Ob als Gründer eines Start-ups oder Inhaber eines kleinen oder mittleren Unternehmens, kurz KMU: Sobald Sie Ihren ersten Mitarbeiter einstellen, müssen Sie sich mit dem Thema Lohnbuchhaltung auseinandersetzen. Das Wort legt nahe, dass es dabei um die Erfassung und Abrechnung von Löhnen und Gehältern geht. Doch ihre Funktion geht weit darüber hinaus. Erfahren Sie hier, welch vielfältige Aufgaben diese Teildisziplin innerhalb der Buchhaltung hat und wie Sie sich hier organisieren können.
1. Was bedeutet der Begriff Lohnbuchhaltung?
2. Welche Aspekte betrachtet die Lohnbuchhaltung?
3. Welche Aufgaben hat die Lohnbuchhaltung?
4. Welche Fähigkeiten muss ein Lohnbuchhalter haben?
5. Wie können Unternehmen ihre Lohnbuchhaltung organisieren?
6. Was ist besser: Die interne oder die externe Lohnbuchhaltung?
1. Was bedeutet der Begriff Lohnbuchhaltung?
Der Begriff der Lohnbuchhaltung bedeutet zweierlei: Zum einen kann er den Prozess der Lohnbuchhaltung an und für sich beschreiben. Dann bezieht er sich auf die Aufgaben, die mit der Verwaltung und Abrechnung von Löhnen und Gehältern für die Mitarbeiter zusammenhängen. Zum anderen bezeichnet der Begriff den Unternehmensbereich, in dem sich Experten, die Lohnbuchhalter, um diese Tätigkeiten kümmern. Gerade große Betriebe haben oftmals eine eigene Abteilung Lohnbuchhaltung.
2. Welche Aspekte betrachtet die Lohnbuchhaltung?
Der Arbeitgeber muss für jeden Arbeitnehmer und für jedes Kalenderjahr am Ort der Betriebsstätte ein Lohnkonto führen. So ist es in § 41 Absatz 1 Satz 1 des Einkommenssteuergesetzes (EStG) festgelegt, der die Aufzeichnungspflichten beim Lohnsteuerabzug regelt. Was genau in diesem Lohnkonto aufgezeichnet wird, gibt der § 4 Absatz 1 der Lohnsteuer-Durchführungsverordnung vor. Die Daten umfassen die persönlichen Daten wie den Namen, die Anschrift und Geburtsdatum. Hinzu kommen weitere Informationen, wie etwa die Lohnsteuerklasse und die Angabe zur Sozialversicherung.
Weiterhin hält der Mitarbeiter der Lohnbuchhaltung in der Abrechnung alle wichtigen Aspekte rund um die Lohn- oder Gehaltszahlung fest. Das sind sowohl der Zeitraum, für den, als auch der Tag, an dem das Unternehmen das Gehalt auszahlt. Die Lohn- und Gehaltsabrechnung weist neben dem eigentlichen Leistungslohn oder dem Grundgehalt separat die zusätzlichen Zahlungen sowie die Sachbezüge auf. Darüber hinaus legt sie eventuelle Zulagen dar, etwa für Nachtarbeit oder Sonntagsarbeit, sowie finanzielle Entschädigungszahlungen wie beispielsweise Schlechtwettergeld. Ferner stehen hier die Lohnfortzahlungen bei Krankheit oder während der Zeit des Mutterschutzes. Dargelegt werden außerdem alle Freibeträge und andere außerordentliche Einkünfte. Soweit der Arbeitgeber vermögenswirksame Leistungen zahlt, sind diese hier ebenfalls aufgeführt.
Je mehr Faktoren in die Berechnung einfließen, desto komplizierter ist die Lohnbuchhaltung. Hier zwei Beispiele: In Firma A arbeiten ausschließlich Angestellte, die eine geregelte 40-Stunden-Bürowoche haben. Bei Firma B handelt es sich um einen Produktionsbetrieb mit Schicht- und Nachtarbeit. Hier erhalten die Arbeitnehmer nicht nur einen Stundenlohn, sondern auch Schichtzulagen oder Zuschläge für Überstunden oder Nachtarbeit. Eines steht fest: Für einen Lohnbuchhalter ist es viel einfacher, die Gehaltsabrechnungen für Firma A zu erstellen als die Lohnabrechnungen für Firma B.
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3. Was sind die zentralen Aufgaben der Lohnbuchhaltung?
