Die Kreditorenbuchhaltung als Unterabteilung der Finanzbuchhaltung bildet einen wichtigen Bestandteil des Rechnungswesens eines Unternehmens. Sie erledigt alle Aufgaben, die im Zusammenhang mit eingehenden Rechnungen stehen. Als Kreditor bezeichnen Fachleute Lieferanten und Dienstleister, die an das Unternehmen Waren liefern oder Leistungen erbringen. Anschließend erstellen sie Rechnungen, deren Bearbeitung in der Kreditorenbuchhaltung erfolgt. In dieser Abteilung legen die Mitarbeiter für jeden Lieferanten einen Kreditorenstamm an. Dabei erfassen sie dessen vollen Firmennamen, die Anschrift, den Steuerschlüssel und gegebenenfalls weitere Daten, wie zum Beispiel in Bezug auf regelmäßig eingeräumte Skonti und Rabatte.
Erfassung und Prüfung
Nach dem Eingang von Rechnungen erfolgt üblicherweise die Paginierung mit einem Eingangsstempel für die Dokumentation des Datums. Darüber hinaus versieht die Kreditorenbuchhaltung jede eingehende Rechnung mit einer fortlaufenden Nummer. Anschließend ist eine Überprüfung der sachlichen Richtigkeit und der korrekten Höhe des in Rechnung gestellten Betrags erforderlich. In größeren Betrieben arbeiten die Kreditorenbuchhalter dabei eng mit den jeweiligen Fachabteilungen zusammen, die für die Bestellung der entsprechenden Waren und Dienstleistungen verantwortlich sind. Das Ergebnis der Rechnungsprüfung wird mit Haken und Namenskürzel direkt auf der Eingangsrechnung dokumentiert.
Der Zahlungsausgleich
Die Kreditorenbuchhaltung stellt sicher, dass die Bezahlung sämtlicher Eingangsrechnungen fristgerecht erfolgt. Dabei ist auch darauf zu achten, dass eventuelle Abzüge wegen Skonto, Rabatten oder Qualitätsmängeln vorgenommen werden. In größeren Unternehmen stellen die Kreditorenbuchhalter eine Zahlungsvorschlagsliste zusammen, die zur Einhaltung des Vieraugenprinzips von einem anderen Mitarbeiter gegenzuzeichnen ist. Diese Liste enthält die Bankdaten der Kreditoren sowie die zu überweisenden Beträge. Heute erfolgt die Banküberweisung nahezu ausschließlich online, bei größeren Volumina in Form des automatisierten Datenaustausches.
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Das Buchen
Die Kreditorenbuchhaltung übernimmt außerdem die Kontierung der Eingangsrechnung. Dabei erstellt sie den Buchungssatz, der das entsprechende Kreditorenkonto und ein Aufwandskonto anspricht. Dieser Aufgabe kommt besondere Bedeutung zu, denn nur die Zuordnung der eingehenden Rechnung zu den korrekten Aufwandskonten stellt sicher, dass eine aussagekräftige Kosten-Leistungs-Rechnung und ein sinnvolles Controlling möglich sind. Bei der Buchung ist der meist in den Stammdaten der Kreditoren hinterlegte Steuerschlüssel zu beachten. Lieferanten fakturieren ihre Waren und Dienstleistungen mit dem vollen Mehrwertsteuersatz von 19 Prozent oder dem reduzierten in Höhe von 7 Prozent. Das Unternehmen kann die auf diese Weise in Rechnung gestellten Mehrwertsteuerbeträge als Vorsteuer von seiner zu zahlenden Steuerlast abziehen. So wird die in Eingangsrechnungen enthaltene Mehrwertsteuer zum durchlaufenden und ergebnisneutralen Posten.
Die Aufbewahrung
Für die Archivierung der Eingangsrechnung gilt dieselbe Frist wie für alle übrigen Buchhaltungsunterlagen: Sie sind für einen Zeitraum von zehn Jahren aufzubewahren. Dabei müssen die Belege jederzeit verfügbar sein, zum Beispiel für eine Betriebsprüfung. Eine systematische Ablage nach der Nummer der Eingangsrechnungen erweist sich als besonders praktisch.
