Gutschrift

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Gutschrift: Definition & Erstellung

Die Gutschrift stellt eine spezielle Form der Rechnung dar. Ihr wichtigstes Kennzeichen ist, dass sie vom Kunden beziehungsweise Leistungsempfänger ausgestellt wird und nicht vom Leitungserbringer, wie es sonst der Fall ist. Deshalb wird auch von einer umgekehrten Rechnung gesprochen.

Im Gesetz sind sie als Ausnahme definiert. Sie setzen eine vorherige Absprache zwischen den beiden Parteien sowie eine Einigung auf das Gutschriftverfahren voraus. Für eine Anerkennung als vollgültige Rechnung und den Vorsteuerabzug müssen sie alle gesetzlich vorgeschriebenen Bestandteile enthalten und ausdrücklich als Gutschriften gekennzeichnet sein.

Vorsicht ist geboten, was die verschiedenen Varianten betrifft. Insbesondere im Hinblick auf die Umsatzsteuer sollten Empfänger sorgfältig prüfen, dass alle Vorschriften eingehalten wurden, um Komplikationen vorzubeugen.

Beispiel für eine Gutschrift

Ein freier IT-Freelancer arbeitet für ein großes Unternehmen und stellt dort regelmäßig Softwarelösungen bereit. Anstatt dass der freie Mitarbeiter selbst Rechnungen schreibt, hat das Unternehmen mit ihm vereinbart, das Gutschriftverfahren einzusetzen.

Nachdem der Freelancer eine Aufgabe oder ein Projekt abgeschlossen hat, bestätigt er seine erbrachte Leistung, indem er z. B. seine Stunden bzw. einen Leistungsnachweis im System des Unternehmens hochlädt. Daraufhin erstellt das Unternehmen eine Gutschrift.

Der Freelancer prüft dieses nun, widerspricht nicht oder bestätigt sie und erhält den Betrag für seine Arbeit auf sein Konto überwiesen. In diesem Fall ersetzt sie die Rechnung.

Verschiedene Formen von Gutschriften

Der Begriff „Gutschrift“ wird in unterschiedlichen Kontexten verwendet und kann daher mehrere Bedeutungen haben.

Die umsatzsteuerrechtliche Gutschrift liegt beispielsweise vor, wenn sie ein Unternehmer seinem Subunternehmer für erbrachte Leistungen ausstellt. In diesem Fall ersetzt die Gutschrift die Rechnung, die normalerweise der Subunternehmer erstellen würde.

Anders verhält es sich mit sogenannten kaufmännischen Gutschriften. Dabei handelt es sich um Rechnungskorrekturen. Diese werden ausgestellt, um Fehler in der ursprünglichen Rechnung zu berichtigen, indem ein Kunde beispielsweise einen Rabatt für minderwertige Ware oder einen Preisnachlass für seine Treue bekommt. Manchmal findet hier eine Komplettkorrektur statt: Dann erhält der Kunde den Gesamtbetrag zurück, was als Stornorechnung bezeichnet wird.

Im Bankwesen steht der Begriff der Bankgutschrift für einen Zahlungseingang auf einem Konto, der den Kontostand erhöht oder die Schuld gegenüber der Bank mindert. Ähnlich verhält es sich in der Buchhaltung, wo eine buchhalterische Gutschrift für eine Buchung auf der Habenseite eines Kontos steht.

Folgende Tabelle fasst die wesentlichen Unterschiede prägnant zusammen:

Art der Gutschrift	Beschreibung	Kontext	Beispiel
Umsatzsteuerrechtliche Gutschrift	Gutschrift ersetzt Rechnung, ausgestellt vom Leistungsempfänger statt vom Leistungserbringer.	Steuerrecht	Ein Unternehmer stellt seinem Subunternehmer eine Gutschrift für erbrachte Leistungen aus.
Kaufmännische Gutschrift	Rechnungskorrektur, oft zur Erstattung oder Anpassung des Rechnungsbetrags bei Reklamationen oder Rabatten.	Geschäftsverkehr	Ein Kunde erhält eine Gutschrift für beschädigte Ware.
Bankgutschrift	Erhöhung des Kontostands durch einen Zahlungseingang.	Bankwesen	Ein Kunde überweist den Rechnungsbetrag, der als Gutschrift auf dem Konto erscheint.
Buchhalterische Gutschrift	Buchung auf der Habenseite eines Kontos, die den Saldo positiv beeinflusst.	Buchführung	Eine eingegangene Zahlung wird auf dem Ertragskonto als Gutschrift erfasst.

Die genaue Unterscheidung zwischen diesen einzelnen Formen ist wichtig, da sie unterschiedliche rechtliche und buchhalterische Auswirkungen haben können.

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Rechtliche Vorschriften für Gutschriften

Damit eine kaufmännische Gutschrift rechtlich gültig ist, muss sie klar als solche gekennzeichnet sein. Nur durch die Verwendung des Begriffs „Gutschrift“ kann der Vorsteuerabzug gewährleistet werden.

Zusätzlich muss sie eine Reihe von Pflichtangaben enthalten, die grundsätzlich denen einer Rechnung entsprechen:

• Name und Anschrift von Leistungserbringer und -empfänger
• Steuernummer oder USt-ldNr. des leistenden Unternehmens
• Fortlaufende Rechnungsnummer
• Datum der Ausstellung
• Beschreibung der erbrachten Leistung beziehungsweise der gelieferten Ware
• Zeitpunkt der Leistungserbringung
• Entgelt (nach Steuersätzen aufgeschlüsselt)
• Steuerbetrag und Steuersatz
• Bei steuerpflichtigen Werkleistungen ein Hinweis auf die geltende Aufbewahrungspflicht

Um vom Vorsteuerabzug zu profitieren, muss der Empfänger umsatzsteuerpflichtig sein. Voraussetzung für die Ausstellung ist zudem, dass sich beide Parteien vorher auf das Gutschriftverfahren geeinigt haben und diese dem Empfänger zugestellt wird.

Ein wichtiger Hinweis: Falls ein zu hoher Steuerbetrag ausgewiesen ist und der Empfänger dem nicht widerspricht, haftet der Aussteller für den entsprechenden Betrag gegenüber dem Finanzamt.

Vorteile einer Gutschrift

Gutschriften sind nicht als flächendeckender Ersatz für Rechnungen geeignet. Sie bieten in vielen Fällen jedoch die Möglichkeit, Buchhaltungsvorgänge und damit Zahlungen deutlich zu beschleunigen. Vor allem bei einer länger bestehenden Geschäftsbeziehung verringern sie den Verwaltungsaufwand. Der Lieferant spart sich die Rechnungserstellung und der Kunde die Rechnungsprüfung – entsprechende Rahmenverträge vorausgesetzt.

Außerdem hat der Kunde die volle Kostenkontrolle. Für Anbieter von Leistungen bietet das Gutschriftverfahren keine erhöhten Risiken. Jede Gutschrift wird erst dann zu einer gültigen Rechnung, wenn der Leistungserbringer nicht widerspricht. Damit haben Anbieter ebenso viele Kontrollmöglichkeiten wie bei der Erstellung eigener Rechnungen.

Durch die Hilfe entsprechender Software und einer weitreichenden Automatisierung lassen sich diese Vorteile in besonderem Umfang genießen.

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