Lohnabrechnungs­software: 5 Gründe, warum Excel keine gute Option ist

Eine Lohnabrechnungssoftware? Brauchen wir nicht. Wofür gibt es Excel? Diese Haltung vertreten viele Kleinunternehmen und Gründer. Hier ist allerdings Vorsicht geboten. Denn das Tabellenkalkulationsprogramm stößt gerade in der Lohnabrechnung an seine Grenzen. Kritisch wird es zum Beispiel bei dem Thema Datenschutz. Es gibt aber noch weitere Gründe, warum Excel keine gute Option für die Lohnabrechnung ist. Wir nennen Ihnen fünf davon.

In jedem dritten kleineren Unternehmen nutzen Mitarbeiter Excel-Tabellen, um ihre Personalangelegenheiten zu managen. Das ist das Ergebnis einer aktuellen Studie des Softwarevergleichsportals Capterra. Gerade im Bereich der Lohnabrechnung verzichten Kleinunternehmer und frisch gebackene Gründer oft auf eine passende Software. Meist aus Kostengründen.

Damit sparen sie jedoch am falschen Ende, wie diejenigen, die Tag für Tag mit dem IT-Kompromiss leben müssen, beklagen. Mehr als jeder zweite Personalexperte ist unzufrieden mit dem digitalen Status quo in seinem Unternehmen. Das geht aus dem HR-Software-Report 2019 des Magazins personalmanager hervor. Zum Beispiel, weil die benutzte Software Prozesse nicht passgenau abbildet. Viele Anwender vermissen außerdem Schnittstellen zu anderen Systemen.

Grund 1 – Die Fehleranfälligkeit steigt

In der Lohnabrechnung ist das mehr als schlecht. Denn gerade hier erhöht das Fehlen solcher Funktionen die Fehleranfälligkeit der Prozesse – oft mit unangenehmen Folgen für die Unternehmen. Aber der Reihe nach. Jede Organisation verfügt in der Lohnabrechnung über hochindividuelle Abläufe, die sich ständig verändern. Insbesondere bei kleineren Betrieben ist die Veränderungsgeschwindigkeit oft recht hoch.

Zum Beispiel, wenn die Organisation schnell den Startup-Kinderschuhen entwächst. Umso wichtiger ist ein Lohn- und Gehaltsabrechnungs-Tool, das sich schnell und sehr flexibel den Workflows eines Arbeitgebers anpasst und via Schnittstelle automatisch alle wichtigen Daten mit anderen Systemen austauscht. Bei einer guten Lohnabrechnungssoftware ist das eine Selbstverständlichkeit.

In Excel nicht. Ändern sich Prozesse, müssen diese in dem Tabellenkalkulationsprogramm mit erheblichem Aufwand neu formatiert werden. Nimmt der Anwender in nur einem kleinen Detail eine falsche Verknüpfung vor, sind Berechnungsfehler Programm. Hinzu kommt: Excel importiert ganz im Gegensatz zu einer Lohnabrechnungssoftware keine Daten aus anderen Systemen. Stattdessen müssen die Informationen mühsam manuell aus allen relevanten Tools herausgefischt und in das Microsoft-Tool kopiert werden.

Das ist nicht nur zeitaufwändig. Auch ist die Gefahr groß, dass dabei Daten unvollständig übertragen werden. Wie schnell bleiben bei solchen Copy & Paste-Manövern Datenschnipsel auf der Strecke, weil die zu kopierenden Positionen nicht vollständig markiert wurden? Dann werden im Zweifel Sozialabgaben und Steuern in falscher Höhe abgeführt und es kommt zu Gehaltsüber- oder Unterzahlungen. Fällt das über einen langen Zeitraum hinweg nicht auf, muss der Arbeitgeber mit Strafzahlungen gegenüber dem Finanzamt und der Sozialkasse rechnen. Auch die Gehaltszahlungen an die Mitarbeiter müssen korrigiert werden. Das bringt gerade kleinere Player schnell an ihre Belastungsgrenzen.

