Unter Rechnungslegung ist die Verpflichtung zu verstehen, sämtliche während einer bestimmten Periode anfallenden Einnahmen und Ausgaben systematisch zu erfassen. Dabei gehört auch die Zuordnung der jeweiligen Belege zum Umfang der Rechnungslegungsarbeiten. So hat zum Beispiel ein rechnungslegungspflichtiger Freiberufler sämtliche Quittungen, die im Zusammenhang mit Ausgaben für Büromaterial, Tankfüllungen oder Fachliteratur anfallen, aufzubewahren. Genauso sind Belege für Einnahmen, wie beispielsweise Barverkäufe von Waren oder Honorargutschriften für erbrachte Dienstleistungen, zu hinterlegen. Dabei hat diese Archivierung so zu erfolgen, dass allen Einnahmen und Ausgaben die zugrunde liegenden Belege jederzeit zugeordnet werden können.
Die Verpflichtung zur Rechnungslegung
Die Rechnungslegungsvorschriften betreffen alle Personen, die über eine Verwaltung sowie deren Einnahmen und Ausgaben Rechenschaft ablegen müssen. Unternehmen unterliegen ebenfalls dieser Verpflichtung, dabei ist zwischen kleinen Selbstständigen sowie Freiberuflern und buchführungspflichtigen Kaufleuten zu unterscheiden. Während die erste Gruppe lediglich eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung aufstellen muss, sind für die zweite die doppelte Buchführung und ein daraus abgeleiteter Jahresabschluss Pflicht. Hinsichtlich des Jahresabschlusses existieren Erleichterungsvorschriften für kleine Kapitalgesellschaften. AGs und GmbHs zählen zu den hierzulande weitverbreiteten Kapitalgesellschaften, die sich im Gegensatz zu den Personengesellschaften durch eine Beschränkung der Haftung auszeichnen. Große Kapitalgesellschaften, die bestimmte Grenzwerte in Bezug auf die Umsätze, die Bilanzsumme sowie die Anzahl der von ihr durchschnittlich beschäftigten Arbeitnehmer überschreiten, müssen einen Jahresabschluss mit umfassenden Gliederungen aufstellen. Dieser umfasst neben einer Bilanz sowie einer Gewinn-und-Verlust-Rechnung auch einen Anhang. Dieser erläutert die bei den einzelnen Aktiva und Passiva zur Anwendung gekommenen Bilanzierungs- und Bewertungsmethoden. Außerdem enthält der Anhang auch wichtige Erklärungen der in der Gewinn-und-Verlust-Rechnung gezeigten Posten.
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Die Aufgaben der Rechnungslegung
Das Handelsgesetzbuch (HGB) enthält eine Vielzahl von Vorschriften zur Rechnungslegung. Sie führen dazu, dass alle zur Rechnungslegung Verpflichteten dieselben Bilanzierungs- und Bewertungsregeln beachten. Darüber hinaus gelten für die Buchhaltung auch die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung, für die als Abkürzung GoB gebräuchlich ist. Die Gesamtheit dieser Vorschriften gewährleistet, dass der Jahresabschluss ein standardisiertes Rechenwerk darstellt. Da die in seinen Bestandteilen Bilanz sowie Gewinn-und-Verlust-Rechnung ausgewiesenen Vermögensgegenstände und Verbindlichkeiten beziehungsweise Erträge und Aufwendungen systematisch nach diesen Regeln gezeigt werden, liefern sie externen und internen Bilanzlesern wertvolle Informationen. Ohne Weiteres lassen die Zahlen aussagefähige Vergleiche mit anderen Rechnungslegungsperioden oder anderen Unternehmen gleicher beziehungsweiser fremder Branchen zu. Für Kapitalgesellschaften existiert zusätzlich die Rechnungslegungsvorschrift, dass ihr Jahresabschluss ein den tatsächlichen Verhältnissen entsprechendes Bild der Vermögens-, Finanz- und Ertragslage wiedergeben muss. Diese Regelung dient auch dem Gläubigerschutz. Banken, Lieferanten und andere Gläubiger können sich deswegen darauf verlassen, dass ein ordnungsgemäß aufgestellter Jahresabschluss Auskunft über die wirtschaftliche Situation und die Zahlungsfähigkeit des Unternehmens gibt.
