Arbeitgeber rechnen die Löhne und Gehälter mit Konten ab, die für jeden Mitarbeiter einzeln anzulegen und zu führen sind. Damit bilden diese Konten die Basis der Lohnabrechnung. Heute führen Unternehmen die Personalbuchhaltung mit Unterstützung von spezieller Software durch. Diese Programme sorgen für eine schnelle Verarbeitung der Lohndaten und minimieren darüber hinaus die Fehlerwahrscheinlichkeit. Dabei ist zu beachten, dass der Arbeitgeber für falsch berechnete oder unvollständig an das Finanzamt abgeführte Lohnsteuer seiner Mitarbeiter zusammen mit diesen als Gesamtschuldner haftet. Dies bedeutet konkret, dass ein Finanzamt berechtigt ist, vom Arbeitgeber den Ausgleich seiner sämtlichen Forderungen aus diesen Ansprüchen zu fordern.
Die Vorschriften für die Führung von Lohnkonten
Der Gesetzgeber fordert in verschiedenen Vorschriften (§ 41 Absatz 1 Einkommensteuerdurchführungsverordnung und § 4 Lohnsteuerdurchführungsverordnung), dass ein Unternehmen für jeden Mitarbeiter ein separates Lohnsteuerkonto anlegt und auf diesem die Buchung der monatlichen Bezüge vornimmt. Mit dieser Regelung ist sichergestellt, dass eine Lohnsteueraußenprüfung, aber auch andere Überprüfungen unkompliziert und mit angemessenem Zeitaufwand durchführbar sind. So lässt sich zum Beispiel mithilfe ordnungsgemäß geführter Lohnkonten unkompliziert feststellen, ob das Unternehmen die Einkommensteuer für geldwerte Vorteile oder Einmalbezüge den gesetzlichen Vorschriften entsprechend an das Finanzamt abgeführt hat. Kleinere Unternehmen haben die Möglichkeit, bestimmte Erleichterung bei der Führung von Lohnkonten in Anspruch zu nehmen.
Tipp:
Die erforderlichen Daten
Damit die Lohnbuchhaltung die Abrechnung von Löhnen und Gehältern ordnungsgemäß durchführen kann, sind wichtige Informationen über den jeweiligen Mitarbeiter zu hinterlegen. Diese setzen sich aus Stamm- und Bewegungsdaten zusammen, die laufend zu aktualisieren sind. Dabei spielt ein großer Teil dieser Informationen auch für die Berechnung anderer Abgaben eine Rolle, wie zum Beispiel Beiträge zur Kranken- und Pflegeversicherung oder Berufsgenossenschaft.
Zu den zu erfassenden Stammdaten der Mitarbeiter gehören insbesondere:
- Name und Anschrift
- Geburtsdatum
- Zuständiges Finanzamt
- Gegebenenfalls Freibeträge beziehungsweise Freistellungsbescheinigungen
- Anzahl der Kinder
- Lohnsteuerklasse
Hinzu kommen die Lohndaten, sie enthalten zum Beispiel Informationen über:
- Tag der Lohnzahlung
- Zeitraum, für den das Unternehmen das Arbeitsentgelt zahlt
- Höhe der Lohnzahlung, aufgeteilt in Bar- und Sachbezüge
- Außerordentliche Einkünfte
- Steuerfreie Bezüge
Die Abwicklung der Lohnbuchhaltung durch externe Dienstleister
Viele KMUs entscheiden sich dafür, die gesamte Personalabrechnung und die Führung der Lohnkonten durch ein Steuerberatungsbüro abrechnen zu lassen. Dies erweist sich vor allem bei einer überschaubaren Anzahl von Mitarbeitern als sinnvoll. Denn in der Regel sind die Abrechnung von Löhnen und Gehälter sowie die Führung der Lohnkonten derart komplex, dass umfangreiche Spezialkenntnisse dafür erforderlich sind. Die Beschäftigung eines einschlägig vorgebildeten Lohnbuchhalters ist aus wirtschaftlichen Gründen jedoch erst ab einer größeren Mitarbeiterzahl wirtschaftlich vertretbar. Außerdem bietet die Abrechnung von Löhnen und Gehältern durch einen Steuerberater größtmögliche Diskretion.
