosten Sie Zeit und Motivation? Dann sollten Sie – getreu dem Motto „Do what you can best, outsource the rest“ – einzelne Prozesse an externe Dienstleister auslagern.

Oftmals werden schon bei den ersten Überlegungen die Stimmen von Zweiflern laut: Genau damit verliert man doch wichtiges Know-how, macht sich von Dritten abhängig und gibt wichtige Verantwortungsbereiche aus der Hand? Je nachdem, welche Teilgebiete man outsourct, mag das durchaus stimmen. Ganz anders sieht es jedoch beim Outsourcing der Lohn- und Gehaltsabrechnung aus.

Outsourcing liegt im Trend

Outsourcing liegt schon seit mehreren Jahren voll im Trend – Tendenz steigend. Geändert hat sich im Laufe der Zeit aber die Intention, warum Unternehmen Geschäftsbereiche an externe Experten abgeben: Lag der Fokus zunächst einzig und allein auf der Kosteneinsparung, verlagert er sich vor dem Hintergrund des zunehmenden Fachkräftemangels hin zu Aspekten wie Mitarbeiterzufriedenheit und Konzentration auf das Kerngeschäft. Das bestätigt auch die jüngst veröffentlichte Whitelane-Studie „IT Outsourcing Study for Europe 2015/16″.

Die Entgeltabrechnung ist gerade für mittelständische Unternehmen ein geeigneter Geschäftsbereich, um diese Ziele zu realisieren. Sie bietet zudem einen optimalen Einstieg in das Thema Outsourcing – denn die Mehrwerte sind immens, die Risiken hingegen verschwindend gering.

Entgeltabrechnung – der optimale Einstieg ins Outsourcing

Die Lohn- und Gehaltsabrechnung ist absolut dazu prädestiniert, an Dienstleister ausgelagert zu werden:

• Sie trägt nicht zur Wertschöpfung bei.
• Sie ist kein betriebliches Alleinstellungsmerkmal.
• Sie erzielt keine Wettbewerbsvorteile.
• Sie hat wenig bis gar keine Anknüpfungspunkte zu anderen Geschäftsbereichen.
• Sie ist in sich geschlossen.
• Sie ist hoch standardisiert.
• Sie erfordert nur minimalen Abstimmungsbedarf.
• Sie benötigt enormes Fachwissen, das ständig aktualisiert und geschult werden muss.

Mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge

Unternehmen – gleich welcher Größe und Branche – sind steuer- und sozialrechtlich dazu verpflichtet, Gehaltsabrechnungen zu erstellen. Und zwar fristgerecht. Doch gerade der Mittelstand ist in der Regel nicht mit einer üppigen Abteilung für Lohnbuchhaltung ausgestattet. Je nach Größe übernehmen diese Aufgabe häufig Mitarbeiter als Zusatzaufgabe – neben ihrem eigentlichen Hauptgeschäft. Die Entgeltabrechnung wird so zu einer internen Nebenbelastung. Damit aber werden wertvolle Ressourcen gebunden, die eigentlich für die wertschöpfenden und marktpositionierenden Geschäftsbereiche dringend benötigt werden.

Entfällt diese Aufgabe, können Mitarbeiter ihre Energie – ihren Kernkompetenzen entsprechend – für den Unternehmenserfolg einsetzen. Das kommt nicht nur der Organisation zugute, sondern wirkt sich auch auf die Motivation und das Engagement der Mitarbeiter aus.

Verantwortung abgeben, Risiken auslagern

Doch auch wenn das Unternehmen über einen eigenen Lohnbuchhalter verfügt, ist es damit längst nicht alle Sorgen los: Was passiert, wenn dieser Mitarbeiter plötzlich erkrankt oder unerwartet aus dem Unternehmen ausscheidet? Dann ist guter Rat teuer – und schneller Ersatz schwer zu finden. Wird die Entgeltabrechnung aber von einem externen Dienstleister übernommen, so trägt dieser das Ausfallrisiko. Zudem verfügen Anbieter in der Regel über ausreichend spezialisiertes Personal, um personelle Turbulenzen zu kompensieren.

Doch damit nicht genug: Outsourcing-Partner übernehmen auch die Haftung für eventuelle Termin- und Fristüberschreitungen. Dadurch entstehende Säumniszuschläge müssen diese selbst verantworten und zahlen. Outsourcing im Lohnbüro bedeutet damit – neben der Entlastung der wertvollen Fachkräfte – auch ein Mehr an Rechtssicherheit.