Der Begriff Inkasso bezeichnet das systematische und konsequente Eintreiben von fälligen Forderungen. Dazu gehören vor allem Rechnungsbeträge aus Lieferungen und Leistungen, die das Unternehmen an seine Kunde erbracht hat.
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Inkasso als wichtiger Teil des Debitorenmanagements
Das Debitorenmanagement umfasst alle Arbeiten im Rechnungswesen eines Unternehmens, die mit der Abrechnung und dem Einzug von Forderungen befasst sind. Die Debitorenbuchhaltung übernimmt diese Aufgabe und beschäftigt sich auch mit dem Mahnwesen und Inkasso. Sobald ein Kunde seine fällige Rechnung nicht fristgemäß oder nicht in voller Höhe zahlt, erfolgt eine Kennzeichnung der Forderung.
Moderne Buchhaltungssysteme erzeugen auf Knopfdruck eine Mahnvorschlagsliste, die als Basis für das Inkasso dient. Sie zeigt die folgenden Informationen an:
- Ursprünglicher Brutto- und Nettoforderungsbetrag
- Fälligkeit
- Anzahl der Tage nach Fälligkeit
- Mahnstufen
In größeren Konzernen, aber auch in vielen KMUs ist das Mahnwesen automatisiert. Dies gilt insbesondere für Unternehmen, die Massengeschäfte mit dem Verkauf von Waren oder dem Erbringen von standardisierten Dienstleistungen an Endverbraucher betreiben. Dann generiert das Debitorenmanagementsystem die Mahnungen bei Erreichen eines bestimmten Zeitraums nach Fälligkeit. Bei größeren und wichtigen Einzelkunden, den sogenannten Key Accounts, beaufsichtigt und steuert der Leiter der Buchhaltung gegebenenfalls auch unter Einbeziehung der Geschäftsleitung das Mahnverfahren im Rahmen des Inkassos.
Inkasso durch externe Dienstleister
Statt Inkasso in Eigenregie zu betreiben, beauftragen viele Unternehmen, aber auch Selbstständige und Freiberufler professionelle Dienstleister mit dieser Aufgabe. Dabei haben sie die Wahl, das Eintreiben aller überfälligen Forderungen auf ein Inkasso-Unternehmen zu übertragen, oder die Dienste nur in ausgewählten Fällen zu beanspruchen.
Hinweis: Unter den Inkasso-Dienstleistern gibt es auch unseriöse Anbieter. Aus diesem Grund ist es empfehlenswert, bei der Auswahl eines Inkasso-Unternehmens darauf zu achten, dass es die erforderliche Registrierung entsprechend § 10 Rechtsdienstleistungsgesetz besitzt.
Der Ablauf des Forderungseintreibens durch Inkasso-Büros
Bevor das eigentliche Inkasso beginnt, erfolgt die gründliche Überprüfung der Forderung. Dabei überzeugt sich das Inkasso-Unternehmen davon, dass die Forderung gegen den Kunden zu Recht besteht und bereits überfällig ist. Außerdem erweist es sich als sinnvoll, Informationen über das bisherige Zahlverhalten des säumigen Schuldners einzuholen.
Anschließend schickt das Inkasso-Unternehmen ein erstes Mahnschreiben an den Kunden. Darin setzt es eine Frist, bis wann dieser die Außenstände spätestens zu bezahlen hat. Erfolgt keine Reaktion, versendet das Inkasso-Unternehmen in der Regel eine weitere, letzte Mahnung. Oft bestreitet der angeschriebene Kunde nach dem Erhalt des ersten Mahnschreibens allerdings die Berechtigung der Forderung oder erhebt Einsprüche gegen deren Höhe. Dann muss das Inkasso-Unternehmen den Sachverhalt mit seinem Auftraggeber klären, bevor es das Mahnverfahren fortsetzt.
Wenn die Mahnungen ohne Erfolg bleiben, kann das Inkasso-Unternehmen ein gerichtliches Mahnverfahren in Gang setzen. Als Resultat liegt nach dessen Abschluss ein gerichtlicher Vollstreckungsbescheid vor. Dieser dient als Grundlage für die Einziehung der Forderung mithilfe eines Gerichtsvollziehers.
