Bei einer Verbindlichkeit handelt es sich grundsätzlich um die Verpflichtung, die ein Schuldner gegenüber seinem Gläubiger im Hinblick auf die Erbringung einer Leistung hat. Bei Verbindlichkeiten, die zwischen zwei Unternehmen bestehen, handelt es sich in der Regel um Verpflichtungen zur Zahlung eines bestimmten Geldbetrages. So muss zum Beispiel ein Unternehmen nach dem Bezug von Waren die Verbindlichkeit gegenüber dem Lieferanten buchen. Der Lieferant wird in der Buchführung auch als Kreditor bezeichnet. In größeren Unternehmen übernimmt die Kreditorenbuchhaltung als Unterabteilung beziehungsweise spezieller Aufgabenbereich der Finanzbuchhaltung die Erfassung, Prüfung, Buchung sowie Veranlassung des Zahlungsausgleichs sämtlicher Lieferantenverbindlichkeiten.
Für das Entstehen einer Verbindlichkeit ist ein zeitliches Auseinanderfallen von Leistung und Gegenleistung unbedingt erforderlich. So kommt es zum Beispiel bei einem Barkauf von Verbrauchsmaterialien zu keiner Verbindlichkeit. Dagegen entsteht eine Verbindlichkeit, wenn der Lieferant das Verbrauchsmaterial auf Rechnung an das Unternehmen verkauft. Die Lieferantenverbindlichkeit bleibt solange erhalten, bis sie durch den Zahlungsausgleich per Überweisung in voller Höhe erlischt.
Grundsätzlich erfolgt die Buchung einer Verbindlichkeit zeitnah nach dem Eingang der Rechnung. Außer im Fall von umsatzsteuerbefreiten Lieferungen und Dienstleistungen ist dabei auch stets die in den Lieferantenrechnungen ausgewiesene Umsatzsteuer zu berücksichtigen. Diese beträgt entweder 19 Prozent oder 7 Prozent des als Bemessungsgrundlage anzusetzenden Wertes der Lieferung oder Dienstleistung. Das Unternehmen, das die Rechnung empfängt, hat das Recht, die ausgewiesene Umsatzsteuer als Vorsteuer geltend zu machen. Daraus ergibt sich der Buchungssatz per Aufwand oder Aktivkonto sowie Vorsteuer an Verbindlichkeiten. Bei einer Rechnung für eine neue Fertigungsmaschine ist zum Beispiel per Maschinen und Vorsteuer an Lieferantenverbindlichkeiten zu buchen. Sobald der Ausgleich der Verbindlichkeit durch eine Überweisung erfolgt, ist der Buchungssatz per Verbindlichkeiten an Bank zu bilden.
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Der Ausweis von Verbindlichkeiten in der Bilanz
Zum Ende eines jeden Geschäftsjahres zeigt ein buchhaltungspflichtiger Kaufmann seine Verbindlichkeiten in der Bilanz. Dabei ist das handelsrechtliche Gliederungsschema zu beachten. Es sieht eine Unterteilung der Verbindlichkeiten in Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen und Verbindlichkeiten gegenüber Kreditinstituten vor. Außerdem sind unter den Verbindlichkeiten die erhaltenen Anzahlungen auf Bestellungen von Kunden sowie aus Anleihen zu zeigen, die das Unternehmen gegeben hat. Darüber hinaus hat hier der Ausweis von Verbindlichkeiten gegenüber verbundenen Unternehmen zu erfolgen, mit denen die Gesellschaft gemeinsam zu einem Konzernkreis gehört. Obwohl das Zahlungsmittel Wechsel heute von untergeordneter Bedeutung ist, fordert das gesetzliche Gliederungsschema einen gesonderten Ausweis von Wechselverbindlichkeiten. Außerdem sind die Verbindlichkeiten gegenüber Unternehmen separat zu zeigen, mit denen ein Beteiligungsverhältnis besteht. Als letzte Position unter den Verbindlichkeiten erscheinen die Sonstigen Verbindlichkeiten, die sich keinem der anderen Posten zuordnen lassen. Dies können zum Beispiel Verpflichtungen gegenüber dem Finanzamt aus der Lohn- oder Umsatzsteuer sein.
