Jeder Arbeitnehmer in Deutschland hat Anspruch auf eine Gehaltsabrechnung. Diese erhält er nach § 108 der Gewerbeordnung zusammen mit der Zahlung seines Gehalts. Doch die Gehaltsabrechnung informiert den Mitarbeiter nicht nur nicht nur darüber, wie sich sein Nettogehalt zusammensetzt. Sie erfüllt noch eine Reihe weiterer Funktionen, die wir Ihnen hier vorstellen. Erfahren Sie außerdem, welche Pflichtangaben ein Arbeitgeber machen muss und welche Mitwirkungspflicht der Mitarbeiter hat.
1. Was ist die Gehaltsabrechnung und gibt es eine gesetzliche Grundlage?
2. Worin unterscheiden sich Gehalt und Lohn?
3. Welchen Zwecken dient die Gehaltsabrechnung?
4. Welche Pflichtangaben stehen in der Gehaltsabrechnung?
5. Welche Aufgaben und Pflichten hat der Arbeitgeber?
6. Welche Angaben muss der Mitarbeiter machen?
7. Welche Gesetze betreffen die Gehaltsabrechnung sonst noch?
1. Was ist die Gehaltsabrechnung und gibt es eine gesetzliche Grundlage?
In Deutschland muss ein Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer – in der Regel monatlich – eine Gehaltsabrechnung ausstellen. Das hat der Gesetzgeber in § 108 der Gewerbeordnung (GewO) so festgelegt. Hier der Wortlaut des § 108 Absatz 1 GewO:
„Dem Arbeitnehmer ist bei Zahlung des Arbeitsentgelts eine Abrechnung in Textform zu erteilen. Die Abrechnung muss mindestens Angaben über Abrechnungszeitraum und Zusammensetzung des Arbeitsentgelts enthalten. Hinsichtlich der Zusammensetzung sind insbesondere Angaben über Art und Höhe der Zuschläge, Zulagen, sonstige Vergütungen, Art und Höhe der Abzüge, Abschlagszahlungen sowie Vorschüsse erforderlich.“
Die Lohnabrechnung oder die Gehaltsabrechnung dokumentieren also die Vergütung des Mitarbeiters im Detail. Bei der Gehaltsabrechnung basiert die Vergütung zunächst auf dem Festgehalt. Dieses erhält er für seine Arbeit, unabhängig davon, wie viele Stunden er arbeitet und welche Leistungen er erbringt. Hinzu kommen alle zusätzlichen Zahlungen in Form von Boni, Provisionen, Prämien, Zulagen, Sachleistungen und anderen geldwerten Vorteilen. In der Gehaltsabrechnung werden nicht nur die verschiedenen Bestandteile der Vergütung aufgeschlüsselt. Hier werden auch die Abzüge, Steuern und Sozialabgaben aufgeführt.
2. Worin unterscheiden sich Gehalt und Lohn?
Zwar werden die beiden Begriffe Lohn und Gehalt ebenso wie die Begriffe Lohn- und Gehaltsabrechnung häufig synonym gebraucht. Doch es gibt einen wesentlichen Unterschied. Das Gehalt steht für einen Festbetrag, den der Arbeitgeber – normalerweise monatlich – an den Angestellten auszahlt. Und das ganz unabhängig davon, wie viele Arbeits- und Überstunden der Mitarbeiter geleistet oder welche Leistung er erbracht hat. Im Gegensatz dazu berechnet sich der Lohn auf der Basis der Stunden, in denen der Arbeitnehmer tatsächlich gearbeitet hat. Die Begriffe Vergütung und auch Entgelt greifen weiter. Denn beide umfassen alle Formen der Entlohnung, die ein Mitarbeiter erhalten kann, also den Lohn und das Gehalt. In diesem Beitrag liegt der Fokus auf dem Gehalt.
3. Welchen Zwecken dient die Gehaltsabrechnung?
Der Hauptzweck der Gehaltsabrechnung liegt in der Bezahlung der Mitarbeiter und der Information der Mitarbeiter über ihre Vergütung. Doch die Erstellung der Abrechnung dient noch weiteren wichtigen Zwecken, unter anderem den folgenden:
Transparenz und Nachvollziehbarkeit: Bei der Abrechnung handelt es sich um ein offizielles Dokument. Dieses muss exakt und transparent darstellen, wie sich das (Netto-)Gehalt des Arbeitnehmers zusammensetzt. So soll dieser in der Lage sein, den Betrag, den sein Arbeitgeber tatsächlich an ihn auszahlt, nachzuvollziehen. Das Gehalt kann neben dem Grundgehalt aus vielen verschiedenen weiteren Komponenten bestehen. Das können Zuschläge für die Arbeit in der Nacht oder an Sonn- und Feiertagen sein. Es kann sich ferner um Schicht- und Gefahrenzulagen, Sonderzahlungen wie Weihnachts- und Urlaubsgeld, Boni und Zulagen für Bereitschaftsdienste handeln.