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Grund 2 – Erstellung von Reports auf Knopfdruck und einiges mehr

Ein solches Szenario geht gerade in der heute so schnelllebigen Zeit jedoch in die völlig falsche Richtung. Was Personaler in Zeiten der Aufgabenverdichtung und sich wandelnder Unternehmensumfelder nämlich eigentlich bräuchten: mehr Zeit und Ressourcen für strategische Aufgaben. Denn diese nehmen kontinuierlich zu. Die nötigen Kapazitäten hierfür kann ihnen die richtige Lohnbuchhaltungssoftware verschaffen.

Zum Beispiel im Bereich Reporting. Vorbei die Zeiten, in denen Personalverantwortliche in Excel Daten zusammentragen und miteinander in Beziehung setzen mussten, um komplexe Balken- oder Säulendiagramme zu erstellen. Mit einer Lohnbuchhaltungssoftware geschieht auch das auf Knopfdruck. Einfach die gewünschten Parameter angeben. Ein Klick und schon liegt die Auswertung präsentationsreif vor. Einfacher geht’s nicht.

Nicht die einzige Angelegenheit, für die nur wenige Klicks auf der Tastatur nötig sind. Außerdem können Lohnzahlungen elektronisch direkt aus dem Programm heraus mit allen Steuerinformationen an die zuständige Bundes- oder Landesbehörde verschickt werden.

Und: Das System erinnert an Termine, so dass User zuverlässig Fristen einhalten. Statt automatische Erinnerungen zu verschicken, kann das System Beitragsschätzungen oder Lohnsteuervoranmeldungen aber auch komplett in Eigenregie versenden. Vollautomatisiert.

Excel kann all das nicht. Hier muss alles mühsam per Hand erledigt werden. Das grenzt an Ressourcenvernichtung. Eine Lohnabrechnungssoftware befreit dagegen von lästigen Routinearbeiten und der Inhaber oder HR können sich endlich um die wirklich wichtigen To Do’s kümmern und das Unternehmen in strategischer Hinsicht nach vorn bringen. Mission erfüllt.

Grund 3 – Datenschutz/DSGVO: Mit Lohnabrechnungssoftware auf der sicheren Seite

Überdies stehen Personalverantwortliche immer auf der sicheren Seite, dass neue gesetzliche Vorgaben und Fristen stets zuverlässig eingehalten werden. Denn die Lohnabrechnungssoftware ist dank automatischer Updates des Herstellers immer auf dem neuesten Stand und berücksichtigt Veränderungen ab dem Stichtag, an dem sie wirksam sind.

Eine Lohnabrechnungssoftware unterstützt natürlich auch zuverlässig bei der Einhaltung der Vorgaben der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Einer der Grundpfeiler der DSGVO ist der Schutz vertraulicher personenbezogener Daten. Sprich: Nur berechtigte Personen dürfen innerhalb eines digitalen HR-Tools bestimmte Daten einsehen oder verändern.

Um das zu gewährleisten, sind individuelle Zugriffsberechtigungen vonnöten. Diese stellen sicher, dass jeder Anwender nur die Informationen zu Gesicht bekommt, für die er autorisiert ist. Innerhalb einer Lohnabrechnungssoftware lassen sich benutzerdefinierte Rollen- und Berechtigungskonzepte für jeden Anwender festlegen. So gehen Unternehmen auf Nummer sicher.

In Excel gestaltet sich das erheblich komplexer. Wer schon einmal versucht hat, eine komplizierte Tabelle mit einem Passwort-Schutz zu versehen oder nur ganz bestimmte Teile eines Excel-Sheets für einen User freizugeben, dürfte anhand der Komplexität des Unterfangens schnell verzweifelt sein. Die Konsequenz: So mancher Nutzer lässt es ganz. In der Hoffnung, dass schon nichts passieren wird. Damit sind Verstöße gegen die DSGVO Programm.

