Employee Self Service: Was Sie dazu wissen müssen
In sämtlichen Bereichen des Alltags hat Self Service bereits Einzug erhalten – sei es beim Auftanken an der Tankstelle, beim Self-Checkout im Supermarkt oder am Check-In-Automat am Flughafen. Nun weitet sich das Konzept auch auf die Arbeitswelt aus – mit dem Employee Self Service (ESS). Arbeitnehmer müssen also nicht mehr wegen jeder Kleinigkeit eine E-Mail an die Personalverwaltung schicken, sondern können ihre Daten selbst aktualisieren.
In diesem Artikel erfahren Sie, was Employee Self Service genau ist, wie er funktioniert und welche Vorteile die Implementierung von ESS für Ihr Unternehmen hat. Darüber hinaus lernen Sie, worauf sie bei der Implementierung achten müssen.
Employee Self Service: Definition
Employee Self Service stellt eine moderne Form der Selbstverwaltung von Daten für Arbeitnehmer dar, die sich in immer mehr Unternehmen und öffentlichen Einrichtungen etabliert. Mitarbeiter können über einen codierten Login unter anderem ihre Stammdaten selbst bearbeiten, Mitarbeitergespräche und Arbeitszeugnisse anfordern oder Arbeits- und Abwesenheitszeiten im internen Zeiterfassungssystem einpflegen. Im Vordergrund steht die Idee, Personal- und Buchhaltungsabteilungen zu entlasten und die Eigenverantwortung der Mitarbeiter zu erhöhen. Zahlreiche Routinevorgänge können mit ESS nämlich nun von den Mitarbeitern selbst vorgenommen werden. Daneben tragen ESS-Lösungen zu mehr Transparenz bei, was den Einblick des Personals zum aktuellen Stand von Arbeitszeitkonten oder den Bearbeitungsstatus eines Antrags und anderen Gesuchen betrifft.
Wie funktioniert Employee Self Service?
Die Beschäftigten haben mit Employee Self Service Apps oder webbasierten Anwendungen die Möglichkeit, verschiedene unternehmensinterne Funktionen zu nutzen. Sei es das Pflegen der personenbezogenen Daten, das Anschieben von Genehmigungsprozessen oder das Verwalten von Unternehmensinformationen.
In der Regel können Mitarbeiter auf ihre digitale Personalakte zugreifen und dort Änderungen vornehmen und Einblicke in das Zeitkonto erhalten. Gleichzeitig können Sie Prozesse anstoßen, wie zum Beispiel einen Urlaubsantrag einreichen, und den Status des jeweiligen Antrags einsehen. Zu guter Letzt haben Sie die Möglichkeit, auf das Intranet des Unternehmens zuzugreifen und dort relevante Informationen einzusehen, wie etwa interne Stellenausschreibungen.
Bestandteile und wichtige Funktionen von ESS
Da Sie nun wissen, wie der Employee Self Service funktioniert, sollten Sie auch verstehen, auf welche Funktionen Sie bei einem entsprechenden ESS-Mitarbeiterportal achten sollten. Nachfolgend finden Sie die wichtigsten Bestandteile und Funktionen im Überblick:
- Personenbezogene Daten einsehen und aktualisieren
- Anträge stellen (Urlaub, Reise, Mitarbeitergespräche, …)
- Anmeldungen zu Fortbildungen, Schulungen und Seminaren hinterlegen
- Zeitkonto bearbeiten (Abwesenheit, Überstunden, Arbeitszeit, …)
- Resturlaubs- und Ausgleichstage einsehen
- Krankheitstage melden und Atteste hochladen
- Ansprechpersonen und Kollegen finden
- Beurteilungen und Arbeitszeugnisse einholen
- Digitale Gehaltsrechnung abrufen
- Stellenausschreibungen und Betriebsvereinbarungen einsehen
Darüber hinaus sollte man mit einem ESS-System automatisiert Benachrichtigungen und Erinnerungen verschicken, Rollen und Zugriffsrechten anpassen und effiziente Workflows erstellen können. Abgerundet wird der Employee Self Service mit einer benutzerfreundlichen Oberfläche mit verschiedenen Zugangsmöglichkeiten via App, Desktop und Browser.
Die Vorteile von Employee Self Service
Zu den typischen Zeitfressern der Personalverwaltung gehören alle Arten von Formalitäten, die häufig auch mit dem persönlichen Kontakt zu Vorgesetzten oder Kollegen in Verbindung stehen. Dazu gehören beispielsweise Urlaubsanträge oder Anmeldungen zu Fortbildungen und Seminaren. In größeren Unternehmen, die für ihre Mitarbeiter Zeitarbeitskonten führen, müssen Personalabteilungen häufig Anfragen zum aktuellen Stand von Überstunden bearbeiten oder über Resturlaubstage informieren. Wie sie sich sicher vorstellen können, können die vielen kleinen Wege und Kontaktzeiten zu einer entsprechend großen Summe an unproduktiver Arbeitszeit anwachsen.