Ebenso detailliert muss der Arbeitgeber die Abzüge vom Gehalt aufschlüsseln. Zu den Abzügen zählen die Einkommenssteuer, die Sozialabgaben wie die Beiträge zur Rentenversicherung, zur Arbeitslosen-, Kranken- und Pflegeversicherung. Hierzu gehören ferner mögliche Abzüge für Gewerkschaftsbeiträge, die Kirchensteuer oder etwa Beiträge zur betrieblichen Altersvorsorge.
Einkommensnachweis: Der Arbeitnehmer braucht die Gehaltsabrechnung nicht nur, um seine Steuererklärung zu erledigen. Es gibt weitere Situationen, in denen er diese Abrechnung als Nachweis für ein geregeltes Einkommen vorlegen muss. Etwa dann, wenn er eine Wohnung anmieten oder bei der Bank einen Kredit aufnehmen möchte. Sogar bei der Beantragung eines Visums kann es nötig werden, die Liquidität glaubhaft nachzuweisen.
Einhaltung rechtlicher Vorschriften: Alle Arbeitgeber müssen per Gesetz genaue zu dokumentieren, wie sie ihre Mitarbeiter entlohnen. Dabei müssen sie sicherstellen, dass sie allen gesetzlichen Vorschriften und steuerrechtlichen Bestimmungen entsprechen. Die Gehaltsabrechnung ermöglicht es ihnen, nachzuweisen, dass sie alle rechtlichen Vorgaben einhalten.
Grundlage für die korrekte Berechnung der Einkommensteuer und Sozialabgaben: Die Gehaltsabrechnung informiert darüber, in welche Höhe der Arbeitgeber Steuern und Sozialabgaben vom Gehalt des Arbeitnehmers abzieht. So lässt sich sicherstellen, dass die Beträge in korrekter Höhe an die staatlichen Stellen abgeführt werden.
Soziale Absicherung des Arbeitnehmers: Die Gehaltsabrechnung enthält wichtige Informationen über die Beiträge zu den Sozialversicherungen. Diese Abgaben dienen der sozialen Sicherung der Arbeitnehmer und unterstützen sie im Falle von Krankheit oder Arbeitslosigkeit. Die Abzüge für die Rentenversicherung tragen zu ihrer finanziellen Absicherung im Rentenalter bei.
Arbeitsvertragsmanagement: Im Arbeitsvertrag treffen der Arbeitgeber und der Arbeitnehmer verschiedene Vereinbarungen. Diese betreffen nicht nur das Gehalt, sondern auch die Boni, Provisionen, Urlaubstage und andere Aspekte, die das Arbeitsverhältnis betreffen. Mithilfe der Gehaltsabrechnung lässt sich sicherstellen, dass beide Parteien die Vereinbarungen einhalten.
Buchhaltung und Finanzberichterstattung: Die Erstellung der Gehaltsabrechnungen ist ein wichtiger Bestandteil der Buchhaltung eines jeden Unternehmens. Denn genaue Abrechnungen tragen nicht nur zur Genauigkeit der Finanzberichte bei. Sie dienen außerdem der Kostenkontrolle und helfen, die gesamten Personalkosten zu überwachen. Basierend auf den Daten aus der Gehaltsabrechnung kann das Unternehmen zukünftige Ausgaben für die Mitarbeiter prognostizieren. Das erleichtert die Budgetplanung.
4. Welche Pflichtangaben stehen in der Gehaltsabrechnung?
Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales regelt die Pflichtangaben in der Gehaltsabrechnung mithilfe der Entgeltbescheinigungsverordnung (EBV). EBV ist die Kurzform für Verordnung zur Erstellung einer Entgeltbescheinigung nach § 108 Absatz 3 Satz 1 der Gewerbeordnung. Nach § 1 EBV muss die Gehaltsabrechnung insbesondere die folgenden Angaben enthalten:
Das Datum der Gehaltsabrechnung und der Abrechnungszeitraum: Dies ist der Zeitraum, für den die Abrechnung erstellt wird, normalerweise ist dies ein Monat oder eine Woche.
Informationen über den Arbeitgeber: Hierzu gehören der Namen und die Anschrift des Unternehmens ebenso wie die Steuernummer und die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Arbeitgebers. Weiterhin ist die Betriebsnummer zu nennen, unter der die Firma bei den Sozialversicherungsbehörden registriert ist.
