Die perfekte Personaleinsatzplanung sorgt nicht nur für reibungslose Arbeitsabläufe und eine hohe Effizienz im Unternehmen. Sie beugt zudem Personalengpässen vor und verhindert eine Unter- oder Überforderung Ihrer Beschäftigten. Das garantiert Ihnen zufriedene Mitarbeiter und ein gutes Betriebsklima. Was Ihnen die Chance eröffnet, langfristig qualifiziertes Personal zu halten. Erfahren Sie hier mehr, worauf es bei der Personaleinsatzplanung ankommt und welche Vorteile sie sonst noch bietet.
1. Was ist die Personaleinsatzplanung?
2. Was sind die besonderen Herausforderungen bei der PEP?
3. Welche Aufgaben hat die Personaleinsatzplanung?
4. Worauf ist bei der Personaleinsatzplanung besonders zu achten?
5. Welche Vorteile hat die Personaleinsatzplanung?
6. Welche Arten der Personaleinsatzplanung gibt es?
7. Wie unterscheiden sich Personaleinsatzplanung und Workforce-Management?
1. Was ist die Personaleinsatzplanung?
Bei der Personaleinsatzplanung – oder einfach kurz PEP – werden die Mitarbeiter den Abteilungen und Stellen, in denen sie arbeiten sollen, zugeordnet. Dabei legen die Verantwortlichen sowohl die zu besetzenden Stellen als auch die Arbeitszeiten und Einsatzorte fest. Eine wichtige Rolle bei der PEP spielt die Qualifikation des Mitarbeiters. Jede Position erfordert von der Person, die sie besetzen soll, nicht nur das passende fachliche Know-how. Oftmals sind auch besondere Soft Skills gefragt.
Die Personaleinsatzplanung ist hier das Bindeglied. Sie führt den jeweiligen Bereich und die an dieser Stelle benötigten Human Resources zusammen. Bei der Planung des Personaleinsatzes zeigt sich schnell, ob es genügend qualifizierte Mitarbeiter gibt. Die Erkenntnisse aus der Personaleinsatzplanung nutzen das Management und die HR-Abteilung für ihre Personalentscheidungen und auch für die Personalentwicklung.
Soweit Fachkräfte fehlen, wird das Management neue Mitarbeiter einstellen. Anders ist das, wenn sich einzelne Geschäftsbereiche oder das Geschäftsumfeld ändern, dann sind meist organisatorische Anpassungen erforderlich. Stellt man in der PEP etwa fest, dass Positionen redundant sind, muss die Geschäftsleitung Mitarbeiter entlassen. Manches Unternehmen setzt bei der Besetzung vakanter Stellen nicht ausschließlich auf Neueinstellungen, sondern auch auf das vorhandene Personal.
Dann unterstützt es die ambitionierten Mitarbeiter bei der Karriereplanung und durch konkrete Fortbildungsangebote. Das kann eine externe oder firmeninterne Weiterbildung, etwa in Form von Workshops, Seminare oder Coachings sein. Es sind also nicht nur die Einstellungen und Kündigungen typisch personelle Entscheidungen. Hierzu zählen vielmehr auch die Versetzungen, Beförderungen und die genannten Fördermaßnahmen. Hinzu kommen etwa die Anpassung der Gehälter oder die Einführung neuer Arbeitszeitmodelle, um Mitarbeiter zu halten.
Anstelle von Personaleinsatzplanung werden häufig auch die Begriffe Schichtplan oder Dienstplanung verwendet. Tatsächlich bezieht sich die PEP auf den gesamten Prozess der strategischen Planung und Organisation der Mitarbeiter. Die Schicht- und der Dienstpläne hingegen sind spezifische Dokumente, die Teil dieser Planung sind. Sie zeigen übersichtlich die tatsächlichen Arbeitszeiten und Aufgaben der Mitarbeiter auf.
Die Personaleinsatzplanung ist übrigens nur einer von insgesamt sechs Bestandteilen der Personalplanung. Die anderen fünf sind die Personalbedarfsplanung, Personalbeschaffungsplanung, Personalanpassungsplanung, Personalentwicklungsplanung und Personalkostenplanung.
2. Was sind die besonderen Herausforderungen bei der PEP?
Das zentrale Ziel der PEP lautet: Die richtige Anzahl an Mitarbeitern mit den passenden Qualifikationen muss sich zur richtigen Zeit am richtigen Ort befinden. Das klingt erst einmal logisch und scheint gar nicht so schwer. Doch bei diesem Vorgang ist eine Vielzahl von Faktoren zu berücksichtigen, die die HR-Verantwortlichen teils vor große Herausforderungen stellen.
