Mahnungen schreiben

Rechnungen schreiben klingt einfach, kann für Selbstständige und Gründer anfangs jedoch kompliziert sein. Der Rechnungsempfänger und das Finanzamt akzeptieren nur ordnungsgemäß erstellte Rechnungen. Und früher oder später müssen KMUs auch die erste Mahnung schreiben. Um überhaupt eine Mahnung ausstellen zu können, ist eine ordnungsgemäß erstellte Rechnung die Voraussetzung. Und Mahnungen sind wichtig, denn ein Gläubiger, der seine Schulden einige Wochen nicht bezahlt, erhält sozusagen einen zinslosen Kredit.

Definition Mahnung

Eine Mahnung ist die Aufforderung eines Gläubigers an einen Schuldner, die geschuldete Leistung zu erbringen – also eine noch offene Rechnung zu begleichen. Zweck der Mahnung ist es, den Kunden durch die Mahnung in Verzug zu bringen und eine schnelle Rechnungszahlung zu erreichen.

Mahnungen schreiben: die Rechtslage

Was nicht stimmt: Erst nach drei Mahnungen kann der Rechnungsaussteller rechtliche Konsequenzen gegen den Gläubiger einleiten. Tatsächlich gilt: Seit dem Gesetz zur Beschleunigung fälliger Zahlungen ist das dreistufige Mahnverfahren obsolet. Mithilfe des Mahnverfahrens wurde der Rechnungsempfänger nachweislich in Verzug gesetzt, wenn auf der Rechnung kein Fälligkeitsdatum angegeben war.

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Schuldner gerät jetzt 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung in Verzug

Nach § 268 BGB gilt jetzt, dass der Schuldner 30 Tage „nach Fälligkeit und Zugang einer Rechnung“ automatisch in Verzug gerät. Wie früher bereits möglich, kann der Rechnungsaussteller durch ein festgelegtes Datum auf der Rechnung einen früheren Verzugsbeginn festsetzen. Der Rechnungsempfänger ist in Verzug, wenn der Fälligkeitstermin abläuft. Der Verzug ist allerdings nur dann gültig, wenn die in Rechnung gestellte Leistung vollständig und unstrittig erbracht ist.

Richtig Mahnungen schreiben

Unternehmer müssen bei der Ausstellung von Mahnungen keine festgelegte Form befolgen, sollten sich jedoch an einige Formalitäten halten. Die Zahlungsfrist der Mahnung sollte 10 bis 14 Tage umfassen, damit der Rechnungsempfänger eine reale Chance zur Rechnungsbegleichung hat. Der Schuldner muss eindeutig benannt werden und die Mahnung eine Aufforderung zur Erfüllung des Vertrags enthalten. Aus Beweisgründen ist die Schriftform immer empfehlenswert. KMUs müssen gegenüber Privatpersonen (§ 13 BGB) auf der Rechnung auf die Verzugsautomatik hinweisen (nach § 268 BGB). Ist der Schuldner in Verzug gebracht, können Verzugszinsen und ein Ersatz von Verzugsschäden oder Kosten für die Rechtsverfolgung angedroht werden. Das Schreiben einer Mahnung ist nicht immer erforderlich, um den Schuldner in Verzug zu bringen, empfiehlt sich aus Sicht des Rechnungsstellers aber. Mit der schriftlichen Mahnung wird sichergestellt, dass diese den Schuldner erreicht und es keine Missverständnisse gibt.

Praxistipps

Unternehmer sollten keine durchnummerierten Mahnungen schreiben oder diese als „erste“ oder „zweite“ Mahnung bezeichnen. Andernfalls rechnet der Empfänger mit weiteren Mahnungen, bevor er zahlen muss. Wichtig ist zudem die richtige Bezeichnung der Mahnung, sie ist als „Mahnung“ und nicht als „Zahlungserinnerung“ zu betiteln. Der Grund: Eine Zahlungserinnerung dient nicht als Begründung für einen Verzug, ist eine höfliche Zahlungserinnerung und zieht daher keinerlei Rechtsfolgen nach sich. Will ein Unternehmer den Gerichtsweg gehen, muss der Schuldner einmal außergerichtlich angemahnt worden sein. Dann können diesem die Kosten für eine Klage oder die Beantragung eines gerichtlichen Mahnbescheids in Rechnung gestellt werden.

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