Vorschuss im Arbeitsverhältnis: Ein umfassender Leitfaden
Selbst die besten Mitarbeiter können einmal in eine finanzielle Schieflage geraten oder müssen aus persönlichen Gründen große Anschaffungen tätigen. In diesem Fall kann der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer unkompliziert aushelfen und mit einem Vorschuss dessen finanziellen Engpass überbrücken. Worauf Sie achten müssen, wenn Sie ihren Mitarbeitern eine Vorauszahlung auf deren Bezüge gewähren wollen, erfahren Sie in diesem Artikel.
Inhalt
- Vorschuss im Arbeitsverhältnis: Ein umfassender Leitfaden
- Was ist ein Vorschuss?
- Gibt es einen Rechtsanspruch auf einen Vorschuss?
- Wie viel Vorschuss darf ein Arbeitgeber geben?
- Müssen bei einem Vorschuss Zinsen gezahlt werden?
- Lohnsteuerliche Behandlung des Vorschusses
- Sozialversicherungsbeiträge auf den Vorschuss
- Überzahlung: Pflicht zur Rückzahlung
- Sonderfall: Reisekosten
Was ist ein Vorschuss?
Als Vorschuss bezeichnet man eine Vorauszahlung eines noch nicht fälligen Entgelts des Arbeitgebers an seinen Arbeitnehmer, bevor dieser seine Arbeitsleistung erbracht hat. Das ausgezahlte bzw. vorgestreckte Arbeitsentgelt hat der Mitarbeiter also sprichwörtlich noch nicht verdient. Solch eine vorläufige Zahlung ermöglicht es dem Arbeitnehmer jedoch, private oder größere (unvorhergesehene) Ausgaben zu decken. Sobald die eigentliche Vergütung fällig wird (z. B. im Folgemonat), wird der Vorschuss vom Arbeitgeber mit der Forderung des Arbeitnehmers verrechnet.
Ein Beispiel: Ein Arbeitnehmer verdient monatlich 1.500 Euro netto und bittet seinen Arbeitgeber im Oktober um einen Vorschuss auf den November-Lohn in Höhe von 350 Euro, um seine Autoversicherungsprämie zahlen zu können. Die Lohnzahlung im November wird schließlich um den Betrag der Vorauszahlung gemindert. Der Arbeitnehmer erhält im November somit noch 1.150 Euro.
Gibt es einen Rechtsanspruch auf einen Vorschuss?
In aller Regel hat ein Arbeitnehmer kein Anrecht auf eine Vorauszahlung des zukünftigen Lohns, da sein Arbeitslohn noch nicht fällig ist – bei einem entsprechenden Wunsch ist er also auf den guten Willen des Arbeitgebers angewiesen. Auch aus einer einmal geleisteten Vorauszahlung leitet sich kein Rechtsanspruch ab, da es sich immer um eine freiwillige Leistung handelt. Somit kann ein Arbeitgeber jede weitere Anfrage problemlos ablehnen.
Eine Ausnahme hiervon kann es allerdings im Rahmen der Fürsorgepflicht des Arbeitgebers geben: Gerät der Arbeitnehmer in eine unvorhergesehene Notlage, für die er auf die vorgezogene Lohnzahlung zwingend angewiesen ist, kann ein Rechtsanspruch auf eine vorweggenommene Lohnzahlung entstehen. Zum Beispiel kann eine drohende, nicht kurzfristig behebbare Privatinsolvenz mit einem Vorschuss durch den Arbeitgeber vermieden werden.
Außerdem können Betriebsvereinbarungen, Tarifverträge, der geschlossene Arbeitsvertrag oder gesonderte Absprachen der beiden Parteien entsprechende Regelungen vorsehen.
Wie viel Vorschuss darf ein Arbeitgeber geben?
Da es keine genauen Regelungen zu einer Vorauszahlung auf Bezüge gibt, kann die Höhe des Vorschusses frei zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer verhandelt werden. In der Regel entspricht der Vorschuss der bereits erbrachten, aber noch nicht vergüteten Arbeitsleistung zum Zeitpunkt der Antragsstellung.
Beispiel: Ein Arbeitnehmer fragt nach einem Vorschuss, nachdem er im laufenden Monat bereits 10 Tage gearbeitet hat. Demnach würde sich sein anteiliger Vorschuss auf diese 10 Tage beschränken.
