Mitarbeiterbefragungen sind ein wichtiges Instrument, um zum einen den Ist-Zustand des Unternehmens zu analysieren, Schwachstellen offenzulegen und Veränderungen anzustoßen. Vor dem Hintergrund eines zunehmenden Fachkräftemangels dient eine Mitarbeiterbefragung zum anderen dazu, das eigene Unternehmen als attraktiven Arbeitgeber am Markt zu etablieren, um bewährte Mitarbeiter zu halten und neue zu gewinnen. Dennoch nutzen nur wenige Unternehmen das wichtige Diagnosewerkzeug, wie der erste Personal-Risiko-Index von Universität München, Haufe Personalmagazin und Sage HR ergab.
Zum Start die Ziele der Befragung festlegen
Einer der wichtigsten Schritte bei der Durchführung einer Mitarbeiterbefragung ist das Festlegen der Ziele. Diese hängen von der individuellen Situation des Unternehmens ab. So können durch die Untersuchung folgende Felder abgefragt werden:
- Wie zufrieden sind die Mitarbeiter im Allgemeinen mit dem Unternehmen und im Bereich, in dem sie beschäftigt sind?
- Wo liegen aus Sicht der Mitarbeiter Stärken und Schwächen des Betriebs?
- Wie zufrieden sind die Mitarbeiter mit der Kommunikation und Information im Betrieb?
- Wie groß ist die Identifikation des einzelnen Mitarbeiters mit dem Unternehmen?
- Bestehen Handlungsfelder hinsichtlich der Fort- und Weiterbildung der Mitarbeiter?
- Müssen Arbeitszeiten oder Entgeltleistungen angepasst werden?
- Sind die Maßnahmen zur Work-Life-Balance ausreichend?
- Gibt es Probleme hinsichtlich der Arbeitssicherheit?
- Wie hoch ist die Akzeptanz der Mitarbeiter hinsichtlich einer bestimmten Veränderung im Betrieb?
- Gibt es Vorschläge und Gestaltungsideen der Mitarbeiter?
Je nach festgelegtem Ziel kann es sinnvoll sein, alle Mitarbeiter oder auch nur einen Teil der Mitarbeiter zu befragen.
Tipp:
Sparen Sie Zeit mit einer modernen Lösung für HR Management – Jetzt Cloud HR Software kostenlos testen
Durchführung der Mitarbeiterbefragung
Sind die Ziele der Mitarbeiterbefragung festgelegt, kann der Fragebogen erstellt werden. Dieser sollte nicht zu umfangreich ausfallen, sodass die Mitarbeiter ihn innerhalb von gut zehn Minuten ausfüllen können. Das erhöht die Akzeptanz. Der Fragebogen kann sowohl als Papier-Bleistift-Umfrage als auch als Online-Umfrage gestaltet werden. Wichtig ist außerdem, die Erhebung anonym durchzuführen. Wichtige Punkte bei der Fragestellung:
- Die Fragen sollen verständlich formuliert sein und eine schnelle, intuitive Antwort ermöglichen.
- Die Fragen sollen eindeutig formuliert sein.
- Die Antworten sollen Ausweichmöglichkeiten wie zum Beispiel „keine Meinung“ oder „ich weiß nicht“ enthalten.
- Die Antworten sollen die Möglichkeit enthalten, eine Begründung zu einer bestimmten Antwort abgeben und das Problemfeld kommentieren zu können.
- Es können unterschiedliche Antwortmöglichkeiten genutzt werden, wie zum Beispiel Tabellen, Schulnoten, Skalen oder Ranglisten.
- Suggestivfragen sind zu vermeiden.
Nach der Umfrage ist vor der Umfrage
Die Mitarbeiterumfrage zeigt im besten Fall auf, wo die Schwächen im Unternehmen liegen. Dazu gehört eine sorgfältige Analyse der Ergebnisse. Diese sollten von oben nach unten veröffentlicht werden, das heißt, zuerst wird das Management informiert, dann die Führungskräfte und unmittelbar danach die Mitarbeiter. Zur Aufarbeitung der Ergebnisse haben sich Workshops, Arbeitsgruppen, Team- oder Abteilungsgespräche bewährt. Wo Handlungsbedarf besteht, müssen geeignete Maßnahmen eingeleitet werden. Um deren Wirksamkeit zu überprüfen, sollte nach ein bis zwei Jahren eine erneute Mitarbeiterbefragung durchgeführt werden.
