Wer eine Leistung erbringt, setzt Personal- oder Maschinenkraft ein, verbraucht Ressourcen wie zum Beispiel Material, Rohstoffe, Energie oder Kapital. Man betreibt also in irgendeiner Form Aufwand. Die Gegenüberstellung von Aufwand und Ertrag gehört zu den gängigsten Grundprinzipien des betrieblichen Rechnungswesens. Demnach wird hierunter alles verstanden, was sich auf der Kostenseite beziffern lässt, um mit einem Produkt oder einer Dienstleistung einen Ertrag zu erzielen. Auch die allgemeinen Betriebsausgaben gehören dazu. Das buchhalterische Gegenstück zu diesen Aufwandskonten bilden die Ertragskonten, in denen alle Einnahmen erfasst und gebucht werden.
Aufwandsarten und ihre Buchungskonten
In einer Buchhaltungssoftware werden alle Arten von Aufwendungen als Kosten erfasst, sofern sie sich mit einem Zahlenwert darstellen lassen. Neben Geschäftsvorfällen, die mit einem konkreten Zahlungsverkehr verbunden sind, gehören Abschreibungen von Investitionsgütern wie Maschinen und Anlagen zur Kategorie des Aufwands.
- Personal: Lohnkosten
- Betrieblich: Miete oder Pacht, Raumkosten
- Material, Rohstoffe oder Zwischenerzeugnisse: Wareneinkäufe
- Bestandsänderungen von Vorräten: Material- und Warenverbrauch
- Betriebsmittel wie zum Beispiel Bürobedarf, EDV-Ausstattung, Maschinen und Werkzeuge, Kfz-Kosten, Kommunikations- und Werbungskosten
- Zinsaufwand für aufgenommene Kredite
- Beiträge für Versicherungen oder Verbände
- Verbrauch von Ressourcen: Abschreibung von Anlagevermögen
- In der Buchhaltung finden sich alle Formen, die sich mit einer Zahl darstellen lassen, als vordefinierte Buchungskonten mit je eigenem Buchungssatz wieder. Am Ende eines Wirtschaftsjahres werden alle Aufwendungen in Summe den erzielten Erträgen gegenübergestellt werden. Gewinn oder Verlust ergibt sich demnach als Differenz zwischen Aufwand und Ertrag.
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Aufwand als Teil der Gewinn- und Verlustrechnung
Buchhalterisch ist der Aufwandsbegriff eindeutig. Bei der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) werden in den Aufwandskonten Kosten verbucht, die bereits entstanden sind und mit einem Beleg dokumentiert werden. Vor dem Finanzamt spielt es keine Rolle, welchen Aufwand ein Unternehmen insgesamt für seine jeweils unterschiedlichen Produkte oder Dienstleistungsarten betrieben hat. So müssen zum Beispiel der Aufwand für reine Verwaltungstätigkeiten, für Werbung oder Reisen zu Kundengesprächen keinem Projekt oder verkauftem Produkt zugeordnet werden. Ganz anders verhält es sich allerdings beim Aufwand als kalkulatorischer Größe. Dort fallen vor allem Aufwendungen ins Gewicht, die in einem direkteren Zusammenhang mit dem Produkt oder einer Dienstleistung stehen. Aufwand für Forschung und Entwicklung oder für Marketing und Vertrieb einer angebotenen Leistung zu beziffern, gehört zu den typischen Herausforderungen im Rahmen betrieblicher Kostenrechnungen.
Aufwand als Wert in der Kostenrechnung
Die umgangssprachliche Verwendung des Begriffs hat auch in betriebswirtschaftlichen Zusammenhängen eine ähnliche Bedeutung: Aufwand soll sich am Ende lohnen. Vor dem Hintergrund von Kosten-Nutzen-Rechnungen oder im Zusammenhang mit größeren Aufwand möglichst zu reduzieren, um vom Verkaufspreis zu profitieren.
