Rechnungsprüfung

Unternehmer haben ein natürliches Interesse daran, für Waren und Leistungen nicht mehr zu bezahlen als erforderlich. Schon deshalb ist die sorgfältige Rechnungsprüfung unerlässlich. Hinzu kommt außerdem, dass Unternehmer durch die Annahme von Rechnungen mit formalen Fehlern unter Umständen das Recht zum Vorsteuerabzug verlieren. Auch aus diesem Grund ist es notwendig, die Korrektheit der eingehenden Rechnungen zu kontrollieren.

Formelle Rechnungsprüfung: Kontrolle der Pflichtangaben

Damit Unternehmer aus ihren Eingangsrechnungen die Vorsteuer ziehen können, müssen diese alle erforderlichen Pflichtangaben nach Umsatzsteuergesetz enthalten. Gemäß § 14 Abs. 4 UStG muss eine Rechnung die folgenden Angaben enthalten:

• Name und Anschrift des Leistungsempfängers und des Leistungserbringers
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Leistungserbringers
• Rechnungsdatum
• Eine einmalige, fortlaufende Rechnungsnummer
• Umfang der Leistung bzw. Menge und Art der gelieferten Waren
• Leistungszeitpunkt/-raum
• Preise, nach Steuersätzen und -befreiungen aufgegliedert
• Preisminderungen, die bereits im Vorfeld vereinbart wurden (z. B. Rabatte)
• Anzuwendende Steuersätze sowie Steuerbeträge
• Ggf. Hinweis auf Kleinunternehmerregelung

Eine Vereinfachung enthält § 33 UStDV (Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung) für eine Kleinbetragsrechnung, deren Gesamtbetrag nicht mehr als 250 Euro umfasst. Solche Rechnungen müssen bei der Rechnungsprüfung lediglich auf folgende Angaben überprüft werden:

• Name und Anschrift des Leistungserbringers
• Rechnungsdatum
• Menge und Art der gelieferten Gegenstände bzw. Umfang der Leistungen
• Entgelt und Steuerbetrag in einem Betrag
• Anzuwendender Steuersatz
• Ggf. Hinweis auf Steuerbefreiung

Fehlende Pflichtangaben: Vorsteuerabzug in Gefahr

Enthält eine Rechnung nicht alle erforderlichen Angaben, so sind die Bedingungen für den Vorsteuerabzug nicht erfüllt. Wird sie dennoch in Abzug gebracht, kommt es im Falle einer Betriebsprüfung zu entsprechenden Nachzahlungen. Eine mangelnde sachliche Rechnungsprüfung führt somit zu enormen finanziellen Risiken.

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Sachliche Rechnungsprüfung: korrekte Abrechnung des Auftrags

Im Rahmen der sachlichen Rechnungsprüfung kontrolliert der Unternehmer, ob die erbrachten Leistungen bzw. gelieferten Waren korrekt abgerechnet wurden. Hierzu wird jede Rechnung mit dem zugehörigen Lieferschein abgeglichen. Sinnvoll ist es, wenn die sachliche Rechnungsprüfung durch jene Person durchgeführt wird, die die Bestellung ausgelöst und die Leistung entgegengenommen hat.

In der Praxis ist es allerdings gerade dieser Vorgang, der die Dauer bis zur Freigabe und Anweisung einer Rechnung stark verlängert. Rechnungen werden intern an den Verursacher weitergeleitet, was bereits einen Zeitverlust bedeutet. Leidet dieser jedoch unter Arbeitsüberlastung oder befindet sich im Urlaubs- oder Krankenstand, kann es durchaus mehrere Wochen dauern, bis eine Rechnung ausgeglichen wird. Dies bedeutet, dass Buchführungssoftware zurückzugreifen, die die interne Weitergabe der Rechnungen zur Kontrolle sinnvoller gestaltet.

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