Informationen über den Arbeitnehmer: Dazu zählen neben dem Namen und Geburtsdatum des Mitarbeiters seine Anschrift, die Zahl der Kinder und die Religionszugehörigkeit. Weitere Pflichtangaben sind die Personalkennzahl oder Mitarbeiternummer und die Position und Abteilung, in der er arbeitet. Wichtig ist auch das Datum, an dem er seine Beschäftigung im Unternehmen aufgenommen hat. Zu nennen sind ferner der Beitragsgruppenschlüssel zur Identifizierung der jeweiligen Beitragsklasse, die Sozialversicherungsnummer und die steuerliche Identifikationsnummer.
Angaben zu Arbeitszeiten, Überstunden, Urlaubs- und Krankheitstagen und sonstigen Tagen der Abwesenheit.
Bruttogehalt des Arbeitnehmers: Das Bruttogehalt ist der Gesamtbetrag, den der Arbeitnehmer vor jeglichen Abzügen verdient hat. Es umfasst das Grundgehalt und alle zusätzlichen Vergütungen, zum Beispiel Überstunden, Boni und Provisionen. Auch Zuschläge etwa für Nacht-, Sonntags- oder Feiertagsarbeit oder Sonderzahlungen wie Weihnachts- und Urlaubsgeld werden dem festen Gehalt zugeschlagen.
Aufschlüsselung der Abzüge: Um das Nettogehalt zu errechnen, werden vom Bruttogehalt des Mitarbeiters einige Positionen abgezogen. Zu diesen Abzügen zählen zum einen die Sozialabgaben, wie etwa die Beiträge zur gesetzlichen Kranken-, Pflege-, Renten- sowie Arbeitslosenversicherung. Zum anderen die Steuern, vor allem die Einkommenssteuer. Bei denjenigen, die einer Religionsgemeinschaft angehören, die Steuern erhebt, kommt noch die Kirchensteuer hinzu. Ebenfalls wie eine steuerliche Abgabe wird der Solidaritätszuschlag betrachtet, den jedoch seit Januar 2021 nicht mehr jeder Arbeitnehmer zahlen muss.
Auszahlungsdatum: Das Auszahlungsdatum informiert den Arbeitnehmer darüber, an welchem Tag der Arbeitgeber das Gehalt an ihn auszahlt.
Steuertage und Abgabentage: Die Angabe dieser Daten in der Gehaltsabrechnung dient der Transparenz. Die Steuer- und Abgabetage zeigen, wann die Steuern und Sozialabgaben vom Gehalt abgezogen und an die Behörde überwiesen werden. So kann der Mitarbeiter nicht nur nachprüfen, ob die Abzüge korrekt berechnet wurden. Er weiß dann auch, dass die Beträge tatsächlich an die Steuerbehörden und Sozialversicherungsträger weitergeleitet wurden.
Nettogehalt des Arbeitnehmers: Das Nettogehalt ist der Betrag, der nach allen Abzügen vom Bruttogehalt übrigbleibt. Der Arbeitgeber überweist den Betrag auf das Konto des Mitarbeiters, wo er diesem nun zur Verfügung steht.
Übrigens: Unternehmen, die die Gehälter ihrer Mitarbeiter mithilfe einer speziellen Lohnsoftware abrechnen, sind hier klar im Vorteil. Denn da die Programme per se alle Pflichtangaben vorgeben, ist es praktisch unmöglich, wichtig Punkte zu übersehen.
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5. Welche Aufgaben und Pflichten hat der Arbeitgeber?
Sobald der Arbeitgeber einen Mitarbeiter einstellt, muss er nicht nur die Versicherungspflicht des Arbeitnehmers prüfen. Er hat ferner die Pflicht, ihn bei der Krankenkasse und bei der gesetzlichen Unfallversicherung (Berufsgenossenschaft) anzumelden. Er muss es der Kranken- und der Rentenversicherung melden, wenn es bei dem Mitarbeiter zu einer Arbeitsunterbrechung kommt. Das ist etwa bei Krankheit, Arbeitsunfällen, Mutterschutz oder Elternzeit der Fall. Außerdem muss er die Jahresmeldungen mit den Beschäftigungszeiten und den beitragspflichtigen Arbeitsverdiensten der Beschäftigten erstellen.
Im Rahmen der Gehaltsabrechnung ermittelt der Arbeitgeber den Bruttoarbeitslohn, wobei er die oben genannten Zuschläge und Zulagen berücksichtigt. Auf Basis dieses Betrages berechnet er die Lohnsteuer, die er an das zuständige Finanzamt abgeführt. Der Arbeitgeber ist weiterhin dazu verpflichtet, die Sozialabgaben einzubehalten und an den Versicherungsträger weiterzuleiten. Die errechneten Beiträge übermittelt er elektronisch an die Sozialversicherungsträger.
