Mit Ausgangsrechnung werden die Rechnungen bezeichnet, die ein Unternehmer oder Selbstständiger schreibt und verschickt. Der Unternehmer stellt dem Kunden mit der Ausgangsrechnung ein verkauftes Produkt oder eine geleistete Dienstleistung in Rechnung. Die Ausgangsrechnung ist das entsprechende Gegenstück zur Eingangsrechnung. Es kommt auf die Perspektive an: Jede Rechnung ist für die rechnungsstellende Seite eine Ausgangsrechnung und für die Empfängerseite eine Eingangsrechnung. Mit dem Versand von Ausgangsrechnungen generieren Unternehmen und Selbstständige bei ihren Kunden Forderungen, die durch das Begleichen der Rechnung in Betriebseinnahmen verwandelt werden. Die Summe aller Ausgangsrechnungen stellt den Umsatz im Unternehmen dar. Zur Gewinnermittlung werden die Eingangsrechnungen verrechnet. Zur Vermeidung von Mehrarbeit und unnötigen Verwaltungsaufwand sind korrekte Ausgangsrechnungen unerlässlich.
Definition: Welche Angaben gehören in eine Ausgangsrechnung?
Für Rechnungen gelten Bestimmungen des Umsatzsteuergesetzes (UStG), nach § 14 und 14a UStG müssen bestimmte Pflichtangaben erfüllt sein. Die Einhaltung der Regeln ist wichtig: Empfänger einer Ausgangsrechnung dürfen keine Vorsteuer geltend machen, wenn die Pflichtangaben nicht eingehalten wurden. Folgende Informationen gehören auf jede Rechnung:
- Aussteller der Rechnung mit Name und Anschrift
- Empfänger der Rechnung mit Name und Anschrift
- Rechnungsdatum
- Fortlaufende Rechnungsnummer
- Zeitpunkt der Leistungserbringung oder Lieferung
- Umfang der erbrachten Leistung und Angaben zu Bezeichnung, Anzahl und Gewicht gelieferter Waren
- Rechnungsbetrag netto
- Umsatzsteuer (bei Kleinunternehmern Hinweis auf Umsatzsteuerbefreiung)
- Rechnungsbetrag brutto (nicht Pflicht, aber sinnvoll und empfohlen)
- Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder Steuernummer des Rechnungsstellers
- Bankverbindung des Rechnungsstellers (nicht Pflicht, aber empfohlen)
- Gegebenenfalls Angaben zu Rabatten, Boni oder Skonti
- Ausgangsrechnungen müssen nicht unterschrieben werden, die Pflichtangaben genügen.
Ausnahmen mit mehr oder weniger Pflichtangaben
Es gibt Ausnahmen, die zusätzliche Pflichtangaben auf der Rechnung erfordern:
- Bei Reiseleistungen ist nach § 14a Abs. 6 UStG ein Hinweis auf Sonderregelungen nach § 25 UStG notwendig.
- Bei der Lieferung eines Fahrzeugs innerhalb der EU müssen nach § 14a Abs.4 UStG Angaben zur Größe sowie Nutzungsdauer und Neuheit gemacht werden.
- Bei der Differenzbesteuerung nach § 14a Abs. 6 UStG ist ebenfalls ein Hinweis auf Sonderregelungen nach § 25a UStG nötig.
- Außerdem gibt es Ausnahmen, nach denen weniger Angaben in der Ausgangsrechnung möglich sind. Dabei handelt es sich um Rechnungen mit Kleinbeträgen bis 150 Euro. Auf einer sogenannten Kleinbetragsrechnung reichen folgende Pflichtangaben aus:
- Aussteller der Rechnung mit Name und Anschrift
- Rechnungsdatum
- Angaben zu erbrachter Leistung oder gelieferten Waren
- Angabe zum Steuersatz in Prozent oder Hinweis auf Steuerbefreiung
- Summe aus Entgelt und Umsatzsteuer
Die oben beschriebenen Angaben dürfen alle auch auf einer Kleinbetragsrechnung enthalten sein und schaden nicht. Vielmehr helfen die zusätzlichen Informationen bei der übersichtlichen Verwaltung.
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Die Ausgangsrechnung in der Buchführung
Ausgangsrechnungen weisen offene Forderungen aus. Sie sind wichtig für das Mahnwesen und die Umsatzberechnung. Meist berührt eine Rechnung bei der Verbuchung mehrere Konten. Eine Ausgangsrechnung beeinflusst das Konto Umsatzsteuer, auf der anderen Seite beeinflusst eine Eingangsrechnung auch das Vorsteuerkonto. Wer für das Finanzamt eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) erstellen darf, hat es leichter. Wer zur doppelten Buchführung verpflichtet ist, hat mit der Verbuchung der Rechnungen mehr Arbeit. Der Blogbeitrag „EÜR oder doppelte Buchführung – das ist hier die Frage“ liefert weitere Hintergrundinformationen.