Die Implementierung von Employee Self Service hat daher eine signifikante Auswirkung auf Ihr Unternehmen und verschlankt die internen Prozesse erheblich. Welche Vorteile sich durch den Einsatz eines ESS-Mitarbeiterportals ergeben, haben wir Ihnen nachfolgend einmal zusammengefasst:
- Vereinfachung von HR-Prozessen: Mitarbeiter können mit Employer Self Service viele Dinge im System verwalten, die sie sonst an die Personalabteilung weiterleiten würden. Das vereinfacht, beschleunigt und vereinheitlicht unternehmensinterne Abläufe und Prozesse. Zudem muss die HR-Abteilung die Änderungen nur noch freigeben, wodurch die Effizienz gesteigert und Fehler reduziert werden.
- Erhöhung der Transparenz: Ihre Mitarbeiter erhalten einen besseren Einblick in den aktuellen Stand von Arbeitszeitkonten, können sich Resturlaubstage und Gehaltsabrechnungen anzeigen lassen oder den Bearbeitungsstatus eines Antrags einsehen. Das steigert die Transparenz, die Zufriedenheit und das Vertrauen in die Vorgänge enorm.
- Kürzere Kommunikationswege: Den Beschäftigten stehen sämtliche relevanten Informationen in Echtzeit zur Verfügung und können innerhalb von Sekunden mit anderen Kollegen geteilt werden. Vorgesetzte und Teammitglieder können zudem verfolgen, wer spontan krankheitsbedingt ausfällt oder im Urlaub ist.
- Verbesserung der Datenqualität: Aufgrund der höheren Eigenverantwortung der Mitarbeiter sind die eigenen Daten auf einem aktuellen Stand. Schließlich wissen sie genau, welche Daten sich geändert haben, und können diese sofort eintragen. Dies minimiert außerdem Fehler und Ungenauigkeiten bei der Datenübertragung in der HR-Abteilung.
- Zeit- und ortsunabhängige Datenverwaltung: Mitarbeiter haben rund um die Uhr Zugang zu ihren Daten und können sich über den codierten Employee Self Service Login von jedem Standort aus (Homeoffice, remote, Büro, …) einloggen. Sie müssen also nicht mehr darauf warten, dass sich die HR-Abteilung während der regulären Arbeitszeiten um die Bearbeitung ihrer Anliegen kümmert.
Vor allem soll durch Employer Self Service mehr Freiraum für die Kernaufgaben des Personalmanagements geschaffen werden. Weniger Aufwand für reine Verwaltungsaufgaben heißt: mehr Zeit für strategische Inhalte in der Personalentwicklung und im Recruitment von Personal.
Tipp:
Führungskräfte und Mitarbeiter direkt in Personalprozesse einbinden mit Mitarbeiterportal Software
Der Service-Aspekt von ESS-Lösungen
Ein wichtiger Aspekt von Employee-Self-Service-Systemen liegt in der komfortablen und zeitsparenden Bereitstellung von Informationen und der Nutzung von unternehmenseigenen Angeboten. In welchem Umfang die Module einer ESS-Software jedoch genutzt werden, entscheidet jedes Unternehmen zunächst anhand der eigenen Bedürfnisse selbst.
Für mittelständische Unternehmen steht der Zugang zu digitalen Personalakten, Zeiterfassungssystemen und Routineformularen im Vordergrund. Ein zu beachtender Aspekt ist hierbei die Rentabilität, den vor allem kleinere Mittelständler beachten müssen. Sie sollten vor einer Implementierung eine Kosten-Nutzen-Rechnung aufstellen und abwägen, ob sich die Anschaffung eines Employee-Self-Service-Mitarbeiterportals für sie lohnt. Größere Unternehmen und Konzerne nutzen anspruchsvollere Software-Lösungen auch für Mitarbeiterbefragungen oder stellen ihren Führungskräften eigene MSS-Systeme zur Verfügung. Solche Management-Self-Service-Lösungen erlauben den effizienteren Zugriff auf geleistete Arbeitszeiten von Teammitgliedern, eingereichte Reisekostenabrechnungen sowie auf Ergebnisberichte und Protokolle. Zudem können gestellte Anträge direkt bearbeitet und genehmigt werden ohne den Umweg über das Downloaden, Ausdrucken und erneute Abspeichern und Absenden von Formularen.