Allerdings kann der Arbeitgeber auch einen Gehaltsvorschuss gewähren, der einem Monatsgehalt entspricht oder dieses übersteigt. In diesem Fall sollte die Vorschussvereinbarung eine Verpflichtung zur Rückzahlung überbezahlter Beträge enthalten, da der Vorschuss nicht vom folgenden Gehalt gedeckt ist. Wichtig ist auch, dass der Arbeitgeber diese Sonderzahlung als Vorschuss kennzeichnet, um im Streitfall auf der sicheren Seite zu sein.
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Müssen bei einem Vorschuss Zinsen gezahlt werden?
Im Gegensatz zu einem Darlehen durch den Arbeitgeber (Arbeitgeberdarlehen) müssen Arbeitnehmer bei einem Lohnvorschuss keine Zinsen zahlen. Die Vorauszahlung ist grundsätzlich zinslos, da sie mit dem späteren Arbeitslohn verrechnet und dadurch getilgt wird. Das trifft auch dann zu, wenn die Höhe des Vorschusses 2.600 Euro übersteigt. Ab dieser Grenze muss bei einem Arbeitgeberdarlehen unter Umständen nämlich die Zinsersparnis versteuert werden.
Lohnsteuerliche Behandlung des Vorschusses
Im Bereich der Lohnsteuer gilt das Zuflussprinzip. Dieses besagt, dass bei jeder Lohnzahlung an den Arbeitnehmer die Lohnsteuer vom Arbeitgeber einzubehalten ist. Dies gilt auch für eine Vorauszahlung. Der Arbeitgeber ist also zunächst verpflichtet, den darauf entfallenden Lohnsteuerbetrag einzubehalten und an das Finanzamt abzuführen.
Allerdings gibt es vom Zuflussprinzip eine Ausnahme: Dauert der Lohnabrechnungszeitraum nicht mehr als fünf Wochen und wird die schlussendliche Lohnabrechnung spätestens drei Wochen nach Beendigung dieses Zeitraums durchgeführt, so muss bei der Auszahlung des Vorschusses keine Lohnsteuer einbehalten werden. In diesem Fall ist bei der Lohnabrechnung die Lohnsteuer vom gesamten Gehaltsbetrag zu berechnen, auch wenn dank des Vorschussabzugs nur noch ein Teil davon zur Auszahlung kommt.
Sozialversicherungsbeiträge auf den Vorschuss
Ein Vorschuss ist nicht nur lohnsteuer- sondern auch sozialversicherungspflichtig Allerdings sind die Sozialversicherungsbeiträge erst dann zu zahlen, wenn die gegenüberstehende Arbeit auch tatsächlich geleistet wurde (Entstehungsprinzip). Erarbeitet der Arbeitnehmer den Lohnanspruch für die Vorauszahlung also erst im darauffolgenden Monat, so sind auch erst dann die Beiträge zur Sozialversicherung abzuführen.
Überzahlung: Pflicht zur Rückzahlung
Kommt es bei einem Vorschuss zu einer Überzahlung, so muss der Arbeitnehmer den überzahlten Betrag zurückzahlen. Er kann sich nicht nach § 818 Abs. 3 BGB darauf berufen, dass er nicht mehr bereichert ist, wenn er das Geld schon ausgegeben hat.
Beispiel: Der Arbeitnehmer erhält einen Vorschuss in Höhe eines Monatslohns. Nur wenige Tage später kündigt er und erwirbt keinen ausreichenden Lohnanspruch mehr, mit dem der Vorschuss verrechnet werden könnte. Er muss den über den Lohn hinausgehenden Betrag an den Arbeitgeber zurückzahlen.
Sonderfall: Reisekosten
Zahlt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer für eine bestimmte Dienstreise einen Vorschuss, so ist dieser im Regelfall steuer- und beitragsfrei. Hierfür müssen aber drei Voraussetzungen eingehalten werden:
- Der Betrag muss etwa den Kosten entsprechen, die dem Arbeitnehmer entstehen werden (z. B. die voraussichtliche Höhe der Hotelrechnung).
- Es muss eine nachweisbare Zuordnung zu einer bestimmten Auswärtstätigkeit bestehen (z. B. Vermerk auf die Dienstreise auf dem Auszahlungsbetrag).
- Nach dem Ende der Auswärtstätigkeit erfolgt eine Abrechnung der tatsächlichen Reisespesen (Reisekostenabrechnung) unter Einbezug des Vorschusses.
Sind diese Voraussetzungen erfüllt, so muss keine Lohnsteuer einbehalten werden.
