Damit Arbeitnehmer dauerhaft motiviert bleiben und sich im Unternehmen wohlfühlen, möchten die meisten Arbeitgeber ihnen regelmäßig etwas Gutes tun. Gehaltserhöhungen sind jedoch nicht immer realistisch. Beliebte Alternativen sind steuerfreie Geschenke, gesundheitliche Präventionsmaßnahmen, Einmalzahlungen und Betriebsveranstaltungen.
Die wohl bekannteste Betriebsveranstaltung ist die Weihnachtsfeier, die in kaum einem Unternehmen fehlt. Vor den Weihnachtsfeiertagen und dem Jahresende kommen alle Mitarbeiter in geselliger Runde zusammen, um gemeinsam zu feiern. Manche Weihnachtsfeiern finden im dekorierten Konferenzsaal statt, andere in Restaurants und für wieder andere werden spezielle Events wie eine Glühwein-Erlebnistour organisiert. Sommerliche Grillpartys auf dem Firmengelände mit allen Mitarbeitern und die große Sause mit DJ und Catering im Festzelt zum Firmenjubiläum sind ebenso Betriebsveranstaltungen wie Wandertage und Incentives. Dazu gehören zum Beispiel so beliebte Teambuilding-Maßnahmen wie Kanutouren, Kletterparks und GPS-Rallyes.
Finden Sie die richtige Lösung für Ihre Personalarbeit
So ist die Betriebsveranstaltung steuerlich absetzbar
Damit die Betriebsveranstaltung vorsteuerabzugsberechtigt ist, dürfen die Kosten pro Teilnehmer bei maximal 110 Euro brutto liegen. Übersteigen die Kosten diesen Freibetrag, wird die Betriebsveranstaltung umsatzsteuerpflichtig. Zu beachten ist zudem die Lohnsteuerpflicht: Arbeitslohn, der aus Anlass von Betriebsveranstaltungen gezahlt wird, wird mit 25 Prozent pauschal besteuert. Dazu kommen 5,5 Prozent Solidaritätszuschlag und ggf. Kirchensteuerzuschlag. Diese Regelung tritt dann in Kraft, wenn der Freibetrag von 110 Euro überschritten wird oder die Grenze von maximal zwei Veranstaltungen im Jahr. Nimmt ein Arbeitnehmer an drei Veranstaltungen im Jahr teil, kann der Arbeitgeber selbst wählen, bei welcher Veranstaltung der Freibetrag nicht berücksichtigt werden soll. Sinnvollerweise sollte dann die Betriebsveranstaltung mit den geringsten Kosten der Lohnsteuerpflicht unterworfen werden.
Wichtig: Wenn bei einer Betriebsveranstaltung auch Partner der Arbeitnehmer eingeladen sind, werden die Kosten für diese dem jeweiligen Arbeitnehmer zugerechnet. Betragen die Kosten pro Person zum Beispiel 80 Euro, wird das Finanzamt pro Arbeitnehmer und Begleitung 160 Euro berechnen, sodass die Kosten den Freibetrag übersteigen.
Was gilt als Betriebsveranstaltung?
Der Gesetzgeber definiert Betriebsveranstaltungen als „Veranstaltungen auf betrieblicher Ebene mit gesellschaftlichem Charakter, die den Kontakt der Arbeitnehmer untereinander und damit das Betriebsklima fördern (sollen)“. Neben den aktiven Mitarbeitern kommen ehemalige Mitarbeiter, Leiharbeiter, die Mitarbeiter anderer Unternehmen des gleichen Konzerns und private Begleitpersonen als Teilnehmer in Betracht. Geschäftspartner anderer Firmen gehören nicht dazu. Wenn weniger als 50 Prozent der Teilnehmer tatsächlich Betriebsangehörige sind, erkennt das Finanzamt die Veranstaltung nicht mehr als Betriebsveranstaltung an.
Generell sollte eine solche Veranstaltung allen Arbeitnehmern des Betriebs oder einer Abteilung offen stehen. Nicht als Betriebsveranstaltung gelten Arbeitsessen, Geburtstagsfeiern, Jubiläumsfeiern und Verabschiedungen ausscheidender Mitarbeiter. Kann jedoch das überwiegend betriebliche Interesse geltend gemacht werden, gilt auch bei diesen Veranstaltungen eine Lohnsteuerfreigrenze von 110 Euro.
