Lohnabrechnung zum Jahresende 2024 für Arbeitgeber

Alle wichtigen Aufgaben und Änderungen im Blick behalten

Das Jahr 2024 neigt sich dem Ende zu, und es wird Zeit, sich auf den Jahreswechsel im Lohn- und Gehaltsbereich vorzubereiten. Damit alles reibungslos läuft, gibt es ein paar Faktoren, die überprüft werden sollten. Diese Checkliste hilft dabei, alle wichtigen Aufgaben im Blick zu behalten und nichts zu vergessen.

Vor der Lohnabrechnung zum Jahresende im Dezember 2024

Für die Entgeltabrechnung des Monats Dezember hat das Bundesfinanzministerium einen neuen Programmablaufplan veröffentlicht. Grund für die unterjährige Anpassung der Lohnsteuerberechnung sind die Änderungen aus dem Gesetz zur steuerlichen Freistellung des Existenzminimums 2024. Hierdurch ändern sich der Grundfreibetrag und die Kinderfreibeträge für das Jahr 2024. Um Korrekturabrechnungen zu vermeiden, wurde die Berechnungsvorschrift so gestaltet, dass in der Dezemberabrechnung automatisch eine „Nachholung“ der Steuerersparnis für die übrigen elf Monate berücksichtigt wird.

Alle Arbeitgeber können ihren Arbeitnehmern noch bis zum 31.12.2024 steuer- und sozialversicherungsfrei eine Inflationsausgleichsprämie (IAP) zahlen. Bar- und Sachleistungen bis zu einer Höhe von insgesamt 3.000 Euro im Förderzeitraum sind begünstigt, solange sie dem Mitarbeiter spätestens bis zum 31. Dezember 2024 ausgezahlt werden. Alle Angestellten können die IAP erhalten, egal ob Voll- oder Teilzeit, Auszubildende, Nebenjobber, Mini-Jobber oder kurzfristig Beschäftigte. Diese Prämie darf jedoch nicht anstelle von vertraglich vereinbarten Zahlungen wie Urlaubs- oder Weihnachtsgeld gezahlt werden. Auch für Überstunden darf die IAP nur in Ausnahmefällen verwendet werden. Die Sonderzahlung muss zusätzlich zum vertraglich vereinbarten Lohn ausgezahlt und im Lohnkonto erfasst werden.

Nach der Lohnabrechnung zum Jahresende

Alle Daten für die letzte Gehaltsabrechnung des Jahres sind erfasst, und die Lohnabrechnung ist erstellt. Die Ausdrucke sind gemacht, und auch die Auswertungen sind abgelegt. Trotzdem sollte die Abrechnung immer noch einmal darauf geprüft werden, ob wirklich alles vollständig und richtig ist. Wenn alles korrekt ist, sollte eine Datensicherung erstellt werden. Danach kann der Monats- und Jahresabschluss für die Lohnabrechnung durchgeführt werden.

Nach der Dezember-Abrechnung muss für jeden Mitarbeiter eine Lohnsteuerbescheinigung für das vergangene Jahr erstellt werden. Das darf nicht vergessen werden. Außerdem sollten die restlichen Urlaubstage der Mitarbeiter geprüft und Unstimmigkeiten geklärt werden, da möglicherweise eine Urlaubsrückstellung nötig ist.

Zu Beginn des neuen Jahres muss der Arbeitnehmer die Versicherungspflicht der Beschäftigten überprüfen. Für die Befreiung von der Krankenversicherungspflicht muss das regelmäßige Entgelt über der Jahresarbeitsentgeltgrenze liegen. Diese liegt bei 73.800 Euro in 2025 (69.300 Euro in 2024). Die besondere Jahresarbeitsentgeltgrenze für die Krankenversicherung für Mitarbeiter mit Bestandsschutz liegt bei 66.150 Euro in 2025 (62.100 Euro in 2024).

Daneben ist zu prüfen, ob  das regelmäßige Entgelt der Minijobber innerhalb der neuen Geringfügigkeitsgrenze von 556 EUR liegt. 

