Was ist eine Quittung?

Unter dem Begriff Quittung versteht man eine schriftliche Empfangsbestätigung. Der Erhalt einer zuvor bestimmten Dienstleistung, Geldsumme (Zahlung) oder Ware wird mit einer Unterschrift bescheinigt. Das bedeutet, dass der Quittungsempfänger (Kunde) dem Leistungserbringer (Unternehmer) nichts mehr schuldig ist und keine weiteren Verpflichtungen bestehen. Der Auftrag ist abgeschlossen.

Wofür sind Quittungen wichtig?

Sie dient als Beleg für die Buchhaltung im eigenen Unternehmen und kann auf Verlangen dem Finanzamt als Nachweis vorgelegt werden. Wie immer gilt: Für jede Buchung muss ein entsprechender Beleg vorhanden sein. Daher sollten sie, wie alle Belege, sorgfältig aufbewahrt und beispielsweise nach Datum und Kategorie sortiert werden. Das erleichtert das spätere Wiederfinden einzelner Belege. Auch im Falle eines Mahnverfahrens sind sie wichtige Beweise über erbrachte Leistungen.

Was muss auf einer Quittung stehen?

Folgende Angaben müssen vorhanden sein:

• Name des Leistungserbringers
• Art und Menge der Dienstleistung, Geldsumme oder Ware
• Bruttopreis in Zahlen und Worten
• Steuerbetrag und Steuersatz bzw. Hinweis zur Steuerbefreiung
• Ort und Datum der Quittungsstellung
• Unterschrift des Ausstellers

Falsche Angaben: Vorsteuerabzug in Gefahr

Beim Ausfüllen müssen unbedingt alle Angaben fehlerfrei gemacht werden. Falsche oder fehlende Angaben können den Vorsteuerabzug gefährden. Das Finanzamt wird den Erstattungsanspruch der Vorsteuer streichen und Steuernachzahlungen fordern. Bei einer Quittung ab 150 Euro ergeben sich bei 19 % Umsatzsteuer immerhin bereits 28,50 Euro Erstattungsanspruch. Häufen sich fehlerhafte Belege, können sich somit schnell hohe Beträge summieren. Steuerbefreite Kleinunternehmer und Unternehmer dürfen auf Quittungen keinesfalls Steuern ausweisen. Anderenfalls müssen sie die Umsatzsteuer auch tatsächlich an das Finanzamt abführen.

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Quittung und Rechnung: Wo liegt der Unterschied?

Die oben genannten Pflichtangaben sind die wesentlichen Informationen, die auf einer Quittung stehen müssen. Während diese den Empfang einer Zahlung bestätigt, ist eine Rechnung eine Forderung einer Zahlung. Eine Rechnung ist eine Abrechnung über einen Kauf und muss Daten wie die Anschrift des Rechnungsstellers und -empfängers, die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) des Leistungsüberbringers, die Rechnungsnummer, das Lieferdatum sowie die Steuer- und Kundennummer enthalten. Auf einer Rechnung befinden sich also weitaus mehr Angaben als auf einer Quittung, weshalb sie keine Rechnung ist und diese auch nicht ersetzen kann. Befinden sich auf einer Rechnung jedoch der Vermerk „Betrag dankend erhalten“ und das Datum der Rechnungsstellung, kann die Rechnung als Quittung akzeptiert werden.

Kassenbons sind keine Quittungen

Ein Kassenbon, wie beispielsweise aus dem Supermarkt, ist eine Kleinbetragsrechnung und gehört damit zu den Rechnungen. Er wird lediglich umgangssprachlich als Quittung bezeichnet. Kontoauszüge ersetzen eine diesen wichtigen Beleg ebenfalls nicht.