Das DMS stellt Informationen in Dateiform für verschiedene Verwendungszwecke schnell zur Verfügung. Darüber hinaus übernimmt diese Form der Verwaltung von verschiedenen Dateien weitere wichtige Funktionen, die einen reibungslosen Betriebsablauf gewährleisten. Erfahren Sie alles über digitales Dokumentenmanagement in diesem Artikel.
DMS: Bedeutung
DMS ist die Abkürzung für Dokumentenmanagementsystem und ist ein wichtiger Bestandteil der täglichen Arbeit des Unternehmens. Es ermöglicht Ihnen, alle wichtigen elektronischen Dokumente zu verwalten, zu digitalisieren und zu archivieren. Dabei sind Workflows besser gestaltet und sensible Dateien geschützt.
Mit einem DMS verwalten Sie folgenden Arten von Dokumenten:
- Rechnungen
- Verträge
- E-Mails
- Marketingmaterialien
- … und vieles mehr!
Welche Features hat ein DMS?
Die digitale Archivierung bildet das Herzstück des Dokumentenmanagements. Es sorgt dafür, dass sämtliche Abteilungen beziehungsweise Mitarbeiter auf die erforderlichen Dateien jederzeit schnell und unkompliziert zurückgreifen können. Zu diesem Zweck erfolgt die digitale Aufbewahrung zentral in einem einzigen System. Zusätzlich umfasst das Dokumentenmanagement auch die Digitalisierung von Schriftstücken in Papierform. Durch Einscannen werden zum Beispiel Rechnungen, unterschriebene Verträge aller Art sowie Lieferpapiere zu Dateien. Das DMS verwaltet sie anschießend genauso wie Excel- und Word-Dokumente.
Die Arbeitsweise eines DMS
Ein DMS besitzt die Form einer Datenbank. Sie speichert wichtige Informationen über alle verwalteten Dokumente, wie das Datum der Einstellung, Kategorie, Schlagwörter und Ähnliches. So lassen sich benötigte digitale Unterlagen ohne viel Zeitaufwand schnell finden.
Fortschrittliche DMS arbeiten mit Workflow-Parametern. Diese basieren auf spezifischen Kennzeichen der einzelnen Dokumente, wie Auftrags- oder Angebotsnummer. Das System schickt im Rahmen von regelmäßig wiederkehrenden Aufgaben beziehungsweise Projekten die benötigten Dokumente selbstständig an die Bearbeiter. Alternativ ist es möglich, den Mitarbeitern einen Link auf ein zentral gespeichertes Arbeitspapier zu ermöglichen. Dabei ist sichergestellt, dass die Bearbeiteter eine bestimmte Reihenfolge einhalten.
Tipp:
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DMS: Was sind die Vorteile?
Der automatische Belegfluss bietet verschiedene Vorteile:
- Die Durchlaufzeit verringert sich, während die Arbeitseffizienz steigt.
- Die Wahrscheinlichkeit sinkt, dass die beteiligten Mitarbeiter wichtige Bearbeitungsschritte vergessen oder nicht bzw. nur unzureichend dokumentieren.
- Der Verlust von Dokumenten lässt sich konsequent verhindern.
- Wenn der Arbeitsablauf die sofortige Erfassung aller Papier- und digitalen Dokumente vorsieht, können die verantwortlichen Führungskräfte aufgetretene Fehler schnell analysieren, um deren Ursachen zu beseitigen.
- Die Transparenz bewirkt die klare Abgrenzung von Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten.
Effizientes Dokumentenmanagement ist für Unternehmen jeder Größe von großem Vorteil.
Digitales Dokumentenmanagement: Datenschutz & Rechtskonformität
Die Einrichtung eines leistungsstarken Dokumentenmanagements ist im Hinblick auf Compliance-Aspekte sinnvoll. Unternehmer setzen auf diese Weise die gesetzlichen und ethischen Vorgaben für eine ordentliche Geschäftsführung um. Ein dementsprechender Bedarf ergibt sich zum Beispiel häufig im Rahmen von Jahresabschlussprüfungen durch Wirtschaftsprüfer oder von steuerlichen Steuerprüfungen durch das Finanzamt. Dann können die verantwortlichen Mitarbeiter die Einhaltung der einschlägigen Vorschriften zuverlässig und ohne großen Aufwand nachweisen.
Hinweis: Damit das Dokumentenmanagement-System tatsächlich den hohen Anforderungen entspricht, die externe Prüfer stellen, muss die dafür verwendete Software revisionssicher sein. Dazu gehört unbedingt, dass die Speicherung aller relevanten Dateien beziehungsweise Dokumente in einer nicht veränderbaren Form erfolgt.
Wie richte ich ein digitales System in meinem Unternehmen ein?