Bei der betrieblichen Altersversorgung muss die entsprechende Übersicht an die Versorgungseinrichtungen weitergegeben werden. Wenn der Arbeitgeber den Förderbetrag für seine Arbeitgeberzuschüsse zur Altersvorsorge in Anspruch nehmen will, muss auf die Einhaltung der Grenzen geachtet werden. Begünstigt werden Beiträge für Arbeitnehmer mit einem Entgelt unter 2.575 EUR. Im Moment muss der Arbeitgeberzuschuss mindestes 240 EUR im Jahr betragen. Vom Arbeitgeberzuschuss sind 30% förderfähig, als Obergrenze für den Zuschuss gelten derzeit 960 EUR. Im Moment laufen Verhandlungen zum Zweiten Betriebsrentenstärkungsgesetz. Hier sollen die Entgeltgrenzen dynamisiert werden, so dass sie künftig 3% der Beitragsbemessungsgrenze in der Rentenversicherung betragen. Auch die Höhe des Förderbetrags soll sich nach oben verschieben.

Ab 2025 entfällt die Tarifermäßigung für Entschädigungen und Vergütungen bei mehrjährigen Tätigkeiten. Die Regelungen zur Berechnung der Lohnsteuer, die bisher bei tarifermäßigt zu versteuerndem Arbeitslohn (Fünftelregelung) galten, werden ab 2025 ohne Ersatz abgeschafft. Das bedeutet, dass die Tarifermäßigung nicht mehr im Lohnsteuerabzugsverfahren angewendet werden kann. Allerdings müssen die Arbeitslöhne, die für die Tarifermäßigung infrage kommen, weiterhin in der Lohnsteuerbescheinigung separat aufgeführt werden. Arbeitnehmer können die Tarifermäßigung im Rahmen der Einkommensteuererklärung geltend machen. Es ändert sich also nur der Ablauf, um die Lohnabrechnung zu vereinfachen. Für Arbeitnehmer heißt das jedoch, dass sie eine Einkommensteuererklärung abgeben müssen, um diese Tarifermäßigung zu erhalten.

Tipp: Mit der passenden Lohnsoftware sind Sie stets auf der sicheren Seite

Arbeiten nach dem Jahreswechsel

Um ganz sicherzugehen, sollten die Mitarbeiter-Stammdaten vor der Lohn- und Gehaltsabrechnung Januar 2024 in der Lohnsoftware auf ihre Richtigkeit hin überprüft werden. Auch der Urlaubsanspruch für das laufende Jahr muss kontrolliert und eventuell korrigiert werden. Mittels der Jahresarbeitsentgeltgrenzen muss die Krankenversicherungspflicht jedes einzelnen Arbeitnehmers durch den Arbeitgeber zumindest einmal im Jahr geprüft werden. Änderungen im Versicherungsverhältnis können sich schnell ergeben und werden leicht übersehen. Auch für privat versicherte Arbeitnehmer gilt, dass sich die Beitragshöhe zur privaten Kranken- und Pflegeversicherung mit dem Jahreswechsel ändert. Die neuen Werte müssen in der Lohn- und Gehaltsabrechnung Berücksichtigung finden.

Gibt es im Unternehmen Bezieher von Mindestlohn, so ist zu überprüfen, ob die ausgezahlten Löhne und Gehälter noch den Vorgaben zum Mindestlohn entsprechen. Eventuell ist eine Erhöhung vorzunehmen, denn der Mindestlohn steigt ab Januar 2024 auf 12,41 Euro pro Stunde. Dadurch ergeben sich auch Änderungen bei geringfügig Beschäftigten, da Minijobs seit einiger Zeit an die Höhe des Mindestlohns gekoppelt sind: Die regelmäßige Entgeltgrenze beträgt hier ab 2024 nun 538 Euro pro Monat, der Übergangsbereich der Midijobs beginnt damit ab 538,01 Euro (Obergrenze 2.000 Euro).

