Das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) hat das Rechnungsformat ZUGFeRD für elektronische Rechnungen erarbeitet. Die Abkürzung steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“. Bei der Erarbeitung mitgewirkt haben Unternehmen aus dem Einzelhandel und dem Bankensektor, der Automobilindustrie und der Software-Industrie sowie der öffentliche Sektor. Auch kleine und mittelständische Firmen können mit E-Rechnungen anstelle der klassischen Rechnungen im Papierformat viel Zeit und Geld einsparen. Bisher schöpfen Unternehmer das Potenzial jedoch nicht aus: Nach Informationen von ibi research verschicken aktuell nur rund 60 Prozent der kleinen und mittelgroßen Firmen ihre Rechnungen als E-Rechnung per E-Mail. Mit ZUGFeRD gibt es ein übergreifendes Format für E-Rechnungen, das den gesetzlichen Vorschriften gerecht wird.
Vorteile des Rechnungsformats ZUGFeRD
Das Rechnungsformat ermöglicht die Übermittlung von Rechnungsdaten in strukturierter Form in einer PDF-Datei. Die PDF-Datei lässt sich anschließend ohne weitere Schritte auslesen und weiterverarbeiten. Das spart Zeit und Kosten und minimiert die Gefahr versehentlicher Fehler durch Mitarbeiter.
Bestandteile einer ZUGFeRD-Rechnung
Eine Rechnung dieser Art besteht immer aus der PDF-Datei inklusive einer eingebetteten XML-Datei. Die E-Rechnung ist eine bildliche Darstellung der Rechnung in Form einer PDF-Datei. Zusätzlich ist ein strukturierter und maschinell auswertbarer Datensatz in einer XML-Datei gespeichert, die als Anhang in der PDF-Datei eingebettet ist. Der Rechnungsaussteller sendet immer beides. Der Rechnungsempfänger wählt aus, ob die PDF- oder XML-Datei verarbeitet wird.
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ZUGFeRD für nationale und internationale Rechnungen
Das ZUGFeRD-Rechnungsformat kann für den Rechnungsaustausch zwischen Verbrauchern, Unternehmen und Behörden genutzt werden. Es basiert auf den Standards Cross Industry Invoice (CII) und Message User Guides (MUG) des Europäischen Standardisierungsgremiums CEN. Daher eignet sich das Rechnungsformat ebenso für den grenzüberschreitenden europäischen und internationalen Rechnungsverkehr.
ZUGFeRD soll den elektronischen Rechnungsaustausch ohne vorherige Absprachen ermöglichen. Individuelle Absprachen zwischen zwei Parteien sind möglich, das ZUGFeRD-Format kann als Basis der Absprache dienen.
Exkurs: E-Rechnungen in der Europäischen Union
Im Jahr 2023 ist die Verwendung von E-Rechnungen in der Europäischen Union (EU) weit verbreitet und weitgehend standardisiert. Die EU hat seit 2014 schrittweise Maßnahmen ergriffen, um die Einführung von E-Rechnungen zu fördern und die Vorteile der Digitalisierung im Bereich des Rechnungswesens zu nutzen. Ziel war es, die Effizienz und Transparenz der Geschäftsprozesse zu erhöhen, die Kosten zu senken und die Umweltbelastung zu reduzieren.
Im Jahr 2023 haben alle Mitgliedsstaaten der EU ihre nationalen Rechtsvorschriften angepasst, um die Anforderungen der EU-Richtlinie 2014/55/EU zur elektronischen Rechnungsstellung umzusetzen. Diese Richtlinie legt einheitliche technische Standards und Formate für E-Rechnungen fest und schreibt vor, dass öffentliche Auftraggeber E-Rechnungen empfangen und verarbeiten müssen.
Die Verwendung von E-Rechnungen ist in der EU inzwischen weit verbreitet und wird von Unternehmen und öffentlichen Stellen gleichermaßen genutzt. Viele Unternehmen haben die Vorteile von E-Rechnungen erkannt und setzen sie aktiv ein, um ihre Geschäftsprozesse zu optimieren und die Rechnungsbearbeitungszeit zu verkürzen. E-Rechnungen können automatisch verarbeitet werden, was Zeit und Kosten spart und Fehler minimiert. Darüber hinaus sind E-Rechnungen umweltfreundlicher als Papierrechnungen, da sie den Bedarf an Papier, Tinte und Transport reduzieren.
Insgesamt hat die Einführung von E-Rechnungen in der EU zu einem effizienteren und nachhaltigeren Geschäftsbetrieb beigetragen. Unternehmen und öffentliche Stellen profitieren von schnelleren, kostengünstigeren und fehlerfreieren Rechnungsprozessen, während die Umweltbelastung reduziert wird.
Ausblick: Erweiterungen für Branchen und Interessengruppen
Über die Extended Ausprägung von ZUGFeRD können enorm viele Informationen angepasst werden. So können bei Softwarelösungen für den Mittelstand beispielsweise Unternehmer für ihre Branche bestimmte Felder anfordern, um elementar wichtige Ausprägungen durch das Format abzudecken, welche für andere Unternehmer irrelevant sind.
Komplettlösung mit integrierter E-Rechnung
Sage unterstützt KMUs mit einer integrierten E-Rechnungsfunktion in Softwarelösungen der Warenwirtschaft. Neben den Vorteilen der Zeit- und Kostenersparnis lassen sich durch den Wegfall von Medienbrüchen bei der Übertragung von Dokumenten versehentliche Fehler vermeiden.