Die Probleme können schon damit beginnen, dass es nicht ausreichend Mitarbeiter gibt. Es kann aber auch sein, dass die geforderten und die vorhandenen Qualifikationen nicht übereinstimmen. Dies bezeichnet man auch als Qualifikations-Mismatch. Auch plötzliche Änderungen bei den Anforderungen wirken sich auf die PEP aus. Das ist etwa der Fall, wenn das Unternehmen schnell wächst, in neue Märkte expandiert oder neue Produkte einführt. In vielen Branchen gelten darüber hinaus komplexe Arbeitszeitregelungen, Tarifverträge oder rechtliche Vorschriften. All diese sind bei der Planung zu beachten und können die Flexibilität erheblich einschränken.
Auch kurz-, mittel- und langfristige Entwicklungen sowie saisonale Erfordernisse sind zu berücksichtigen. So gibt es Branchen und Unternehmen, die zu bestimmten Zeiten einen erhöhten Personalbedarf verzeichnen. Das ist etwa beim Einzelhandel in der Weihnachtszeit der Fall oder zu Sales- oder auch Zeiten der Sonderverkäufe. Die Landwirtschaft benötigt Erntehelfer zur Erntezeit, die Touristik mehr Personal in den Ferienzeiten. Und ein Winterdienst braucht natürlich im Winter mehr Mitarbeiter als im Sommer. Zudem ist es für jeden Betrieb sinnvoll, sich auf Auftragsschwankungen, aber auch unerwartete personelle Ausfälle einzustellen.
Bei der Personaleinsatzplanung sollen die Verantwortlichen sowohl die Interessen des Unternehmens als auch die individuellen Präferenzen der Mitarbeiter berücksichtigen. Doch was die Effizienz der Firma steigert, findet nicht zwangsläufig den Beifall der Mitarbeiter. Wenn Mitarbeiter mit den Arbeitszeiten und Schichtplänen nicht zufrieden sind, kann das die Umsetzung der PEP erheblich erschweren. Das gilt im Übrigen ebenso für fehlende oder ungenaue Daten über die Mitarbeiterleistung, die Arbeitsbelastung, Krankheits- oder die Fluktuationsquote. In diesem Punkt unterstützt eine moderne Softwarelösung. Sie ist in der Lage, alle für die Planung relevanten Daten aktuell und in Echtzeit zu liefern.
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3. Welche Aufgaben hat die Personaleinsatzplanung?
Eine intelligente Personaleinsatzplanung gilt heute als wichtige Voraussetzung für eine hohe Effizienz, zufrieden Mitarbeiter und schlussendlich zufriedene Kunden. Um das zu erreichen, müssen die für die PEP Verantwortlichen einige Aufgaben erfüllen:
Optimale Einteilung der Arbeitskräfte
Bei der PEP weisen sie die Mitarbeiter bestimmten Projekten, Abteilungen und Aufgaben zu. Dabei müssen sie in jedem Fall deren Qualifikationen, besonderen Fähigkeiten und Erfahrungen berücksichtigen. So stellen sie sicher, dass die Personen nur die Aufgaben ausüben, für die sie sich am besten eignen.
Erstellung der Dienst- und Schichtpläne
Die Planung der Arbeitszeiten, Dienstzeiten und Schichten ist ein wichtiger Teil der Personaleinsatzplanung. Der zuständige HR-Mitarbeiter muss dabei sowohl die betrieblichen Anforderungen als auch die Arbeitsgesetze, Tarifverträge und sonstigen Vorschriften beachten. Die Vorgaben des Arbeitszeitgesetzes (ArbZG) beziehen sich auf die Arbeitszeitlimits, Ruhepausen und auch auf die Mindestruhezeiten zwischen den Schichten. Bei Betrieben mit Schichtarbeit empfiehlt es sich, durch ausgewogene Schichtpläne für eine gleichmäßige Auslastung der Mitarbeiter zu sorgen.
Urlaubs- und Vertretungsplanung
Der Verantwortliche koordiniert ferner die Urlaubsanträge der Angestellten. Dadurch stellt er sicher, dass zu jeder Zeit ausreichend Arbeitskräfte verfügbar sind, um den Betrieb am Laufen zu halten. Deshalb plant er darüber hinaus die Vertretungen für den Fall, dass Mitarbeiter abwesend sind. Die Gründe hierfür können etwa Krankheit, Urlaub, Fortbildung, ein Bildungsurlaub, Elternzeit oder auch ein Sabbatical sein.