Lohn- und Gehaltsabrechnung im Januar

Geprüft werden sollte in jedem Fall der Anmeldezeitraum für die Lohnsteueranmeldung, da sich der Anmeldezeitraum im neuen Jahr aufgrund der im Vorjahr angemeldeten Lohnsteuer geändert haben könnte. Hier gelten weiterhin folgende Beträge, die sich an der im Vorjahr angemeldeten Lohnsteuer orientieren:

• Monatliche Abgabe: bei mehr als 5.000 Euro

• Vierteljährliche Abgabe: bei mehr als 1.080 Euro bis maximal 5.000 Euro

• Kalenderjährliche Abgabe: bei nicht mehr als 1.080 Euro

Das Überprüfen der neuen Sachbezugswerte ist ebenfalls im Januar vorzunehmen. Jedes Jahr werden die Sachbezugswerte für freie Unterkunft und Verpflegung an die Entwicklung der Verbraucherpreise angepasst. Für 2024 sind das die folgenden Werte:

• verbilligte und unentgeltliche Mahlzeiten = 313 Euro/Monat (pro Tag Frühstück 2,17 Euro und Mittag- und Abendessen jeweils 4,13 Euro),
• freie Unterkunft/Miete = 278 Euro/Monat.

Aufgaben im Februar und März

Am 16. Februar 2024 muss spätestens der digitale Lohnnachweis des Jahres 2023 versendet sein. Damit verbunden ist ein verpflichtender, automatisierter Stammdatenabgleich mit der Stammdatendatei bei der UV-DAV. Jeder Arbeitgeber muss die Stammdaten mit einer Anzeige zur Abgabe des Lohnnachweises elektronisch übermitteln. Dem Arbeitgeber wird die Gültigkeit der gemeldeten maßgebenden Stammdaten dann zurückgemeldet. Dieses Verfahren wurde mit dem 5. SGB IV-Änderungsgesetz beschlossen und stellt eine Erweiterung des DEÜV-Meldeverfahrens zur Sozialversicherung dar. Meldungen dürfen nur noch elektronisch übermittelt werden.

Auch darf nicht die gesonderte Jahresmeldung zur Unfallversicherung, die UV-Jahresmeldung für jeden Mitarbeiter vergessen werden – dies muss bis zum 16. Februar 2024 erledigt sein.

Arbeitgeber, die die vorgeschriebene Anzahl von schwerbehinderten Beschäftigten nicht erfüllen, müssen bis spätestens 31. März 2023 eine Ausgleichsabgabe entrichten (§ 71 und 77 SGB IX). Die Aufstellung für die Ermittlung der Ausgleichsabgabe muss bei der Agentur für Arbeit eingereicht werden (§ 80 SGB IX). Die Ausgleichsabgabe selbst ist an das zuständige Integrationsamt zu bezahlen.

Zu prüfen ist auch, ob der Arbeitgeber nach dem Künstlersozialversicherungsgesetz (KSVG) zur Abgabe der Künstlersozialabgabe verpflichtet ist. Im Jahr 2024 bleibt der Abgabesatz zur Künstlersozialversicherung bei 5 %.

Jeder Arbeitgeber sollte bei Zahlungen an Arbeitnehmer innerhalb des ersten Quartals 2024 beachten, dass die sogenannte Märzklausel berücksichtigt werden muss. Einmalzahlungen, die in den Monaten Januar bis März geleistet werden, unterliegen dieser Sonderregelung, der Märzklausel. Sie besagt, dass die Sonderzahlungen dem Dezember des Vorjahres zugeordnet werden müssen, wenn das laufende Entgelt und die Einmalzahlungen die anteilige Jahresbeitragsbemessungsgrenze übersteigen. Diese Regelung gilt immer dann, wenn der betreffende Mitarbeiter bereits im Vorjahr, also 2023 beim Arbeitgeber beschäftigt war. So will der Gesetzgeber verhindern, dass Einmalzahlungen in die Beitragsberechnung nicht mit einbezogen werden.

Checkliste in Tabellenform

Falls Sie eine Checkliste in Tabellenform präferieren, haben wir – neben diesem Artikel – auch eine solche für Sie parat:

Überblick Lohnabrechnung zum Jahreswechsel

Alle wichtigen gesetzlichen Änderungen und weitere top-aktuelle Artikel zum Jahreswechsel finden Sie auf unserer Überblicksseite Jahreswechsel Lohnbuchhaltung 2023/2024.

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