Hier ein Überblick der wichtigsten Aufgaben, die die Lohnbuchhaltung hat:
Die Verwaltung der (Jahres-)Lohnkonten: Für jeden Mitarbeiter pflegt die Lohnbuchhaltung ein Lohnkonto. In diesem erfasst sie alle finanziellen Transaktionen und Informationen, die die Lohnabrechnung betreffen. Das sind unter anderem die monatlichen Gehaltszahlungen, die Abzüge und Sozialversicherungsbeiträge. Am Ende des Jahres erstellt die Lohnbuchhaltung das Jahreslohnkonto, das die finanziellen Transaktionen über das gesamte Kalenderjahr hinweg zusammenfasst. Diese Daten sind unerlässlich, um korrekte Jahreslohnsteuerbescheinigungen erstellen zu können. Sie sind zudem eine wichtige Basis für die jährlichen Meldungen an die Finanzbehörden und an die Sozialversicherungsträger.
Die Pflege der Personalstammdaten: Die Lohnbuchhaltung sammelt und verwaltet die relevanten persönlichen Informationen über jeden Mitarbeiter und hält diese stets aktuell. Das sind etwa der Name, die Adresse, das Geburtsdatum, der Familienstand, die Anzahl der Kinder, die Bankverbindung und Versicherungsdaten.
Berechnung der Löhne und Gehälter: Die Lohnbuchhaltung ist dafür verantwortlich, die exakten Entgelte für jeden Mitarbeiter zu berechnen. Dazu zählen regelmäßige Lohnzahlungen oder ein festes Grundgehalt ebenso wie Überstunden, Boni und Zulagen.
Berechnung und Einbehaltung der Abgaben und Steuern: Die Abteilung berechnet die verschiedenen Abzüge von den Bruttoverdiensten der Mitarbeiter. Dazu gehören Steuern, die Beiträge etwa zur gesetzlichen Krankenversicherung, zur Pflegeversicherung und Arbeitslosenversicherung. Die Abzüge führt sie entsprechend den gesetzlichen Vorschriften an die Behörden ab.
Erstellung der Lohn- und Gehaltsabrechnungen: Klare und übersichtliche Entgeltabrechnungen sorgen dafür, dass die Mitarbeiter alle Entgelte und Abzüge sowie das errechnete Nettogehalt nachvollziehen können.
Erstellung und Sendung von Meldungen und Berichten an die Behörden: Damit zeigt die Lohnbuchhaltung zum einen neue oder geänderte Beschäftigungsverhältnisse an oder besonderer Ereignisse, wie etwa Mutterschutz, Elternzeit oder Kurzarbeit. Zum anderen schickt sie die Lohnsteuer- und Sozialversicherungsmeldungen an die Behörden. Um die Meldungen digital versenden zu können, müssen die Lohnbuchhalter Datenträgeraustausch-Dateien, kurz DTA-Dateien, erstellen. Eine moderne Lohnabrechnungssoftware kann sie dabei unterstützen.
Sicherstellung der Compliance: Die Lohnbuchhaltung sorgt dafür, dass alle gesetzlichen Vorschriften, Vorgaben und Fristen im Zusammenhang mit der Lohnabrechnung eingehalten werden.
Jahreslohnsteuerbescheinigung: Jeder Mitarbeiter erhält am Ende des Jahres vom Arbeitgeber diese Bescheinigung. Sie enthält alle Daten, die er benötigt, um seine Einkommenssteuererklärung zu erstellen.
Kommunikation mit den Mitarbeitern: Die Arbeitnehmer haben immer mal Fragen zu ihrer Lohn- oder Gehaltsabrechnung, zu Abzügen, Steuern und anderen einkommensrelevanten Themen. Dann ist die Lohnbuchhaltung ihre erste Anlaufstelle.
4. Welche Fähigkeiten muss ein Lohnbuchhalter haben?
Ein Lohnbuchhalter ist für die korrekte Abrechnung von Löhnen und Gehältern verantwortlich. In der Regel verfügt er deshalb über eine kaufmännische Ausbildung im Bereich der Buchhaltung und im Lohnsteuerrecht. Zwar ist ein Studienabschluss nicht zwingend notwendig, doch es kann hilfreich sein, einen speziellen Studienganz zu absolvieren: etwa in der Betriebswirtschaftslehre, im Wirtschafts- oder Arbeitsrecht, im Finanz- und Rechnungswesen oder im Personalmanagement.