Die Arbeitslosen-, Renten-, Kranken- und Pflegeversicherungsbeiträge berechnen sich bis zur Beitragsbemessungsgrenze als prozentuale Anteile des Bruttogehalts. Liegt ein Teil des Einkommens über der Beitragsbemessungsgrenze, bleibt dieser bei der Berechnung der Sozialabgaben unberücksichtigt. Auch der Solidaritätszuschlag und die Kirchensteuer werden direkt vom Bruttolohn einbehalten.
Nach Berechnung aller Abzüge überweist der Arbeitgeber den Nettoarbeitslohn an den Mitarbeiter. Auch wenn der Mitarbeiter krank wird, muss er für eine gewisse Zeit das Gehalt weiter auszahlen. Geht eine Arbeitnehmerin in den Mutterschutz, erhält auch sie weiterhin ihr Gehalt.
Der Arbeitgeber kann das in der eigenen Lohnbuchhaltung mithilfe der passenden Lohnabrechnungssoftware selbst erledigen. Es kann diese Aufgabe aber auch an einen externen Dienstleister übertragen, etwa ein Lohnbuchhaltungs- oder das Büro eines Steuerberaters.
6. Welche Angaben muss der Mitarbeiter machen?
Der Mitarbeiter hat seinem Arbeitgeber gegenüber eine Mitwirkungspflicht. Denn damit dieser die Gehaltsabrechnung korrekt erstellen kann, braucht er ein paar wichtige Angaben von ihm. Dazu zählen die persönlichen Daten, wie der Name, das Geburtsdatum und die Anschrift. Ebenso relevant sind die Sozialversicherungsnummer, die Steueridentifikationsnummer, die Zugehörigkeit zur Krankenversicherung und die Steuerklasse. Soweit der Mitarbeiter Kinder hat, sind deren Zahl und Alter mitzuteilen. Nur so kann der Arbeitgeber die steuerlichen Vergünstigungen und Freibeträge sowie die Beiträge zur Sozialversicherung richtig berechnen. Auch die Angabe, ob er einer Religionsgemeinschaft zugehört, die Steuern erhebt, ist für den Abzug der Kirchensteuer wichtig.
7. Welche Gesetze betreffen die Gehaltsabrechnung sonst noch?
Nicht nur der § 108 der Gewerbeordnung hat mit der Gehaltsabrechnung zu tun. Darüber hinaus gibt es in Deutschland eine Vielzahl von gesetzlichen Grundlagen, die die Abrechnung betreffen. So muss der Arbeitgeber beim Erstellen, Verwalten und Versenden der Gehaltsabrechnung die Vorschriften der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) einhalten. Schließlich verarbeitet er in der Gehaltsabrechnung sensible, persönliche Daten der Mitarbeiter. Und die gilt es zu schützen. Außerdem hat er nach dem Handelsgesetzbuch (HGB) und der Abgabenordnung (AO) eine Aufbewahrungspflicht aller Dokumente.
Weiterhin regelt das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB) die allgemeinen Bestimmungen für die Arbeitsverträge. Hierunter fällt auch die Vergütung und der Pflichten der Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) enthält Regelungen zur Arbeitszeit, zu Ruhezeiten und zur Vergütung von Überstunden. Der gesetzliche Mindestlohn, den ein Arbeitgeber seinen Mitarbeitern zahlen muss, ist im Mindestlohngesetz (MiLoG) festgelegt. Das Entgeltfortzahlungsgesetz (EFZG) regelt den Anspruch des Arbeitnehmers auf Fortzahlung des Arbeitsentgelts im Krankheitsfall.
Auch im Hinblick auf die Abzüge vom Bruttolohn existieren einschlägige Gesetze: So legen das Lohnsteuerrecht und Einkommensteuergesetz (EstG) fest, wie die Einkommenssteuer auf das Gehalt berechnet und abgeführt wird. Sie regeln ferner die Steuerklassen und die Freibeträge. Das Sozialversicherungsrecht umfasst Gesetze wie das Sozialversicherungsgesetz (SGB). Hier sind die Beiträge zur Renten-, Kranken-, Arbeitslosen- und Pflegeversicherung festgelegt.
Das Arbeitnehmer-Entsendegesetz (AentG) regelt die Arbeitsbedingungen und die Entlohnung von entsandten Arbeitnehmern, die vorübergehend in einem anderen EU-Land arbeiten. Zum anderen das Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG). Hierin geht es um die Mitbestimmung der Arbeitnehmer in Betrieben durch die Betriebsräte und andere Interessenvertretungen. Diese haben das Recht, vom Arbeitgeber Auskunft über die Lohn- und Gehaltsstruktur im Betrieb zu verlangen. Dazu darf etwa der Betriebsrat Einsicht in die dafür relevanten Unterlagen nehmen, zu denen auch die Gehaltsabrechnungen zählen.
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