Die Implementierung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) in Ihrem Unternehmen ist ein wichtiger Schritt zur Verbesserung der Dokumentenverwaltung. Die Schlüsselschritte umfassen:
- Bedarfsanalyse: Identifizieren Sie Anforderungen und Ziele.
- Budgetplanung: Erstellen Sie ein umfassendes Budget.
- DMS-Auswahl: Wählen Sie den richtigen Anbieter und prüfen Sie Funktionen.
- Teamzusammensetzung: Stellen Sie ein Implementierungsteam auf.
- Schulung: Schulen Sie Mitarbeiter für die DMS-Nutzung und Sicherheit.
- Konfiguration: Passen Sie das DMS an Ihre Bedürfnisse an.
- Migration: Übertragen Sie bestehende Dokumente.
- Testphase: Überprüfen Sie die Funktion und sammeln Sie Feedback.
- Schulung und Support: Bieten Sie fortlaufende Unterstützung an.
- Rollout: Einführung in Ihrem Unternehmen schrittweise.
- Überwachung: Beobachten Sie die Nutzung und Leistung des DMS.
- Datenschutz: Achten Sie auf Datenschutz und Sicherheit.
Die enge Zusammenarbeit zwischen Teams und möglicherweise die Einbindung von DMS-Experten sind entscheidend für den Erfolg der Implementierung.
Welches DMS für welches Unternehmen?
Es gibt verschiedene Arten von Dokumentenmanagementsystemen (DMS)-Software, und die Wahl des am besten geeigneten Systems hängt von den spezifischen Anforderungen und der Größe Ihres Unternehmens ab. Hier sind einige gängige Arten von DMS-Software:
- On-Premises DMS: On-Premises DMS-Software wird auf den eigenen Servern und Rechnern des Unternehmens installiert und verwaltet. Dies bietet eine höhere Kontrolle über die Daten, erfordert jedoch oft mehr technisches Fachwissen und Ressourcen für die Wartung. Dies kann für größere Unternehmen geeignet sein, die umfangreiche IT-Ressourcen haben.
- Cloud-basiertes DMS: Cloud-basierte DMS-Software wird auf den Servern des Anbieters in der Cloud gehostet. Diese Option erfordert weniger technische Wartung und ermöglicht den Benutzern den Zugriff von überall mit Internetverbindung. Dies ist oft eine gute Wahl für kleinere Unternehmen, da es geringere anfängliche Investitionen erfordert und Skalierbarkeit bietet.
- Open-Source DMS: Open-Source-DMS-Software ist kostenlos und bietet die Möglichkeit zur Anpassung und Erweiterung. Kleinere Unternehmen können von Open-Source-Lösungen profitieren, wenn sie über die erforderlichen technischen Fähigkeiten verfügen, um das System zu implementieren und anzupassen.
- Branchenspezifische DMS: Einige DMS-Softwarelösungen sind auf bestimmte Branchen oder Anwendungen spezialisiert. Wenn Ihr kleines Unternehmen in einer spezialisierten Branche tätig ist, kann eine branchenspezifische DMS-Software die besten Funktionen und Workflows bieten.
- All-in-One-DMS: Ein All-in-One-DMS integriert Dokumentenverwaltung mit anderen Unternehmensprozessen wie CRM, Projektmanagement oder Buchhaltung. Dies kann für kleinere Unternehmen von Vorteil sein, die mehrere Anforderungen mit einer Softwarelösung abdecken möchten.
Für kleinere Unternehmen ist die Cloud-basierte DMS-Software oft eine empfehlenswerte Option. Sie bietet kostengünstige Abonnementmodelle, einfache Skalierbarkeit und den Vorteil des standortunabhängigen Zugriffs. Eine Cloud-Lösung erfordert in der Regel weniger IT-Ressourcen und ist einfacher zu implementieren und zu warten.
Es ist jedoch wichtig, die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens und Ihr Budget zu berücksichtigen. Bevor Sie sich für ein DMS entscheiden, sollten Sie eine sorgfältige Bedarfsanalyse durchführen und die verfügbaren Optionen gründlich prüfen, um sicherzustellen, dass die gewählte Software Ihren Anforderungen am besten entspricht.
DMS: Softwarebescheinigung als Gütesiegel
Ein wichtiges Qualitätsmerkmal der DMS Systeme ist die Prüfung und Zertifizierung nach dem „IDW PS 880“ Standard.
Mit der Bescheinigung wird die Einhaltung der gesetzlichen oder branchenspezifischen Vorgaben bestätigt. Hierbei finden in regelmäßigen Abständen Prüfungen gegenüber den Aufsichtsbehörden statt. Die eigentliche Zertifizierung ist dabei unabhängig von Art und Umfang und losgelöst von der Implementierung der jeweiligen Buchhaltungssoftware.