Grundsätzlich sollte ein Lohnbuchhalter ein umfassendes Verständnis für die Lohn- und Gehaltsabrechnung mitbringen. Ferner sollte er alle relevanten Steuervorschriften, die Sozialversicherungsbestimmungen und die nationalen wie die regionalen arbeitsrechtlichen Regelungen kennen. Soweit das Unternehmen international tätig ist, sind auch die Richtlinien und Gesetze anderer Länder für ihn von Bedeutung. Hinzu kommt, dass sich Gesetze und Bestimmungen immer mal wieder ändern können. Deshalb sollte er Interesse daran haben, sich durch außer- oder betriebliche Weiterbildungen auf dem Laufenden zu halten. Weiterhin arbeitet er in der Regel arbeitet mit einer Software, die auf die Buchhaltung und Lohnabrechnung zugeschnitten ist. Daher ist es hilfreich, wenn er sich mit den gängigen Abrechnungssystemen auskennt.
Darüber hinaus braucht ein Lohnbuchhalter noch eine Reihe anderer Fähigkeiten, sogenannte Soft Skills: Da die Abrechnungen absolut korrekt sein müssen, muss er ein Faible dafür haben, präzise zu arbeiten. Zugleich ist es ein Muss, dass er vertraulich mit den sensiblen personen- und finanzbezogenen Daten umgeht, die er verarbeitet. Bei aller Diskretion sollte er aber gleichwohl kommunikativ sein. Denn Lohnbuchhalter müssen regelmäßig mit anderen Personen kommunizieren: im Unternehmen mit den Mitarbeitern, auch anderer Abteilungen, und außerhalb der Firma mit den Verantwortlichen bei Ämtern und Behörden.
5. Wie können Unternehmen ihre Lohnbuchhaltung organisieren?
Die Aufgaben, die in der Lohnbuchhaltung anfallen, sind vielfältig und meist komplex. Deshalb sollte diese idealerweise ein Experte übernehmen, der über die zuvor beschriebenen Fähigkeiten verfügt. Wie ein Unternehmen seine Lohnbuchhaltung organisiert, das hängt davon ab, wo der (oder die) Lohnbuchhalter angestellt ist (oder sind): Handelt es sich um Mitarbeiter des eigenen Unternehmens, ist von der internen Lohnbuchhaltung die Rede. Das Fachpersonal kann aber auch bei einem externen Dienstleister arbeiten, dessen Leistung die eigene Firma in Anspruch nimmt. Dann spricht man von der externen Lohnbuchhaltung.
Interne Lohnbuchhaltung
Die interne Lohnbuchhaltung findet man bei nahezu jeder Unternehmensgröße. Da es in kleinen Betrieben nur wenige Angestellte gibt, kann die Abrechnung hier noch recht einfach erledigt werden. Deshalb übernimmt der Inhaber oder Geschäftsführer oftmals selbst diese Aufgabe. Unternehmen mittlerer Größe und auch Großunternehmen haben häufig eine eigene Buchhaltungsabteilung dafür. In dieser Abteilung arbeiten sogenannte Buchhalter oder Lohnbuchhalter. Diese kümmern sich um alle Themen, die mit den Lohn- und Gehaltsabrechnungen der Mitarbeiter zu tun haben.
Besonders komplex sind die Strukturen in der Regel in multinationalen Konzernen. Auch bei der internen Lohnbuchhaltung gibt es hier verschiedene Vorgehensweisen: Einige Konzerne entscheiden sich dafür, ihre gesamte Lohnbuchhaltung an einem zentralen Standort im Heimatland zu führen. Dann müssen sie allerdings darauf achten, dass sie die Anforderungen der anderen Länder ebenfalls berücksichtigen. Eine andere Variante ist es, die Lohnbuchhaltung auf Länderebene zu organisieren. So können sie sicherstellen, dass die einzelnen Dependancen die Lohn- und Steuergesetze des jeweiligen Landes befolgen. Dies kann jedoch eine große Herausforderung sein, insbesondere, wenn es um die Erfassung und Konsolidierung der Daten geht.
Einige der Global Player richten sogenannte Shared Service Center, kurz SSC ein. Bei einem SSC handelt es sich um eine organisatorische Einheit innerhalb der Firma. Diese hat sich darauf spezialisiert, bestimmte Dienstleistungen und Funktionen für verschiedene Niederlassungen im In- oder Ausland zu erbringen. Zu den typischen administrativen Aufgaben zählen die Lohnbuchhaltung, das Personalwesen und die Buchhaltung. Eine solche Vorgehensweise kann dabei helfen, Kosten zu sparen und die Effizienz zu steigern.
In der Regel nutzen heute Unternehmen aller Größen und Branchen eine Lohnabrechnungssoftware. Diese unterstützt sie dabei, die Entgeltabrechnungen firmenintern zu verwalten und durch die Automatisierung vieler Prozesse Zeit zu sparen. Auf dem Markt gibt es inzwischen eine Vielzahl von Programmen. Diese berechnen automatisch Steuern und Abzüge und helfen dabei, alle anderen relevanten Aspekte der Lohnabrechnung zu beachten. Hier punkten insbesondere moderne Online-Softwarelösungen: Sie sind meist kostengünstig, schnell implementiert und die Benutzer können von überall auf das System zugreifen.