Kostenmanagement und Analyse
Mithilfe der Personaleinsatzplanung lassen sich auch die Personalkosten optimieren. Doch dazu müssen die Kosten im Kontext mit den Arbeitsstunden, Überstunden und Schichtzulagen betrachtet werden. Das ideale Tool hierfür ist eine integrierte HR-Software, da sie die relevanten Bereiche miteinander verknüpft.
Eine moderne HR-Software sorgt außerdem dafür, dass das Unternehmen alle rechtlichen Vorgaben, die Arbeitszeitgesetze und die Tarifverträge einhält. Sie vereinfacht auch die Analyse der PEP-Ergebnisse. Sie ermöglicht es, Muster zu erkennen, und zeigt auf, wie sich der Personaleinsatz in Zukunft noch besser planen lässt. Ganz allgemein kann eine Personalsoftware dabei helfen, den komplexen Prozess der Personaleinsatzplanung zu automatisieren und zu optimieren.
4. Worauf ist bei der Personaleinsatzplanung besonders zu achten?
Bei der Personaleinsatzplanung dreht sich alles um die Mitarbeiter. Also tut der Arbeitgeber tut gut daran, sie in die Planung einzubeziehen. Ein positiver Effekt einer gelungenen PEP, von dem auch der Mitarbeiter selbst profitiert: Er arbeitet auf der Position, die seinen Fähigkeiten am besten entspricht. Hier fühlt er sich kompetent, geht er mit Selbstvertrauen an die Arbeit und hat auch mehr Erfolgserlebnisse. Außerdem sollte man bei der PEP auch auf die Präferenzen und Bedürfnisse der Mitarbeiter eingehen. Ob der Wunsch nach mehr Work-Life-Balance oder Vereinbarkeit von Familie und Beruf: Hier kann es sich lohnen, flexible Arbeitszeitmodelle wie Gleitzeit, Teilzeit, Schichtarbeit oder Homeoffice einzuführen.
Sobald die Dienst- oder Schichtpläne stehen, müssen die für die PEP Verantwortlichen den Arbeitnehmern diese zur Verfügung stellen. Wichtig ist, dass die Einsatzpläne so transparent sind, dass der Mitarbeiter sie problemlos versteht. Ferner sollte der Arbeitgeber versuchen, sie mit einigem Vorlauf zu erstellen. Dadurch stellt er sicher, dass die Beschäftigten genügend Zeit für die Planung ihrer persönlichen Angelegenheiten haben. Kurzfristige Änderungen sollten vermieden werden, lassen sich aber nicht immer verhindern. In einem solchen Fall sind die Betroffenen umgehend zu informieren. Nur so lassen sich Missverständnisse und Unmut beim Personal umgehen.
5. Welche Vorteile hat die Personaleinsatzplanung?
Ein Unternehmen profitiert in mehrerlei Hinsicht von einer effizienten Personaleinsatzplanung. Hier die wesentlichen Vorteile der PEP:
Optimale Ressourcennutzung: Sie setzen Ihre Mitarbeiter effizient ein. Dadurch vermeiden Sie nicht nur deren Überlastung oder Unterforderung. Sie sorgen vielmehr dafür, sondern dass sie zufriedener und motivierter sind.
Sicherung der Arbeitsqualität: Die Mitarbeiter befinden sich in den Positionen, die sie aufgrund ihrer Qualifikation am besten ausfüllen. Je passender die Stellen besetzt sind, umso höher ist die Qualität der Arbeit, die sie leisten.
Bindung guter Mitarbeiter: Sie sorgen zufriedene Mitarbeiter, indem Sie sie adäquat einsetzen, sie fördern, aber nicht überfordern und ihre Bedürfnisse wahrnehmen. Diese Mitarbeiter werden nicht abwandern, sie bleiben gern in Ihrem Unternehmen.
Kosteneinsparungen: Ist Ihre PEP effektiv, dann sparen Sie Personalkosten. Denn mit ihrer Hilfe können Sie Überstunden minimieren und ineffizientes Arbeiten oder Doppelbesetzungen vermeiden. Dadurch, dass sie die Spitzenzeiten kennen, setzen Sie nur dann Teilzeitkräfte oder Hilfskräfte ein, wenn Sie sie brauchen.