Unachtsamkeiten, die im schlimmsten Fall allerdings zu einer Anzeige führen, ziehen empfindliche Konsequenzen nach sich: Unternehmen können bei extremen Verstößen gegen die DSGVO beispielsweise mit bis zu vier Prozent ihres Umsatzes bestraft werden. Das kann die Existenz kosten. Allein damit dürfte sich die Frage nach dem Kosten-Nutzen-Verhältnis einer Lohnabrechnungssoftware schon ein für allemal erübrigt haben.

Grund 4 – IT-Sicherheit: Hacker nehmen Excel ins Visier

Und dann wäre da noch die Sache mit der IT-Sicherheit. Wir alle wissen: Cyberangriffe nehmen zu. Abgesehen haben es Hacker vor allem auf personenbezogene Daten: Kontoinformationen, Namen, Adressen und Geburtsdaten. Um diese auszuspähen, nehmen sie vor allem weit verbreitete Programme ins Visier, um mit einfachen Mitteln möglichst viele Computer-Systeme mit Schadsoftware zu infizieren.

Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) warnt in diesem Zusammenhang: Vor allem die Softwareprodukte der Microsoft-Office-Familie stehen im Fokus von Cyber-Kriminellen, um gängige Schwachstellen oder unsichere Konfigurationen von Standardfunktionen der Büro-Software möglichst breit ausnutzen zu können. Also auch Excel.

Die größtmögliche Sicherheit bietet eine Lohnabrechnungssoftware aus der Cloud. Die Großrechnersysteme, auf denen die Lösung gehostet ist, entsprechen Hochsicherheitszentren. Sie verfügen über zertifizierte Prozesse, hochaktuelle IT-Sicherheitskonzepte und die Firmen warten sie rund um die Uhr. So haben Hacker keine Chance.

Grund 5 – Lohnabrechnungssoftware: Prozessoptimierung leicht gemacht

Halten wir an dieser Stelle nochmals fest: Bei der Lohnabrechnung gibt es viele heikle Punkte, an denen Fehler unbedingt vermieden werden sollten. Das betrifft unter anderem die Datensicherheit, die Qualität der Prozesse und die Datenschutzkonformität. Diese Punkte sind mit Excel nicht zuverlässig zu gewährleisten oder einzuhalten.

Mit einer Lohnabrechnungssoftware lassen sich jedoch alle Fliegen mit einer Klappe schlagen. Sie ist einfach zu bedienen, bildet alle Prozesse nahtlos und juristisch einwandfrei ab, steuert viele Vorgänge automatisch und nimmt sowohl Inhabern als auch Lohnbuchhaltern damit viel Administrationsarbeit ab. Dank regelmäßiger Upgrades und einer sicheren Wartung der IT-Landschaft in der Cloud sind zudem Lücken in der IT-Sicherheit ausgeschlossen.

Sie werden sehen – sobald:

• Lohnzettel erst einmal direkt in der Software gedruckt und per E-Mail versendet werden können,
• Lohnzahlungen elektronisch übermittelt,
• neue oder in anderen Programmen aktualisierte Mitarbeiterdaten automatisch innerhalb der Lohnabrechnungssoftware erscheinen,

wird die Entlastung für Sie oder Ihre HR-Mitarbeiter schnell spürbar sein.

Parallel dazu profitieren Ihre Arbeitnehmer von exzellenten Lohnabrechnungs-Abläufen und Sie als Unternehmer stehen auf der sicheren Seite. Denn Sie agieren jederzeit gesetzeskonform. Sie werden Ihre Workflows nie wieder anders steuern wollen.

Weitere nützliche Artikel zum Thema Lohnabrechnung

Zum Thema Lohnabrechnung haben wir hilfreiche FAQ-Artikel, teils mit anschaulichen, kurzen Videos, für Sie erstellt. Schauen Sie doch gleich mal rein:

FAQ 3: Lohnabrechnung – was brauche ich dazu?
FAQ 11: Was muss auf der Gehaltsabrechnung stehen?
FAQ 12: Was passiert, wenn ich eine falsche Lohnabrechnung ausgestellt habe?