Externe Lohnbuchhaltung
Manch ein Unternehmer entscheidet sich dazu, einen externen Dienstleister, etwa den Steuerberater, ein Lohn- oder Buchhaltungsbüro zu beauftragen. Das kann gerade bei jungen Existenzgründern und Start-ups sinnvoll sein, die über wenig Erfahrung in diesem Bereich verfügen. Sie können durch ein Outsourcing der Lohnbuchhaltung möglicherweise Anfängerfehler vermeiden. Auch mancher Ein-Mann-Betrieb oder Kleinunternehmer hat oftmals weder die Lust noch die Zeit, sich mit dem Thema zu beschäftigen. Und eigens einen Mitarbeiter dafür einzustellen, das wäre für ihn zu kostspielig. Deshalb lagert auch er oftmals die Lohn-Buchhaltung an einen der zahlreichen Anbieter am Markt aus.
Selbst der eine oder andere Konzern wählt den Weg des Outsourcings. Er beauftragt dann einen oder gar mehrere externe Dienstleister, die die Lohnabrechnung an den jeweiligen Standorten erledigen. Damit möchte der Konzern sicherstellen, dass die Entgeltabrechnung jedes Tochterunternehmen den Gesetzen und Vorschriften vor Ort entspricht.
6. Was ist besser: Die interne oder die externe Lohnbuchhaltung?
Die Abwägung Inhouse versus Outsourcing ist nicht einfach und es gibt auch nicht die eine richtige Lösung. Denn für jede Variante sprechen ein paar wesentliche Aspekte.
Die Vorteile des Outsourcings:
- Mögliche Kosteneinsparung: Sie können sich die Kosten für Software, Schulungen und Personal sparen.
- Zeiteinsparung: Sie sparen Zeit, die Sie für andere, für Ihr Unternehmen wichtige Aufgaben nutzen können.
- Expertenwissen: Externe Dienstleister verfügen auf diesem Gebiet über Know-how und oftmals auch über langjährige Erfahrung. Von diesem Wissen können Sie, insbesondere als Gründer, profitieren.
- Compliance: Ein erfahrener Dienstleister kann dafür sorgen, dass Sie in steuerlicher und rechtlicher Hinsicht immer auf dem neuesten Stand sind.
Die Vorteile der internen Lohnbuchhaltung:
- Höhere Kosteneffizienz: Bei kleineren Unternehmen sind die Abläufe und mithin auch die Lohnbuchhaltung oftmals recht unkompliziert. So kann es kostengünstiger sein, diese intern zu erledigen.
- Kontrolle und Flexibilität: Sie behalten die volle Kontrolle über alle Vorgänge in der Lohnbuchhaltung und können bei Änderungen sofort nachjustieren.
- Datenhoheit: Hier bleiben die sensiblen Mitarbeiterdaten in Ihrem Haus. Das kann dazu beitragen, dass sich Ihre Mitarbeiter weniger Sorgen um die Sicherheit und den Schutz ihrer Daten machen.
- Compliance-Konformität: Auch eine moderne Lohnabrechnungssoftware sorgt dafür, dass Sie juristisch und steuerlich stets auf der sicheren Seite sind.
- Effizienz durch Verbundenheit: In der Regel ist ein interner Mitarbeiter vertrauter mit den Unternehmenszielen und der Unternehmenskultur als ein externer. Das fördert die Effizienz in der Lohnbuchhaltung und die Kommunikation zwischen den Mitarbeitern.
Welche Entscheidung für Sie die beste ist, das hängt nicht nur von der Größe und den finanziellen Möglichkeiten Ihres Unternehmens ab. Entscheidend sind ferner die besonderen Anforderungen Ihrer Branche und inwieweit Sie bereit sind, die Kontrolle abzugeben. Es ist auch möglich, die beiden Ansätze zu kombinieren. Dann erledigen Sie etwa die grundlegenden Aufgaben intern und übertragen die weiterführenden, komplexeren Aufgaben einem externen Dienstleister.
Als Unternehmer fragen Sie sich sicher auch, ob und wie sie die Lohnbuchhaltung besser handhaben können. Wir können Ihnen die Entscheidung nicht abnehmen, aber wir möchten Sie gern dabei unterstützen: mit unserem praktischen und kostenfreien Leitfaden.
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