Mehr Flexibilität: Je nach der Ausrichtung des Unternehmens, kann es zu einer ungleichmäßigen Arbeitsauslastung kommen. Das ist insbesondere bei Branchen der Fall, in denen es saisonale Schwankungen gibt. Dank PEP können Sie rasch darauf reagieren und Personalengpässe vermeiden.
6. Welche Arten der Personaleinsatzplanung gibt es?
Es gibt mehrere Arten der Personaleinsatzplanung, die alle ein gemeinsames Ziel haben: eine höhere Effizienz, reibungslose Arbeitsabläufe, zufriedene Mitarbeiter und ein gutes Betriebsklima. Wir unterscheiden die folgenden vier Arten der PEP:
Die quantitative Personaleinsatzplanung
Die typischen Fragen sind: Deckt sich der zukünftige Personalbedarf mit dem zu erwartenden Personalbestand? Welche Zu- und Abgänge erwarten wir? Die quantitative PEP verfolgt das Ziel, den Personalbedarf des Unternehmens zu decken. Hier geht es nicht nur um die langfristige Planung, sondern auch darum, kurzfristig Schwankungen auszugleichen.
Die qualitative Personaleinsatzplanung
Diese Art der PEP stellt sicher, dass Mitarbeiter mit dem passenden Know-how und der Erfahrung die richtigen Stellen besetzen. Es ist deshalb notwendig, die Qualifikationen mit dem Anforderungsprofil der Position zu vergleichen. Das ist umso einfacher, je klarer die Stellenbeschreibungen formuliert sind. Bei der qualitativen PEP geht es auch um die Zufriedenheit der Mitarbeiter, die Teamdynamik und das langfristige Betriebsklima. Verändern sich die Anforderungen an das Know-how, sind Maßnahmen zur Weiterbildung und ein Outsourcing geeignete Optionen.
Die zeitliche Personaleinsatzplanung
Die zeitliche Personaleinsatzplanung befasst sich mit der Verteilung der Arbeitszeit der Mitarbeiter. Hier hinein spielen die Schichtarbeit, die Urlaubsplanung, Feiertagsregelungen, Überstunden und flexible Arbeitszeitmodelle, aber auch saisonale Spitzen. Wichtig bei der Planung ist es, sowohl die betrieblichen Anforderungen als auch die individuellen Bedürfnisse der Mitarbeiter zu berücksichtigen. Ziel ist es, für eine ausgewogene Arbeitsbelastung zu sorgen und zugleich Engpässe zu vermeiden.
Die örtliche Personaleinsatzplanung
Die Personaleinsatzplanung legt generell fest, wo die Mitarbeiter arbeiten. Die örtliche PEP ist jedoch dann relevant, wenn ein Unternehmen an mehreren Orten Betriebsstätten hat. Das können etwa Büros, Filialen, Verkaufsstellen oder Produktionsstätten sein. Die Herausforderung besteht hier darin, die Bedürfnisse jedes einzelnen Standorts mit den Gesamtzielen des Unternehmens in Einklang zu bringen. Dies erfordert eine sorgfältige Abstimmung der Arbeitskräfte und der Aktivitäten. Nur so lässt sich eine reibungslose und effiziente Betriebsführung an allen Standorten sicherstellen.
7. Wie unterscheiden sich Personaleinsatzplanung und Workforce Management?
Die beiden Begriffe werden oftmals als Synonyme behandelt. Doch tatsächlich ist die PEP vielmehr Teil des Workforce Managements (WFM). Das WFM verfolgt einen breiteren Ansatz, um alle Aspekte rund um die Ressource Mitarbeiter zu optimieren. Zu diesen Aspekten zählen neben der PEP das Arbeitszeit- und das Anwesenheitsmanagement, die Kapazitätsplanung, die Bedarfsplanung und das Controlling. Weitere wichtige Elemente sind das Leistungsmanagement, die Schulungsplanung und das Talentmanagement. Denn es lohnt sich für Unternehmen, ambitionierte Mitarbeiter dabei zu unterstützen, sich fortzubilden. Viele nutzen gern die Chance, sich für anspruchsvollere Positionen in der eigenen Firma zu qualifizieren. Dadurch schwindet oftmals das Interesse, den Arbeitgeber zu wechseln.
Das Workforce Management soll sicherstellen, dass die Mitarbeiter bestmöglich eingesetzt werden. Dadurch kann ein Unternehmen seine Produktivität steigern und die Kosten unter Kontrolle behalten. Letzten Endes sorgt es so nicht nur für zufriedene Mitarbeiter, sondern auch für zufriedene Kunden.
