Wie Sie dank der digitalen Personalakte DSGVO-konform in Ihrem Unternehmen sind

Seit Inkrafttreten der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) müssen Unternehmen deutlich höhere rechtliche Hürden im Umgang mit Mitarbeiterdaten meistern. Digitale Technologien helfen Personalverantwortlichen, dabei jederzeit fest im Sattel zu bleiben. So bleiben Sie beispielsweise Dank Digitale Personalakte DSGVO konform.

In den meisten Personalabteilungen herrscht reges Treiben: Mitarbeiter geben Krankmeldungen ab oder nehmen Bescheinigungen in Empfang, Bewerber warten auf Gespräche. Da fällt es schwer, den Überblick zu behalten. Wie schnell ist da ein Unbefugter ins Büro gehuscht und hat mit seinem Smartphone herumliegende Dokumente mit sensiblen Mitarbeiterinformationen abfotografiert?

Mehr Datenschutz-Sicherheit: Digitale Personalakte DSGVO konform

Solche Vorfälle können Unternehmen teuer zu stehen kommen. Denn Verstöße gegen die EU-DSGVO werden seit 2018 mit hohen Geldbußen geahndet – egal, wie groß das Unternehmen ist. Von der DSGVO sind praktisch alle Firmen betroffen, die innerhalb der EU personenbezogene Daten erheben, speichern und verarbeiten. Personalabteilungen müssen jedoch nicht nur Auskunft darüber geben können, welche Daten sie speichern und was sie damit beabsichtigen, sondern zum Beispiel auch, wann diese gelöscht werden. Bei Sicherheitslücken können Beschäftigte sogar Schadenersatz fordern. Deshalb gilt: Der Schutz personenbezogener Mitarbeiterdaten kann gar nicht hoch genug sein.

Elektronische Barrieren verhindern unerlaubten Zugriff und verbessern den Datenschutz

Mit der digitalen Personalakte lassen sich diese besonderen Sicherheitsanforderungen mühelos erfüllen. Denn während herkömmliche Akten und Hängeregister vor neugierigen Blicken oft nur unzureichend geschützt sind, lassen sich Dokumente in digitalen Ordnern mit einem Berechtigungskonzept sichern. Wer was wann einsehen darf, ist dadurch klar geregelt.

Bleibt noch ein weiteres Risiko: die Passwörter. Nach wie vor sind schwache und unsichere Passwörter nicht die Ausnahme, sondern die Regel. So liegt beispielsweise die Nummernfolge 123456 laut einer Analyse des Hasso -Plattner-Instituts auf Platz eins der deutschen Passwort-Top Ten. Deshalb gilt es, neben der Rechtevergabe die Passwörter nicht aus den Augen zu verlieren. Sie sollten regelmäßig geändert werden und den allgemeinen Sicherheitsanforderungen genügen.

Die digitale Personalakte unterstützt Personalabteilungen außerdem dabei, Termine und Compliance-Vorschriften zuverlässig einzuhalten – und zwar mithilfe eines Workflow-Managements. Zum Beispiel, wenn es darum geht, Mitarbeiterdaten fristgerecht zu löschen oder Unterlagen regelkonform zu archivieren. Und auch kritische Bearbeitungsaktionen, wie etwa das Verschieben von Dokumenten oder Akten, bleiben damit zuverlässig im Blick.

Mit digitaler Personalakte DSGVO konform und jederzeit auskunftsbereit

Die DSGVO räumt Arbeitnehmern auch das Recht ein, dass sie ihre im Unternehmen hinterlegten Daten jederzeit ohne Angabe von Gründen einsehen dürfen. Das kann bei Papierakten schon mal zum nervenaufreibenden Geduldsspiel werden. Schließlich sind längst nicht alle Dokumente immer korrekt abgeheftet. Mit der digitalen Personalakte sind Personalabteilungen auch hinsichtlich dieser Anforderung jederzeit auf der sicheren Seite. Denn dank Schlagwortsuche stehen sämtliche Informationen auf Knopfdruck bereit – und zwar standortübergreifend.

Digitale Personalakte integriert in Ihr HR-Management

Eine digitale Personalakte integriert mit einer Vielzahl weiterer leistungsstarker Tools, die Unternehmen bei zeitaufwendigen administrativen Personalaufgaben nachhaltig entlasten hilft, die Vorgaben der EU-DSGVO umzusetzen. Beispielweise mit einer Personalabrechnung, damit sich Lohn- und Gehaltsabrechnungen rechtskonform, pünktlich und fehlerfrei erstellen lassen. Die sensiblen persönlichen Daten der Mitarbeiter bleiben allerdings vor den Blicken der Lohnbuchhalter geschützt. Das ist wichtig. Denn laut DSGVO müssen Daten, die für unterschiedliche Zwecke erhoben wurden, auch getrennt verarbeitet werden.

Mit der Digitalen Personalakte erlangen Sie nicht nur ein Stück mehr Datenschutz-Sicherheit und DSGVO-Konformität. Sie ist ein wichtiger Schritt in Richtung Digitalisierung im HR und im Unternehmen. Wir haben hier auf dem Blog bereits einige Beiträge zu den Vorteilen und zu den konkreten Vorbereitungen zur Einführung einer Digitalen Personalakte veröffentlicht. Alle Artikel dazu finden Sie hier.

Hilfreiche Artikel zur Personalakte

• Runter vom Aktenberg: Wie Sie mit der digitalen Personalakte Zeit und Kosten sparen
• Ratgeber: 11 Tipps zur Einführung einer Digitalen Personalakte
• Mehr Zeit für die Mitarbeiterbindung: So schafft die Digitale Personalakte mehr Gestaltungsspielraum
• Best Practice: Mit leichtem Gepäck umziehen dank Digitale Personalakte
• Aufbewahrungsfristen Personalakten im HR: Das müssen Sie beachten