Tipps für die Einführung von ESS-Systemen
Die Nutzung von Employee-Self-Service-Systemen setzt zunächst die mehrheitliche Bereitschaft der Arbeitnehmer voraus, ihre eigenen Personaldaten aktuell zu halten und das ESS-Portal in die tägliche Arbeit zu integrieren.
Zwar stellt dieser Aspekt im Zuge der zunehmenden Digitalisierung eine geringe Hürde dar, da sich Arbeitnehmer als private Nutzer von webbasierten Konten und Zugängen zunehmend an den Umgang mit Browsern und Apps gewöhnt haben. Dennoch kann es von Vorteil sein, den Mitarbeitern den Mehrwert eines Employee Self Service Mitarbeiterportals aufzuzeigen.
Mitarbeiter ohne PC-Arbeitsplatz oder eigenen Laptop – wie zum Beispiel in der Industrieproduktion – können über separate Terminals die Funktionen nutzen. Gerade hier ist die Kommunikation entscheidend, dass sich Unternehmen der Sensibilität der Mitarbeiterdaten bewusst sind. Sie müssen dementsprechend auf gewisse Sicherheitsanforderungen und einen DSGVO-konformen Umgang mit den Daten achten.
Wirtschaftlich werden solche Systeme vor allem durch ihre einfache Bedienbarkeit und ihren erweiterten Nutzen als Kommunikationsplattform, mit der ein Unternehmen alle allgemeinen personalbezogenen Themen zeit- und kostensparender abwickeln kann. Dazu bedarf es bei der Einführung solcher Systeme einer gründlichen Schulung aller Mitarbeiter. Neben ausführlichen Workshops zu Beginn der Einführung sollte den Mitarbeitern nach der Einführung auch ein Ansprechpartner zur Verfügung stehen, der bei aufkommenden Fragen und Problemen Unterstützung leisten kann. Zudem empfiehlt sich die schrittweise Etablierung statt rigoroser Verordnung einer Employee-Self-Service-Lösung. Dabei sollten vor allem die Anwenderfreundlichkeit und der Service-Gedanke für die Mitarbeiter erhalten bleiben, ihre personalbezogenen Daten selbst einsehen, pflegen und aktuell halten zu können.
Employee Self Service Beispiel
Ein praktisches Beispiel, der den positiven Nutzen eines Employee-Self-Service-Systems veranschaulicht, ist das Stellen eines Urlaubsantrages. Ohne ESS ist der Prozess aufwändig und zeitintensiv. Mit ESS geht der Genehmigungsprozess nicht nur schneller, er reduziert auch den Aufwand für alle Beteiligten.
Im Folgenden schauen wir uns den Genehmigungsprozess sowohl mit als auch ohne Employee Self Service an:
Urlaubsantrag ohne Employee Self Service
- Antragstellung: Der Mitarbeiter lädt sich ein Formular für den Urlaubsantrag aus dem Intranet herunter oder lässt sich dieses von der Personalabteilung zuschicken. Anschließend druckt er den Antrag aus und trägt die notwendigen Informationen ein.
- Genehmigung: Der Mitarbeiter übergibt das ausgefüllte Formular an seinen Vorgesetzten oder die Personalabteilung. Der Antrag wird geprüft und der Urlaub genehmigt oder abgelehnt. Bei Rückfragen gibt es eine Extraschleife. Ist der Antrag genehmigt, wird er zur Koordinierung weitergeleitet und der Mitarbeiter erhält eine schriftliche oder mündliche Genehmigung.
- Verwaltung: Die HR-Abteilung oder der Vorgesetzte tragen den genehmigten Urlaub in den internen Urlaubsplan ein. Dies geschieht entweder in einem Kalender oder einer auf dem Server abgelegten EXCEL-Tabelle.
Urlaubsantrag mit Employee Self Service
- Antragstellung: Der Mitarbeiter loggt sich in das ESS-System ein und navigiert zu den Urlaubsanträgen. Dort sieht er sofort, wie viel Urlaubsanspruch er für das Jahr noch hat. Er muss also nicht erst noch in der Personalabteilung nachfragen oder gar selbst nachrechnen. Er füllt das Formular schließlich online aus.
- Genehmigung: Das System leitet den Antrag automatisch an die entsprechenden Personen zur Genehmigung weiter. Diese erhalten eine Benachrichtigung über den gestellten Antrag und können diesen sofort prüfen und genehmigen oder mit einer Begründung ablehnen. Wird der Antrag genehmigt, wird der Status des Antrags aktualisiert und der Mitarbeiter benachrichtigt.
- Verwaltung: Das Employee-Self-Service-System aktualisiert automatisch den Urlaubsplan des Mitarbeiters und zeigt den genehmigten Urlaub im Urlaubskalender des Teams an. Gleichzeitig wird der genommene Urlaub vom Urlaubskonto abgezogen.
